档案数字化扫描工作制度

PAGE档案数字化扫描工作制度一、总则（一）目的为了规范档案数字化扫描工作流程，确保档案数字化成果的质量，提高档案管理的效率和利用价值，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案数字化扫描工作的开展。（三）基本原则1.真实性原则：确保数字化档案与原始档案内容一致，真实反映档案原貌。2.完整性原则：保证档案数字化过程不遗漏任何档案信息，完整呈现档案全貌。3.准确性原则：扫描图像清晰、准确，数据录入完整、无误，符合档案管理要求。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对档案数字化过程中的信息予以保密，防止信息泄露。二、工作流程（一）档案整理1.档案管理人员按照档案类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案排列有序，便于查找和扫描。2.对破损、褪色等状况不佳的档案进行必要的修复处理，以保证扫描图像的质量。（二）扫描准备1.根据档案数量、扫描要求等，合理安排扫描设备和人员，确保扫描工作顺利进行。2.对扫描设备进行检查和调试，保证设备性能良好，扫描参数设置准确。（三）扫描操作1.扫描人员按照既定的扫描方式和参数进行操作，确保扫描图像清晰、完整。2.对于纸质档案，应逐页进行扫描，不得遗漏；对于电子档案，应确保数据准确导入扫描系统。3.在扫描过程中，如发现档案内容不清晰或有疑问，应及时与档案管理人员沟通确认。（四）图像处理1.对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像的清晰度和可读性。2.按照规定的图像格式和分辨率进行存储，确保图像质量符合要求。（五）数据录入1.准确录入档案的相关信息，如题名、日期、文号等，确保数据与图像一一对应。2.对录入的数据进行核对，保证数据的准确性和完整性。（六）质量抽检1.设立专门的质量抽检岗位，定期对已完成数字化扫描的档案进行质量抽检。2.根据抽检结果，对不符合质量要求的档案进行返工处理，直至达到标准。（七）存储备份1.将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。2.建立存储设备的管理制度，确保存储环境安全、稳定。三、人员职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的整理、交接等前期准备工作，确保档案符合扫描要求。2.协助扫描人员解决扫描过程中遇到的档案内容疑问等问题。3.对数字化扫描后的档案进行验收，检查数据和图像的质量。（二）扫描人员职责1.熟练掌握扫描设备的操作技能，按照规定的流程和参数进行扫描作业。2.保证扫描图像清晰、完整，及时处理扫描过程中出现的设备故障等问题。3.对扫描后的图像进行初步整理，确保图像顺序正确。（三）图像处理人员职责1.对扫描后的图像进行专业的处理，提高图像质量。2.确保图像处理后的图像符合存储和使用要求。（四）数据录入人员职责1.准确、完整地录入档案的相关信息，保证数据与图像的一致性。2.对录入的数据进行认真核对，避免出现数据错误。（五）质量抽检人员职责1.制定合理的质量抽检方案，对数字化扫描工作进行定期抽检。2.对抽检中发现的质量问题进行详细记录，并督促相关人员进行整改。（六）存储管理人员职责1.负责数字化档案数据的存储和备份工作，确保数据安全。2.定期检查存储设备的运行状况，及时处理存储过程中出现的问题。四、设备管理（一）设备采购1.根据档案数字化扫描工作的需求，合理采购扫描设备、存储设备等。2.在采购过程中，应遵循公开、公平、公正的原则，选择质量可靠、性能稳定的设备。（二）设备维护1.建立设备维护档案，记录设备的型号、购置时间、维护情况等信息。2.定期对设备进行维护保养，确保设备正常运行。3.及时维修设备出现的故障问题，减少设备停机时间。（三）设备更新1.关注行业技术发展动态，根据工作需要适时更新设备。2.对淘汰的设备进行妥善处理，确保资产安全。五、安全保密管理（一）安全管理1.建立档案数字化扫描工作场所的安全管理制度，确保工作环境安全。2.对扫描设备、存储设备等采取必要的安全防护措施，防止设备被盗、损坏等情况发生。3.加强对工作人员的安全教育，提高安全意识，防止因操作不当引发安全事故。（二）保密管理1.与参与档案数字化扫描工作的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对档案数字化工作场所进行合理分区，设置必要的保密设施，防止无关人员进入。3.在档案数字化过程中，严格控制信息的传播范围，禁止非授权人员接触和使用档案信息。六、质量控制（一）质量标准1.扫描图像应清晰、完整，无黑边白边，分辨率符合规定要求。2.图像处理后的图像应去污彻底、裁剪整齐、纠偏准确。3.数据录入应准确无误，数据与图像对应关系清晰。（二）质量检验1.采用抽检和全检相结合的方式对档案数字化成果进行质量检验。2.质量检验应涵盖扫描、图像处理、数据录入等各个环节。（三）质量问题处理1.对检验中发现的质量问题，应及时记录并反馈给相关责任人。2.责任人应在规定时间内对质量问题进行整改，直至达到质量标准。七、监督与考核（一）监督机制1.建立档案数字化扫描工作的监督机制，定期对工作进展和质量进行检查。2.设立监督举报渠道，鼓励员工对违规行为进行举报。（二）考核办法1.制定档案数字化扫描工作的考核指标，包括工作质量、工作效率、安全保密等方面。2.定期对工作人员进行考核，考核结果与绩效挂钩。八、培训与教育（一）培训计划1.根据档案数字化扫描工作的需求和人员情况，制定年度培训计划。2.培训计划应涵盖扫描技术、图像处理、数据录入、安全保密等方面的内容。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训活动，可采用