房地产中介公司档案制度

PAGE房地产中介公司档案制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的全体员工。（三）档案定义本制度所指档案是公司在房地产中介业务活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司业务活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。4.方便利用原则：档案管理应便于公司员工查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立档案管理中心，负责公司档案的集中管理工作。档案管理中心可根据实际情况下设档案收集组、整理组、保管组和利用组等岗位，明确各岗位职责。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设备，定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全。4.负责档案的信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索利用。5.按照规定的范围和程序，为公司员工提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，经公司领导批准后，对失去保存价值的档案进行销毁处理。7.负责组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和业务水平。8.积极开展档案编研工作，为公司经营决策提供参考依据。三、档案分类及编号（一）档案分类1.业务档案：包括房源档案、客源档案、交易合同档案、带看记录档案等，是公司业务活动的直接记录。2.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等，反映公司行政管理和运营情况。3.营销档案：包括广告宣传资料、市场调研报告、营销活动策划方案等，与公司市场营销活动相关。4.其他档案：如荣誉证书、资质证书、诉讼档案等不属于上述分类的档案。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于档案的识别和管理。2.业务档案编号可采用“业务类别代码+年份+流水号”的方式，如“FY2023001”表示房源档案，2023年的第1份房源档案。3.行政档案编号可采用“行政类别代码+年份+流水号”的方式，如“XZ2023001”表示公司文件，2023年的第1份文件。4.营销档案编号可采用“营销类别代码+年份+流水号”的方式，如“YX2023001”表示广告宣传资料，2023年的第1份广告宣传资料。5.其他档案编号可根据档案性质和特点自行设定，但应保持编号的一致性和连贯性。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地移交档案管理部门。2.业务人员在业务活动结束后，应及时将相关业务资料整理归档，如房源信息、客源信息、交易合同等。3.行政部门应定期将各类文件、会议记录、工作计划与总结等资料移交档案管理部门。4.营销部门应将广告宣传资料、市场调研报告、营销活动策划方案等档案及时归档。5.员工个人应将与工作相关的重要文件、证书等资料主动提交档案管理部门归档。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.对纸质档案进行分类、排序、编目、装订，确保档案整齐、美观、便于查阅。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录，确保电子档案与纸质档案内容一致，便于检索利用。4.档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件资料，确保档案的精炼和准确。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，公司章程，年度财务报告，重大合同协议，诉讼档案等。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括业务档案中的重要房源、客源信息，行政档案中的重要规章制度、人事档案等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括一般性的业务资料、行政文件等。（三）档案保管要求1.档案应按照编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。3.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。六、档案利用（一）查阅与借阅1.公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。3.档案查阅、借阅应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。5.借阅人员应按时归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应提前办理续借手续。（二）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。2.登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、内容、用途、查阅（借阅）期限等。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。（二）档案销毁1.对失去保存价值的档案，经公司领导批准后，由档案管理部门组织销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清单上签字确认。4.档案销毁清单应作为档案管理工作的重要资料妥善保管，保存期限与被销毁档案相同。八、档案信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.公司应建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.电子档案管理系统应具备档案录入、分类、编目、存储、查询、借阅、统计等功能，满足公司档案管理的需要。3.电子档案管理系统应与公司办公自动化系统、业务管理系统等进行有效集成，实现档案信息的共享和协同工作。（二）电子档案的收集与整理1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时将电子档案资料移交档案管理部门。2.档案管理部门应按照档案分类标准，对电子档案进行分类、整理、编目，建立电子档案目录数据库。3.电子档案应采用通用格式存储，确保不同软件系统之间能够兼容和读取。（三）电子档案的保管与利用1.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份。2.档案管理部门应建立电子档案安全保密制度