特种设备档案袋管理制度

PAGE特种设备档案袋管理制度一、总则（一）目的为加强特种设备档案管理，确保特种设备档案的完整性、准确性和安全性，便于特种设备的维护、保养、检验检测及安全管理，依据相关法律法规和行业标准，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有特种设备档案袋的管理，包括特种设备的采购、安装、使用、维护、改造、报废等全过程形成的各类文件资料。（三）管理职责1.档案管理部门负责特种设备档案袋的统一收集、整理、归档、保管和查阅服务。制定和完善特种设备档案袋管理制度，并监督执行。定期对特种设备档案进行清查、盘点，确保档案的安全与完整。2.特种设备使用部门负责本部门特种设备档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好特种设备档案的查阅、借阅等工作。按照档案管理要求，妥善保管本部门在用特种设备的相关资料。3.特种设备管理部门负责指导和监督特种设备档案的形成、收集和整理工作。参与特种设备档案的审核和鉴定工作。提供特种设备管理过程中需要的档案资料支持。二、档案袋内容及分类（一）设备基本信息档案袋1.设备购置文件特种设备采购合同、发票、运输单等。设备选型依据、技术协议等。2.设备技术资料设备出厂合格证、质量证明书、安装使用维护说明书等。设备总图、部件图、电气原理图等图纸资料。3.设备注册登记文件特种设备注册登记表、使用登记证。注册登记时提交的相关资料，如设备照片、检验报告等。（二）安装验收档案袋1.安装告知资料特种设备安装告知书及回执。安装单位资质证明文件。2.安装施工资料安装施工方案、施工记录、调试报告等。安装过程中形成的各类质量检验记录。3.安装验收资料安装验收报告，包括验收人员名单、验收结论等。验收过程中发现问题的整改记录。（三）运行维护档案袋1.日常运行记录设备运行日志，记录设备每日运行时间、运行参数、异常情况等。设备巡检记录，包括巡检时间、巡检人员、巡检内容及结果等。2.维护保养记录设备维护保养计划及执行情况记录。维护保养过程中更换的零部件清单及质量证明文件。设备润滑记录，包括润滑时间、润滑部位、润滑剂型号等。3.故障维修记录设备故障报告，详细描述故障发生时间、现象、原因等。故障维修方案、维修过程记录及维修后的验收报告。（四）定期检验检测档案袋1.检验检测计划特种设备定期检验检测计划及执行情况记录。检验检测机构资质证明文件。2.检验检测报告特种设备定期检验报告、安全评估报告等。检验检测过程中发现问题的整改通知及整改报告。（五）改造与报废档案袋1.改造档案特种设备改造方案、改造合同、施工记录等。改造后设备的验收报告及相关技术资料变更记录。2.报废档案特种设备报废申请报告，说明报废原因、设备基本情况等。报废审批文件及相关证明材料。设备报废处理记录，如报废设备的拆除、销毁等情况。三、档案袋的收集与整理（一）收集要求1.特种设备使用部门应在特种设备相关活动结束后及时收集形成的文件资料，并按照档案管理要求进行初步整理。2.对于重要文件资料，如设备采购合同、安装验收报告等，应确保原件的完整性，并及时移交档案管理部门。3.档案管理部门应定期向各使用部门催交特种设备档案资料，确保档案收集工作的及时性和完整性。（二）整理原则1.按照档案袋分类标准，对收集到的文件资料进行分类整理，确保同一类档案资料集中存放。2.每份文件资料应清晰、准确地标注日期、名称、来源等信息，便于查阅和管理。3.对于文件资料较多的档案袋，应编制目录清单，置于档案袋首页，方便快速查找所需文件。（三）整理方法1.对纸质文件资料进行分类装订，去除不必要的附件，保持文件的整洁和规范。2.对于电子文件资料，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的电子存储介质中，建立电子档案索引目录，便于检索。3.对档案资料中的复印件，应与原件核对无误后加盖“与原件核对无误”章，并注明核对人及日期。四、档案袋的归档与保管（一）归档流程1.档案管理部门对整理好的特种设备档案袋进行审核，确保档案资料的完整性、准确性和规范性。2.审核通过的档案袋按照档案分类编号规则进行编号，并填写档案归档登记表。3.将档案袋存入专门的档案库房或档案柜中，按照档案存放顺序进行排列，便于查找和管理。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案柜应保持清洁，定期进行检查和维护，防止档案资料受损。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和可用性。4.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。（三）保管期限1.特种设备档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为长期和短期。2.设备基本信息档案袋、安装验收档案袋、定期检验检测档案袋等重要档案应长期保管；运行维护档案袋等可根据实际情况确定保管期限，但最短不得少于设备停用后1年。3.改造与报废档案袋应在设备改造或报废后长期保管。五、档案袋的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅特种设备档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据查阅申请表，在确保档案安全的前提下，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案内容。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，如发现问题应及时记录并报告。（二）借阅规定1.公司外部单位或人员因特殊原因需要借阅特种设备档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅单位或人员名称、借阅目的、借阅期限等信息，并提交相关证明材料。2.档案借阅申请表经公司主管领导签字批准后，档案管理部门方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应按照档案管理部门的要求，提供有效担保或缴纳一定的押金，并签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自复制、转借、传播档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案资料。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。六、档案袋的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对涉及特种设备安全、技术秘密等重要档案资料进行保密管理。2.非档案管理人员未经授权不得接触特种设备档案资料，严禁在公共场所谈论档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员注意保密事项，不得随意透露档案信息。（二）安全保障1.加强档案库房的安全防范措施，安装必要的安全监控设备，确保档案库房24小时处于监控状态。2.定期对档案库房的消防设施、电气设备等进行检查和维护，确保其正常运行，防止发生火灾、触电等安全事故。3.对档案资料的电子存储介质应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案信息泄露。七、档案袋的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期限已满或失去保存价值的特种设备档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织特种设备管理部门、使用部门等相关人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、保管期限等因素，对档案进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。对于仍具有保存价值的档案，应继续保管；对于失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.鉴定小组应形成鉴定报告，详细记录鉴定过程、鉴定结果及销毁意见，并由鉴定小组成员签字确认。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的特种设备档案，应填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息，经公司主管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，