档案制度在企业执行情况

PAGE档案制度在企业执行情况一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，保证档案的完整性。3.安全保密原则：加强档案安全保密工作，防止档案信息泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的集中统一管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案信息的数字化管理和共享利用。4.开展档案编研工作，为公司决策提供参考依据。5.指导和监督公司各部门的档案管理工作。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期向公司档案管理部门移交。2.协助公司档案管理部门做好本部门档案的查阅、借阅等利用工作。3.负责本部门档案管理设施设备的日常维护和管理。4.接受公司档案管理部门的业务指导和培训，提高档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，人事档案，印章管理档案等。2.财务审计类：包括财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务档案等。3.业务经营类：包括市场调研、营销策划、合同协议、项目文档、客户资料等。4.技术研发类：包括科研项目立项、研究报告、技术方案、专利档案等。5.固定资产类：包括房屋建筑物、机器设备、车辆等固定资产的购置、验收、使用、处置等相关档案。6.其他类：包括不属于上述分类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“类别代码+年度+流水号”的方式编制。具体如下：1.类别代码：按照档案分类，分别用两位字母表示，如“XG”表示行政管理类，“CW”表示财务审计类等。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，一份行政管理类档案，形成于2023年，其编号为“XG2023001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围公司各部门应按照本制度规定，及时收集本部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等不同载体形式的资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史关联。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.纸质文件：按照分类方案进行分类，对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录，装订成册，编制案卷封面和备考表，组成保管单位（卷）。2.电子文件：按照档案分类进行分类存储，建立文件夹结构，对每份电子文件进行命名，并建立相应的元数据信息，如文件题名、日期、作者、来源等，以便于检索和利用。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的应归档文件材料整理完毕，向公司档案管理部门移交归档。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.将档案移交至公司档案管理部门，档案管理部门进行接收登记，并对档案进行再次审核和整理。（三）保管期限公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立档案保管账目，定期对档案进行清查核对，确保档案账实相符。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应符合国家法律法规和公司相关规定。2.服务公司原则：档案利用工作应围绕公司中心工作，为公司决策、业务开展等提供有效支持。3.严格审批原则：档案利用应履行严格的审批手续，确保档案信息的安全。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用审批程序1.查阅审批：由查阅人所在部门负责人签署意见，报档案管理部门负责人批准。2.借阅审批：借阅人填写借阅申请表，经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准。（四）利用要求1.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、批注等。3.如需复印、摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。七、档案数字化管理（一）数字化范围公司应逐步推进档案数字化工作，对具有重要保存价值和利用频繁的档案进行数字化处理，包括纸质档案和电子档案。（二）数字化流程1.档案扫描：按照规定的扫描格式和分辨率对档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化后的档案图像与对应的元数据信息进行挂接，建立电子档案数据库。4.存储备份：将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）数字化管理要求1.建立数字化档案管理系统，实现档案的在线检索、利用和管理。2.加强对数字化档案数据的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露。3.定期对数字化档案数据进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、审慎严谨的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保管期限是否合理。3.档案是否仍具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因