乡镇纪委档案室管理制度

PAGE乡镇纪委档案室管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇纪委档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇纪委档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录等的收集、整理、保管、查阅和销毁等环节。（三）管理原则1.集中统一管理原则：乡镇纪委档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确，如实反映乡镇纪委的工作情况。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及机密的档案进行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为工作提供便利。二、档案管理人员职责（一）档案管理员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.按照规定的保管期限和保管要求，对档案进行妥善保管，定期检查档案的保管状况，确保档案安全。3.负责档案的查阅、借阅登记工作，严格按照规定办理查阅、借阅手续，及时催还借出的档案。4.积极开展档案信息开发利用工作，为乡镇纪委的工作提供档案资料支持。5.完成领导交办与档案管理有关的其他工作任务。（二）档案管理负责人职责1.全面负责乡镇纪委档案室的管理工作，制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.指导档案管理员的业务工作，定期对档案管理工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。3.负责档案管理工作的经费预算和使用管理，确保档案管理工作的正常开展。4.协调与其他部门的关系，做好档案资料的收集和移交工作。5.对档案管理工作中的重大问题及时向乡镇纪委领导汇报，并提出解决方案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级纪委及其他有关部门下发的与乡镇纪委工作相关的文件、通知、通报等。2.乡镇纪委工作计划、总结、报告、统计报表等。3.案件检查、审理工作中形成的各类文件、材料、证据等。4.信访举报工作中收到的信件、举报材料、调查处理结果等。5.党风廉政建设工作中形成的文件、资料、记录等。6.其他与乡镇纪委工作有关的具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案资料移交档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理人员应定期对各部门的档案收集情况进行检查，督促各部门按时移交档案资料。3.对重要的档案资料，档案管理人员应及时跟踪收集，确保档案资料的完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为党群工作类、纪检监察业务类、行政事务类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等内容，以便于查阅和管理。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.乡镇纪委档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。3.对特殊载体的档案，如录音带、录像带、光盘等，应按照相关规定进行保管。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：上级纪委及其他有关部门下发的具有重要指导意义的文件；乡镇纪委工作计划、总结、报告等重要文件；案件检查、审理工作中形成的具有重大影响的文件、材料、证据等；信访举报工作中涉及重要问题的信件、举报材料、调查处理结果等；党风廉政建设工作中形成的具有重要价值的文件、资料、记录等。3.长期保管的档案主要包括：上级纪委及其他有关部门下发的一般性文件；乡镇纪委工作计划、总结、报告等一般性文件；案件检查、审理工作中形成的一般性文件、材料、证据等；信访举报工作中涉及一般性问题的信件、举报材料、调查处理结果等；党风廉政建设工作中形成的一般性文件、资料、记录等。保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案主要包括：上级纪委及其他有关部门下发的临时性文件；乡镇纪委工作计划、总结、报告等临时性文件；案件检查、审理工作中形成的临时性文件、材料、证据等；信访举报工作中涉及临时性问题的信件、举报材料、调查处理结果等；党风廉政建设工作中形成的临时性文件、资料、记录等。保管期限为15年以下。（四）定期检查1.档案管理人员应定期对档案的保管状况进行检查，一般每季度检查一次，发现问题及时处理。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等方面，对检查情况应做好记录。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本乡镇纪委工作人员因工作需要查阅档案。2.上级纪委及其他有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关因办案需要查阅档案。（二）查阅手续1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理负责人审批。2.档案管理负责人根据查阅申请表的内容进行审批，批准后由档案管理员提供档案查阅服务。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容等信息。（三）借阅范围1.本乡镇纪委工作人员因工作需要借阅档案。2.上级纪委及其他有关部门因工作需要借阅档案。（四）借阅手续1.借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理负责人审批。2.档案管理负责人根据借阅申请表的内容进行审批，批准后由档案管理员办理借阅手续。3.借阅档案时，借阅人员应与档案管理员签订档案借阅协议，明确借阅期限、归还时间、保管责任等事项。4.借阅人员应在档案借阅登记簿上登记，注明借阅日期、借阅人员姓名、借阅内容等信息。（五）查阅与借阅要求1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。3.查阅和借阅档案应在档案室内进行，如需带出档案室，应经档案管理负责人批准，并办理相关手续。4.查阅和借阅档案应按时归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案管理规定为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理负责人担任组长，档案管理员及相关业务人员为成员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其价值。2.综合分析法：结合档案的保管期限、利用情况等因素，对档案进行综合分析，确定其价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案管理负责人审核后，报乡镇纪委领导审批。3.经批准销毁的档案，由档案管理员在指定地点进行销毁，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁彻底，防止档案流失。（五）销毁记录档案销毁后，档案管理员应将档案销毁清册及相关记录进行整理归档，永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为乡镇纪委的工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等操作，将其转化为电子档案，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：选用适合乡镇纪委档案管理工作的信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.安全保障体系建设：建立健全档案信息化安全保障体系，采取数据备份、加密、防火墙等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求