政府采购法档案管理制度

PAGE政府采购法档案管理制度一、总则（一）目的为加强政府采购活动档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保政府采购档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内参与政府采购活动的所有部门和人员，包括采购项目的申请、审批、执行、验收等全过程所形成的各类文件、资料、记录等档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映政府采购活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集政府采购活动各环节产生的各类文件资料，确保档案的完整性。3.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和行业标准，规范档案的整理、分类、编号等操作。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案整理应便于查询、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善政府采购法档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好政府采购档案的收集、整理、移交等工作。3.集中统一管理政府采购档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。4.定期对档案进行检查、鉴定、统计等工作，对破损、变质的档案及时进行修复和处理。5.负责档案的查阅、借阅、复制等服务工作，按照规定提供档案利用。（二）采购部门职责1.负责采购项目执行过程中各类文件资料的收集、整理，确保文件资料的真实、完整。2.在采购项目完成后，按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、核实等工作，提供必要的协助。（三）其他部门职责1.在各自职责范围内，做好与政府采购活动相关文件资料的收集、整理和保管工作。2.按照档案管理规定，及时将应归档的文件资料移交至档案管理部门。三、档案收集（一）收集范围1.采购项目申请文件，包括采购需求论证报告、采购预算批复等。2.采购项目审批文件，如采购计划审批表、采购方式变更审批表等。3.采购文件，包括招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。4.采购合同及相关补充协议。5.采购项目验收文件，如验收报告、验收记录等。6.采购过程中的往来函件、会议纪要、谈判记录等。7.其他与政府采购活动相关的文件资料。（二）收集要求1.及时性：各部门应在文件资料产生或完成后及时收集，确保档案的时效性。2.准确性：收集的文件资料应内容准确、字迹清晰、格式规范。3.完整性：全面收集采购活动各环节的文件资料，不得遗漏重要信息。（三）收集流程1.采购项目执行过程中，各部门指定专人负责文件资料的收集工作。2.收集人员对收集到的文件资料进行初步整理，确保资料齐全、完整。3.定期将收集到的文件资料移交至部门负责人进行审核，审核无误后，按照档案管理部门的要求进行进一步整理。四、档案整理（一）分类标准1.采购项目类别：按照货物类、工程类、服务类进行分类。2.采购流程阶段：分为采购申请、采购审批、采购执行、采购验收等阶段。3.文件资料类型：如文件、合同、报告、记录等。（二）整理方法1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行修补、裱糊，然后按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。2.编页号：对装订后的文件资料编写页号，便于查阅和统计。3.分类排列：按照分类标准，将文件资料进行分类排列，同一类别的文件按照时间顺序或重要程度依次排列。4.编制目录：根据分类排列结果，编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于检索。（三）整理要求1.整理后的档案应保持文件资料之间的有机联系，便于反映采购活动的全过程。2.档案整理应符合国家有关档案整理规范和行业标准，确保档案质量。五、档案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及国家重大利益、重要政策法规等具有长远历史价值和查考利用价值的档案。2.定期保管：分为[X]年、[X]年等不同期限，根据档案的重要程度和实际利用价值确定。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持库房清洁、干燥、通风良好，温度、湿度符合国家标准要求。2.电子档案：采用电子存储设备进行存储，建立电子档案数据库，对电子档案进行分类、编号、备份等管理。同时，定期对电子档案进行检测、维护，防止数据丢失或损坏。（三）保管措施1.建立档案出入库登记制度，严格记录档案的出入库时间、数量、去向等信息。2.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、存放位置合理。3.对重要档案采取加密存储、异地备份等安全措施，防止档案信息泄露或丢失。4.加强档案库房的安全管理，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。六、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅政府采购档案。2.政府相关部门依法进行监督检查、审计等工作时查阅档案。3.因司法诉讼等需要查阅档案。（二）利用流程1.申请：查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，根据档案的保密级别和利用范围，确定是否批准查阅。对于涉及重要机密的档案，需经公司/组织主管领导审批。3.查阅：查阅人凭审批通过的查阅申请表到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应在现场监督查阅过程，确保档案安全。查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案。4.复制：如需复制档案，查阅人应另行填写档案复制申请表，经档案管理部门批准后，按照规定的方式和数量进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。5.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，办理归还手续。（三）利用要求1.查阅人应遵守档案利用规定，爱护档案，不得损坏、丢失档案。2.档案利用过程中涉及的机密信息，查阅人应严格保密，不得泄露。3.档案管理部门应根据档案利用情况，及时做好记录，为档案的统计分析和后续管理提供依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、采购部门代表、财务部门代表等组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。（二）销毁1.档案销毁清册经公司/组织主管领导审批后，按照规定的程序