街道执法队档案管理制度

PAGE街道执法队档案管理制度一、总则（一）目的为加强街道执法队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在街道执法工作中的作用，依据国家有关法律法规及档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道执法队在履行职责过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道执法队档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案内容必须真实反映街道执法工作的实际情况，确保档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的保密性，防止档案信息泄露、损毁或丢失。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、使用，提高档案利用效率，为街道执法工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和街道执法队档案管理制度。2.制定和完善街道执法队档案管理工作的各项规章制度和操作流程。3.负责街道执法队各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。4.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.负责档案库房的安全管理，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全存放。7.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。8.积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在街道执法工作中形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、归档和鉴定工作，提供相关的业务信息和资料。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。4.按照规定的时间和要求，向档案管理部门报送档案统计报表。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅、利用等。3.对档案进行定期检查和核对，确保档案的完整和安全，发现问题及时处理并报告。4.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平和工作能力。5.协助档案管理部门做好档案信息化建设工作，负责档案数据的录入、维护和管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围街道执法队档案收集范围包括但不限于以下几类：1.行政管理类上级机关下发的与街道执法工作相关的文件、指示、通知等。街道执法队制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。人事管理文件，如人员招聘、培训、考核、任免、奖惩等相关资料。财务管理文件，如预算、决算、经费报销、固定资产管理等资料。2.执法业务类执法检查计划、方案、记录及相关报告。行政处罚案件卷宗，包括立案审批表、调查笔录、证据材料、处罚决定书等。行政强制案件卷宗，如查封、扣押、冻结等相关文件和记录。行政复议、行政诉讼案件相关材料，包括申请书、答辩状、判决书等。与执法业务相关的法律法规、政策文件、标准规范等资料。3.宣传教育类街道执法队开展宣传活动的计划、方案、总结。宣传资料、图片、影像等资料。对外发布的执法信息、新闻稿件等。4.其他类与街道执法队工作相关的各类合同、协议、证明等文件。各类荣誉证书、奖牌、锦旗等实物档案。其他具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自修改、剪裁或损毁。3.对于重要文件和资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保档案信息的备份和可追溯性。4.档案形成部门应在工作结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门。（三）整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、执法业务类、宣传教育类、其他类等四大类。每大类下再根据具体情况进行细分，如行政管理类可分为综合管理、人事管理、财务管理等小类；执法业务类可分为行政处罚、行政强制、行政复议与诉讼等小类。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：[档案类别代码][年份][流水号]。例如，行政管理类综合管理文件2023年的第5份档案编号为：XZGL2023005。档案类别代码按照上述分类方法进行设定，如XZGL表示行政管理类，ZFYW表示执法业务类，XJJY表示宣传教育类，QT表示其他类。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案题名应准确反映档案的主要内容，日期填写档案形成的年月日，保管期限按照本制度规定确定，密级根据档案内容的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应去除金属物，对破损的文件进行修补或复制。对于幅面过大的文件，应折叠成A4纸大小，并在装订边加盖骑缝章。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理部门对收集整理好的档案进行审核，确保档案的质量符合要求。2.审核通过的档案按照分类编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。3.建立档案归档登记簿，记录档案的归档日期、档案名称、编号、数量等信息，便于查询和统计。（二）保管1.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括：街道执法队制定的重要规章制度、人事档案、财务档案、重大执法案件卷宗、行政复议与诉讼的终审判决等文件。长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括：一般性执法业务文件、宣传教育资料、行政管理中的重要文件等。短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括：临时性的文件、资料等。2.保管方式档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案应分类存放，不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和完整性。3.库房管理档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，并定期进行检查和维护。档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、饮食、存放易燃、易爆物品等。档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，发现档案丢失、损坏等情况应及时报告并采取相应措施。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.街道执法队内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅街道执法队档案的，应持单位介绍信，注明查阅内容、查阅目的等，经街道执法队分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照国家有关保密规定进行管理，未经批准，任何人不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，提交相关部门负责人或分管领导审批。2.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并在《档案查阅登记簿》上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害街道执法队的合法权益。2.档案利用过程中形成的各种记录和资料，如查阅申请表、查阅登记簿、复印或摘录件等，应与档案原件一并保存。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和效果，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报街道执法队分管领导批准。（二）销毁1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁时应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。2.档案销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。七、档案的统计与移交（一）统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，报表内容包括档案类别、数量、保管期限、利用人次等信息。3.档案管理人员应定期对统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为档案管理决策提供参考依据。（二）移交1.