监控室档案台账记录制度

PAGE监控室档案台账记录制度一、总则（一）目的为加强公司监控室管理，规范档案台账记录工作，确保监控信息的完整性、准确性和可追溯性，保障公司安全运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有监控室的档案台账记录管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保档案台账记录合法合规。2.真实准确原则：如实记录监控室的各项信息，保证记录内容真实可靠，数据准确无误。3.及时完整原则：及时进行档案台账记录，确保记录内容涵盖监控室工作的各个方面，不遗漏重要信息。4.安全保密原则：妥善保管档案台账资料，防止信息泄露，确保监控信息安全。二、档案台账记录内容（一）设备档案1.监控设备清单：详细记录监控室所配备的各类设备名称、型号、数量、购置日期、生产厂家等信息。2.设备维护记录：包括设备定期维护时间、维护内容、维护人员、维护结果等，以及设备故障维修记录，如故障发生时间、故障现象、维修措施、维修时间、维修人员等。3.设备更新记录：记录设备更新的原因、更新时间、新设备信息等。（二）人员档案1.监控室工作人员信息：包括姓名、性别、年龄、岗位、入职时间、联系方式等。2.人员培训记录：培训时间、培训内容、培训讲师、考核结果等。3.人员考勤记录：出勤情况、请假记录、加班记录等。（三）监控记录1.视频监控记录：按照时间顺序详细记录每天的监控视频存储位置、时长、重要事件标记等。对于涉及安全事故、异常情况等的视频，要进行重点标注，并单独留存相关资料。2.报警记录：记录报警发生时间、报警类型（如入侵报警、火灾报警等）、报警位置、处理情况等。（四）出入登记1.人员出入登记：记录进入监控室的人员姓名、进入时间、事由、离开时间等。2.物品出入登记：记录携带物品进入监控室的人员姓名、物品名称、数量、进入时间、带出时间等。（五）安全检查记录1.日常安全检查记录：检查时间、检查人员、检查项目、检查结果等。2.专项安全检查记录：针对特定安全问题或节假日等进行的专项检查记录，包括检查时间、检查范围、检查内容、发现问题及整改情况等。三、记录要求（一）记录格式1.统一使用公司规定的表格模板进行档案台账记录，确保格式规范、整齐。2.对于电子记录，要按照公司指定的电子文档格式进行保存，便于查阅和管理。（二）记录填写1.记录内容应清晰、准确、完整，不得使用模糊、歧义或难以辨认的字迹和符号。2.填写人员应认真核对记录信息，确保无误后签字确认，并注明填写日期。（三）记录更新1.随着监控室工作的开展，及时更新档案台账记录。如设备发生变更、人员信息变动、监控记录产生新内容等，应在规定时间内进行记录更新。2.对于已记录的错误信息，应按照规定的更正方法进行修改，并注明修改原因和修改日期。四、记录保管（一）保管方式1.纸质档案台账应存放在专门的档案柜中，按照类别、时间顺序进行分类存放，便于查找和管理。2.电子档案台账应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应分别存储在不同的介质上，如硬盘、光盘等，以防止数据丢失。（二）保管期限1.设备档案、人员档案等长期保存，直至设备报废、人员离职后一定期限（如[X]年），经公司相关部门审核批准后，方可进行销毁。2.监控记录、出入登记、安全检查记录等根据相关法律法规和公司规定确定保管期限，一般为[X]年，到期后按照规定程序进行销毁处理。（三）保管环境1.档案存放地点应保持干燥、通风、防火、防盗，温度和湿度应符合档案保管要求。2.对于电子档案存储设备，要采取必要的防护措施，如安装杀毒软件、防火墙等，防止数据受到病毒、黑客等攻击。五、查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅监控室档案台账记录的，应填写查阅申请表，注明查阅内容、查阅原因、查阅时间等，经所在部门负责人批准后，方可到监控室进行查阅。2.涉及公司机密信息的档案台账记录，查阅人员应严格遵守公司保密制度，未经授权不得向任何第三方透露。（二）查阅流程1.查阅人员到监控室后，监控室管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案台账记录，并协助查阅人员进行查阅。2.查阅人员不得擅自对档案台账记录进行涂改、损坏、抽取等操作，如需复印或摘录相关内容，应经监控室管理人员同意，并按照规定进行登记。（三）借阅规定1.因特殊情况需要借阅监控室档案台账记录的，借阅人员应填写借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经公司分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向监控室管理人员说明并办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案台账记录，不得转借他人，不得在借阅的档案台账记录上进行任何标记或损坏。借阅期满后，应按时归还监控室管理人员，并办理归还手续。六、监督与考核（一）监督检查部门公司安全管理部门负责对监控室档案台账记录制度的执行情况进行定期监督检查。（二）检查内容1.档案台账记录的完整性、准确性和及时性。2.记录保管情况，包括保管环境、保管期限等是否符合要求。3.查阅与借阅制度的执行情况，是否存在违规查阅、借阅等行为。（三）考核措施1.对于在档案台账记录工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。2.对于违反本制度的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；如因违规行为导致公司利益受损或造成不良影响的，将依法追究相关人员的责任。七、附则（一）解释权