合格供货方档案管理制度

PAGE合格供货方档案管理制度一、总则1.目的为加强公司对合格供货方的管理，确保所采购的物资、服务等符合质量、安全、环保等要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有与合格供货方相关的采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务外包等各类物资和服务的供应商管理。3.职责分工采购部门负责合格供货方的开发、评估、选择、采购合同签订及执行等工作。建立和维护合格供货方档案，确保档案信息的及时更新和准确完整。质量部门参与合格供货方的评估工作，负责对供货方提供的物资和服务进行质量检验和监督。提供质量反馈信息，协助采购部门对不合格供货方进行处理。技术部门根据采购需求，提供技术标准和要求，协助评估供货方的技术能力和产品质量。对采购物资和服务的技术问题提供支持和解决方案。其他相关部门根据业务需求，参与合格供货方的评估和选择过程，提供相关意见和建议。在采购合同执行过程中，配合采购部门做好与供货方的沟通协调工作。二、合格供货方的开发1.信息收集渠道市场调研通过行业展会、市场报告、网络搜索等方式，收集潜在供货方的信息，了解其产品或服务的种类、质量、价格、市场份额等情况。供应商推荐向同行业企业、合作伙伴、行业协会等咨询推荐，获取有合作潜力的供货方信息。主动自荐鼓励潜在供货方主动联系公司，提交相关资料，介绍其产品或服务优势。2.初步筛选采购部门对收集到的供货方信息进行初步筛选，主要考虑以下因素：合法合规性审查供货方是否具有合法的经营资质，是否符合国家法律法规和行业标准要求，如营业执照、生产许可证、环保许可证等。经营范围确保供货方能够提供公司所需的产品或服务，其经营范围与公司采购需求相匹配。基本信誉通过查询企业信用记录、行业口碑、客户评价等方式，了解供货方的商业信誉，排除信誉不良的潜在供货方。3.建立潜在供货方清单采购部门将初步筛选合格的潜在供货方信息整理成清单，记录其名称、联系方式、经营范围、初步评估情况等，并提交给相关部门进行进一步评估。三、合格供货方的评估1.评估内容质量管理体系审查供货方是否建立了有效的质量管理体系，是否通过ISO9001等质量管理体系认证，以及质量管理体系的运行情况和持续改进能力。生产能力评估供货方的生产设备、生产工艺、生产规模、人员配备等生产能力，确保其能够满足公司的采购数量和交货期要求。技术水平考察供货方的技术研发能力、产品创新能力、技术标准执行情况等，确保其提供的产品或服务符合公司的技术要求。价格水平比较不同供货方的报价，评估其价格合理性和竞争力，在保证质量的前提下，选择性价比最优的供货方。售后服务了解供货方的售后服务承诺、响应时间、维修能力等，确保在产品或服务出现问题时能够及时得到有效的解决。环保要求对于涉及环保要求的采购项目，审查供货方的环保措施落实情况，是否符合国家环保法规和行业环保标准。2.评估方法文件审查要求供货方提供相关的资质证书、质量管理文件、生产工艺文件、产品检验报告等资料，进行审查评估。实地考察组织相关部门人员对供货方进行实地考察，了解其生产经营场所、生产设备、质量管理情况等实际情况。样品检测要求供货方提供样品，由质量部门按照公司的质量标准进行检测，评估其产品质量。业绩调查向供货方的现有客户进行业绩调查，了解其产品质量、交货期、售后服务等方面的情况。综合评分根据评估内容和评估方法，制定详细的评估指标和评分标准，对供货方进行综合评分，得分达到一定标准的供货方纳入合格供货方名单。3.评估周期对于新开发的潜在供货方，在首次合作前进行全面评估。对于已纳入合格供货方名单的企业，每年至少进行一次定期评估，根据实际情况可适时进行不定期的专项评估。四、合格供货方的选择1.选择原则质量优先在满足质量要求的前提下，综合考虑价格、交货期、售后服务等因素，选择质量可靠的供货方。公平公正遵循公平、公正、公开的原则，确保选择过程透明，避免不正当竞争和利益输送。长期合作优先选择具有良好合作意愿和合作潜力的供货方，建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢。2.选择流程采购部门汇总评估结果采购部门将对潜在供货方的评估结果进行汇总整理，包括各项评估指标的得分、综合评分结果等。组织相关部门评审采购部门组织质量部门、技术部门、财务部门等相关部门对评估结果进行评审，各部门根据自身职责发表意见和建议。确定合格供货方名单根据评审意见，采购部门确定合格供货方名单，报公司领导审批。签订合作协议对于确定的合格供货方，采购部门与其签订采购合作协议，明确双方的权利义务、采购产品或服务的规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。五、合格供货方档案的建立与管理1.档案内容基本信息包括供货方名称、法定代表人、地址、联系方式、经营范围、营业执照注册号、税务登记号等。资质文件如营业执照副本、生产许可证、产品质量认证证书、环保许可证、行业资质证书等复印件。评估报告历次评估的报告，包括评估时间、评估人员、评估内容、评估得分、评估结论等。合作记录采购合同签订及执行情况记录，包括合同编号、签订时间、采购产品或服务明细、交货期、验收情况、付款记录等。质量记录供货方提供的产品质量检验报告、质量问题处理记录等。售后服务记录售后服务响应情况、维修记录、客户投诉处理记录等。其他相关资料如供货方的业绩证明、荣誉证书、技术资料、产品样本等。2.档案建立采购部门负责合格供货方档案的建立工作，在确定合格供货方名单后，及时收集整理相关资料，按照档案内容要求进行分类归档，并建立电子档案和纸质档案。电子档案应确保数据的安全性和可查询性，纸质档案应妥善保管，便于查阅。3.档案更新采购部门应及时更新合格供货方档案信息，确保档案内容的准确性和时效性。每次与供货方进行合作后，采购部门应将合作过程中的相关信息及时录入档案，如采购合同执行情况、质量检验结果、售后服务记录等。每年定期评估后，采购部门应根据评估结果对档案中的评估报告等内容进行更新。当供货方的基本信息、资质文件等发生变更时，采购部门应及时收集新的资料，更新档案内容。4.档案查阅公司内部相关部门因工作需要查阅合格供货方档案时，应填写《合格供货方档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人审核后，提交采购部门。采购部门对查阅申请进行审核，批准后安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自复印、拍照、带出档案资料，如需复制相关资料，应按照公司规定办理审批手续。5.档案保管合格供货方档案应指定专人负责保管，确保档案的安全和完整。档案保管人员应定期对档案进行整理和检查，发现问题及时报告并采取措施进行处理。档案保管期限应按照公司相关规定执行，期满后如需销毁，应按照档案销毁程序进行审批和处理。六、合格供货方的日常管理1.沟通与协调采购部门应定期与合格供货方进行沟通，了解其生产经营情况、产品质量状况、交货期执行情况等，及时协调解决合作过程中出现的问题。对于重大采购项目或紧急采购需求，采购部门应提前与供货方进行沟通协商，确保供货方能够满足公司的要求。建立有效的沟通机制，如定期召开供应商会议、设立供应商意见反馈邮箱或电话等，及时收集供货方的意见和建议，不断改进合作关系。2.质量监督质量部门应加强对合格供货方提供的物资和服务的质量监督，按照公司的质量标准进行检验和验收。对于检验不合格的产品或服务，质量部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供货方沟通协商，要求其采取整改措施或退换货等处理方式。定期对供货方的质量管理体系运行情况进行监督检查，确保其持续有效运行，不断提高产品质量。3.交货期管理采购部门应与供货方明确交货期要求，并在采购合同中予以约定。定期跟踪供货方的生产进度和交货情况，对于可能影响交货期的问题及时与供货方沟通协调，采取措施确保按时交货。如因供货方原因导致交货期延误，采购部门应按照合同约定追究其违约责任，并要求其采取措施尽快弥补损失。4.价格管理采购部门应关注市场价格动态，定期与合格供货方协商采购价格，确保采购价格合理公正。在采购合同执行过程中，如市场价格发生重大变化，采购部门应及时与供货方沟通协商，调整采购价格或采取其他应对措施。建立价格评估机制，定期对供货方的价格水平进行评估，对于价格过高或不合理的供货方，采购部门应与其协商降价或考虑更换供货方。七、不合格供货方的处理1.不合格判定质量部门在对供货方提供的物资和服务进行检验验收过程中，如发现产品质量不符合公司质量标准、交货期延误、售后服务不到位等情况，判定为不合格供货方。采购部门在与供货方合作过程中，如发现供货方存在商业信誉问题、违反合同约定等情况，也可判定为不合格供货方。2.处理措施警告与整改对于首次出现不合格情况的供货方，采购部门向其发出书面警告，要求其限期整改，并提交整改报告。整改期间，采购部门可暂停部分采购业务或减少采购量。暂停合作对于多次出现不合格情况或整改不力的供货方，采购部门暂停与其合作，停止向其下达采购订单。供货方应在暂停合作期间进行全面整改，经采购部门和相关部门重新评估合格后，方可恢复合作。取消合格供货方资格对于严重违反合同约定、产品质量问题严重、商业信誉极差等情况的供货方，采购部门取消其合