档案三合一制度编制指南

PAGE档案三合一制度编制指南一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本档案三合一制度编制指南。（二）适用范围本指南适用于公司各部门及所属单位的档案管理工作。（三）编制依据1.《中华人民共和国档案法》2.《机关档案工作条例》3.《企业档案工作规范》4.其他相关法律法规及行业标准二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和业务规范。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。3.集中统一管理公司各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.负责档案管理人员的业务培训和考核。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、统计和利用等工作。3.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案的安全和完整。3.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供及时、有效的档案服务。4.做好档案信息化管理工作，维护档案管理系统的正常运行。5.定期对档案进行清查盘点，及时发现和解决问题。三、档案分类方案（一）分类原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.便于档案的整理、保管和利用。3.符合国家有关档案分类的标准和规范。（二）分类方法公司档案采用年度机构（问题）保管期限分类法。1.年度：以文件形成的年度为依据进行分类。2.机构（问题）：按照公司内部机构设置或业务职能进行分类。3.保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、定期（30年、10年）两种保管期限。（三）具体分类类目1.行政管理类公司文件会议文件工作计划与总结规章制度人事档案行政事务2.经营管理类市场调研与分析市场营销策划销售合同采购合同财务管理审计报告3.生产技术类产品研发生产工艺质量控制设备管理技术改造4.基本建设类项目规划与立项工程设计工程施工工程验收5.党群工作类党组织建设宣传工作工会工作共青团工作四、文件材料归档范围和保管期限表（一）归档范围1.反映公司各项工作活动、具有查考利用价值的文件材料。2.公司在经营管理、生产技术、基本建设等活动中形成的各种载体的文件材料。3.公司与外部单位签订的各类合同、协议等文件材料。4.公司内部机构设置、人员编制、干部任免等文件材料。5.公司重要会议、重大活动形成的文件材料。（二）保管期限划分1.永久保管公司制定的具有长远指导意义和历史价值的规章制度。公司年度财务决算报告。公司重要会议、重大活动形成的文件材料。公司与外部单位签订的重要合同、协议。公司机构演变、人事任免等文件材料。2.定期保管30年公司一般性的规章制度。公司年度工作计划与总结。公司日常经营管理活动中形成的文件材料。公司与外部单位签订的一般合同、协议。3.定期保管10年公司临时性工作形成的文件材料。公司一般性的业务报表、统计资料。五、档案整理要求（一）整理原则遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.装订：归档文件应按件装订，去除文件上的金属物，采用三孔一线的方法装订，确保文件整齐、牢固。2.分类：按照档案分类方案，对归档文件进行分类。3.编号：编制归档文件编号，编号应反映年度、机构（问题）、保管期限等信息。4.编目：填写归档文件目录，目录应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。5.装盒：将归档文件按顺序装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。六、档案数字化（一）数字化范围对公司重要档案和利用率较高的档案进行数字化处理。（二）数字化流程及质量要求1.扫描：采用高分辨率扫描仪对档案进行扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为JPEG或TIFF。2.图像处理：对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪等处理，确保图像清晰、完整。3.数据挂接：将数字化图像与对应的档案目录数据进行挂接，建立准确的索引关系。4.存储：将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。（三）数字化安全管理1.建立数字化档案安全管理制度，加强对数字化设备、存储介质的管理。2.采取数据加密、访问控制等安全措施，防止数字化档案信息泄露。3.定期对数字化档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。七、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备档案密集架、档案柜、防磁柜等档案保管设备，确保档案存放安全、有序。2.安装温湿度计、灭火器、防虫药等设备，保障档案库房环境安全。（三）档案保管期限管理1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，对保管期限已满的档案进行处置。2.对需要延长保管期限的档案，应重新进行鉴定，并办理相关手续。（四）档案清查盘点1.每年定期对档案进行清查盘点，确保档案账实相符。2.清查盘点应包括档案数量清点、档案质量检查、档案保管状况检查等内容。3.对清查盘点中发现的问题，应及时进行整改，并做好记录。八、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则，严格按照国家有关法律法规和公司档案管理制度提供档案利用服务。2.服务优先原则，积极主动为公司各项工作提供档案利用支持。3.安全保密原则，确保档案在利用过程中的安全，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅：设立档案查阅室，为利用者提供档案查阅服务。利用者查阅档案应填写查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明用途。（三）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织与人员成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（二）鉴定原则与方法1.鉴定原则：根据档案的保存价值和现实利用需求，对档案进行科学鉴定。2.鉴定方法：采用直接鉴定法，逐件审查档案，确定档案的保管期限和存毁价值。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出