乡镇机关档案室管理制度

PAGE乡镇机关档案室管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇机关档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为乡镇各项工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇机关各部门及所属单位形成的各类档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则乡镇机关档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则档案应如实反映乡镇各项工作的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则档案的收集、整理、保管等环节应保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，满足乡镇各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置乡镇机关设立档案室，配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本乡镇机关档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计和鉴定乡镇机关各部门及所属单位形成的各类档案，确保档案的安全和完整。3.开展档案的编研工作，开发档案信息资源，为乡镇各项工作提供档案资料服务。4.指导乡镇机关各部门及所属单位的档案工作，对兼职档案人员进行业务培训。5.做好档案的信息化建设工作，提高档案管理的现代化水平。6.严格执行档案借阅制度，为查阅档案的人员提供优质服务。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全，发现问题及时报告并采取措施处理。4.积极开展档案编研工作，编写档案检索工具和参考资料，为利用者提供方便。5.负责档案信息化系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息。6.做好档案利用登记和统计工作，对档案利用效果进行跟踪反馈。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.乡镇机关在履行职能活动中形成的各种文件材料，包括上级文件、本级文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。2.乡镇所属单位报送的各类文件材料、工作汇报、统计数据等。3.乡镇在重大活动、重点项目建设等工作中形成的具有保存价值的文件材料、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门及所属单位应按照档案管理规定，定期将本部门形成的文件材料整理后移交档案室。2.归档的文件材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对重要文件材料应进行备份，确保档案的安全性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家和行业有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等。2.编号对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订与装盒对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。将装订好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。四、档案的保管（一）保管场所档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度调节设备等。（二）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序排列档案，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.做好档案的温湿度记录，根据实际情况采取相应的措施调节温湿度，一般温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.对已到保管期限的档案，由档案管理人员提出鉴定意见，经档案室负责人审核，报乡镇机关领导批准后进行销毁。3.档案销毁应严格按照规定程序进行，填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，经批准后在指定地点进行销毁，并由监销人员签字确认。4.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。五、档案的利用（一）利用范围本乡镇机关工作人员因工作需要可查阅、借阅本机关档案室保管的档案；外单位因工作需要查阅本乡镇机关档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本乡镇机关工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本乡镇机关档案，应提前向档案室提交查阅申请函，注明查阅的目的、内容、范围等信息，经乡镇机关领导批准后，方可查阅。查阅时应安排专人陪同，并在指定地点进行查阅。3.查阅、借阅档案应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案室负责人同意。（三）利用登记档案室应对档案的利用情况进行详细登记，记录查阅、借阅的时间、人员、内容、期限等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。（四）利用效果跟踪档案室应定期对档案利用效果进行跟踪反馈，了解档案在实际工作中的作用和价值，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立乡镇机关档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理要求1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.将数字化档案数据录入档案信息化管理系统，建立档案数据库，实现档案信息的集中存储和共享。3.档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定等功能，方便档案管理人员进行操作和管理。4.加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。定期对系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。（三）电子档案管理1.电子档案应按照档案管理的要求进行分类、编号、编目等整理工作，确保电子档案的规范性和系统性。2.对电子档案的元数据进行收集和整理，元数据应能够准确反映电子档案的内容、背景、结构等信息，便于电子档案的管理和利用。3.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案数据的安全性。七各类档案管理细则（一）文书档案管理1.文书档案是乡镇机关在日常工作中形成的各类文件材料，包括上级文件、本级文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表等。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制案卷目录和卷内文件目录。3.文书档案的保管期限应根据文件的重要程度、历史价值等因素确定，一般分为永久、长期、短期三种。4.对重要的文书档案应进行数字化扫描，建立电子档案数据库，并与纸质档案同步管理。（二）人事档案管理1.人事档案是乡镇机关工作人员个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等方面的原始记录，包括干部档案、工人档案等。2.人事档案应按照干部人事档案管理的有关规定进行整理和保管，实行一人一档，专柜存放。3.人事档案管理人员应严格遵守人事档案管理的保密制度，不得泄露人事档案内容。4.对人事档案的查阅、借阅应严格按照规定程序办理手续，确保人事档案的安全。（三）财务档案管理1.财务档案是乡镇机关在财务管理活动中形成的各类文件材料，包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。2.财务档案应按照会计档案管理的有关规定进行整理和保管，定期装订成册，编制会计档案保管清册。3.财务档案的保管期限应符合国家有关规定，一般会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年（固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年），财务报表保管期限为永久。4.财务档案管理人员应具备专业的财务知识，熟悉财务档案管理的流程和要求，确保财务档案的真实、完整和安全。（四）业务档案管理1.业务档案是乡镇机关各业务部门在履行职能过程中形成的各类文件材料，如农业农村工作档案、民政工作档案、安全生产工作档案等。2