职业病卫生档案管理制度

PAGE职业病卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司职业病防治工作，规范职业病卫生档案管理，有效预防、控制和消除职业病危害，保护员工的职业健康，根据《中华人民共和国职业病防治法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及职业病危害因素的工作场所、岗位及员工。（三）职责分工1.安全管理部门负责职业病卫生档案的总体管理工作，制定档案管理制度和工作计划。组织协调各部门收集、整理、归档职业病防治相关资料。定期对档案进行审核、更新，并确保档案的完整性和准确性。2.各部门负责本部门职业病防治资料的收集、整理，并按时提交给安全管理部门。配合安全管理部门做好职业病卫生档案的管理工作，确保本部门涉及的职业病防治工作记录真实、完整。3.员工积极配合公司的职业病防治工作，如实提供个人职业健康相关信息。按照公司要求参加职业健康检查和培训，妥善保存个人职业健康资料。二、档案内容（一）职业病防治管理档案1.职业病防治责任制文件公司各级管理人员、各部门的职业病防治责任清单。职业病防治责任书签订情况记录。2.职业病防治管理制度职业病危害防治计划与实施方案。职业健康监护管理制度。职业病危害因素检测与评价管理制度。职业病危害告知制度。职业病防治宣传教育培训制度。职业病危害事故应急救援预案及演练记录。3.职业病防治工作记录职业病防治工作会议记录。职业健康检查组织与实施记录，包括体检人员名单、体检机构选择、体检报告等。职业病危害因素检测与评价报告，包括检测与评价机构资质证明、检测与评价方案、检测结果及评价结论等。职业病危害告知记录，如职业病危害公告栏设置情况、劳动合同中职业病危害告知条款、员工职业健康告知书等。职业病防治宣传教育培训记录，包括培训计划、培训教材、培训人员名单、培训效果评估等。职业病危害事故调查处理记录，包括事故报告、事故原因分析、事故处理措施及整改情况等。（二）职业健康监护档案1.员工职业健康监护档案员工个人基本信息，包括姓名、性别、年龄、工种、岗位、入职时间等。职业健康检查表，包括上岗前、在岗期间、离岗时的职业健康检查报告，以及复查报告。职业病诊断证明书（如有）。职业健康监护档案变更记录，如员工岗位调动、离职等情况的记录。2.职业健康监护相关资料职业健康监护委托书。职业健康检查机构资质证明。职业健康检查费用支付凭证。（三）职业病危害因素监测与评价档案1.职业病危害因素监测档案职业病危害因素日常监测记录，包括监测时间、监测点位、监测方法、监测结果等。监测仪器设备台账，包括仪器设备名称、型号、编号、购置时间、校准记录等。监测人员资质证明。2.职业病危害评价档案职业病危害预评价报告，包括评价机构资质证明、评价报告文本、专家评审意见等。在建设项目竣工验收前进行的职业病危害控制效果评价报告，内容同上。定期职业病危害现状评价报告，记录评价过程及结论。（四）其他相关档案1.建设项目职业病防护设施“三同时”档案建设项目职业病防护设施设计专篇。建设项目职业病防护设施施工过程记录。建设项目职业病防护设施竣工验收报告及相关资料。2.职业病防治经费使用档案职业病防治经费预算表。经费支出凭证，包括职业健康检查费用、职业病危害检测与评价费用、防护用品购置费用、宣传教育培训费用等。经费使用效果评估报告。三、档案建立与归档（一）资料收集1.各部门应按照职责分工，定期收集本部门职业病防治相关资料，确保资料的及时性和准确性。2.安全管理部门负责统一收集各部门提交的资料，并对资料进行初步审核，确保资料齐全、规范。（二）资料整理1.安全管理部门对收集到的资料进行分类整理，按照档案内容的不同类别，分别建立文件夹或档案盒。2.对每份资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号规则可根据公司实际情况制定，如采用年份+流水号的方式。3.对资料进行编目，编制资料目录清单，注明资料名称、编号、日期、来源等信息，以便快速检索。（三）档案归档1.整理好的资料应及时归档，存入专门的档案柜或档案室。档案柜应分类存放，便于查找和管理。2.建立档案借阅登记制度，记录借阅时间、借阅人、借阅内容等信息，确保档案的安全和完整。四、档案保管与维护（一）保管要求1.设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，按照档案内容的类别和时间顺序排列，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。（二）定期检查1.安全管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。2.每年至少进行一次全面检查，对发现的问题及时进行整改，确保档案的质量。（三）维护更新1.随着公司职业病防治工作的开展，档案内容应及时更新，确保档案的时效性。2.对档案中涉及的法律法规、标准规范等文件发生变化时，应及时进行修订和补充。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅职业病卫生档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到安全管理部门查阅。2.查阅档案时，应在安全管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅完毕后，应及时将档案归还安全管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司外部单位或人员因特殊原因需要借阅职业病卫生档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅单位或人员名称、借阅目的、借阅内容等信息，经公司主管领导签字同意后，方可借阅。2.借阅档案时，借阅人员应出具单位介绍信或有效身份证件，并与安全管理部门签订《档案借阅承诺书》，承诺遵守档案管理规定，妥善保管档案，按时归还。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应在安全管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案带出公司或转借他人。5.借阅人员归还档案时，安全管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。六、档案销毁（一）销毁条件1.档案已超过保管期限，且无继续保存价值的。2.根据法律法规或公司规定，需要销毁的其他档案。（二）销毁程序1.安全管理部门对拟销毁的档案进行鉴定，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、日期、销毁原因等信息，经公司主管领导签字同意后，方可销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁