煤矿档案管理制度及流程

PAGE煤矿档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强煤矿档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在煤矿生产、建设、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿企业及所属各部门、各单位形成的各类档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：煤矿档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映煤矿各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集煤矿在生产、建设、管理等过程中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.系统性原则：按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、整理，保持档案之间的有机联系，形成系统的档案体系。5.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）档案管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定煤矿档案管理制度并组织实施。负责煤矿各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导和监督各部门、各单位的档案工作，对兼职档案人员进行业务培训。负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化。开发利用档案信息资源，为煤矿生产、建设、管理等提供服务。2.各部门、各单位职责负责本部门、本单位档案的收集、整理、移交等工作，确保档案的齐全、完整。明确一名兼职档案人员，负责本部门、本单位档案工作的日常管理，并接受档案管理部门的业务指导。按照档案管理部门的要求，及时向档案管理部门移交应归档的档案。二、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类档案：包括煤矿党、政、工、团等组织形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.生产技术类档案：包括煤矿地质勘探、设计、开采、通风、安全、机电等方面的技术文件、图纸、资料等。3.基本建设类档案：包括煤矿新建、改建、扩建等基本建设项目形成的项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。4.经营管理类档案：包括煤矿财务、劳资、物资、销售、审计等方面的文件、报表、合同等。5.人事档案：包括煤矿职工的个人档案、工资档案、考核档案、奖惩档案等。6.声像档案：包括煤矿在生产、建设、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。7.实物档案：包括煤矿获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物。（二）档案收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门、本单位形成的各类档案。2.档案收集应做到及时、完整、准确，并保持档案之间的有机联系。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案的齐全、完整。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）档案整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类。对每份文件进行编号、编目、装订等处理。编制档案目录，建立档案检索体系。2.科技档案整理按照项目、专业、阶段等进行分类。对图纸、资料等进行分类编号、折叠、装订等处理。编制档案目录和底图目录，建立档案检索体系。3.会计档案整理按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。对会计凭证进行装订、编号，对会计账簿进行整理、编目，对财务报告进行整理、归档。编制会计档案目录，建立档案检索体系。4.人事档案整理按照干部档案和工人档案分别进行整理。对档案材料进行分类、排序、编目、装订等处理。建立档案目录和索引，便于查阅。5.声像档案整理按照内容、时间、载体等进行分类。对照片、录音、录像等进行编号、编目、标注说明等处理。编制声像档案目录，建立档案检索体系。6.实物档案整理按照实物的类别、时间等进行分类。对实物进行编号、登记、标注说明等处理。建立实物档案目录，便于管理和展示。三、档案的保管（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备的正常运行。（三）档案保管要求1.按照档案的分类、编号顺序，将档案上架存放，排列整齐，便于查找。2.对重要档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。3.定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量准确、完整。4.做好档案库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入档案库房。5.对档案保管过程中出现的问题，应及时进行处理，并做好记录。四、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定和标准为依据，结合煤矿实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的客观性、公正性。（二）档案鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）档案鉴定标准1.对已过保管期限，且确无保存价值的档案，予以鉴定销毁。2.对保管期限已满，但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。3.对涉及煤矿重大历史事件、重要人物、关键技术等具有长远保存价值的档案，应永久保存。（四）档案鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，经档案管理部门负责人审核，报煤矿主管领导批准。4.档案销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等内容。（五）档案销毁1.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。2.监销人员应对档案销毁过程进行认真监督，确保档案销毁彻底，防止档案流失。3.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。五、档案的统计与检索（一）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门报送档案统计报表。3.档案统计数据应作为档案管理工作决策的重要依据，并为档案信息化建设提供基础数据支持。（二）档案检索1.建立完善的档案检索体系，包括档案目录、索引、电子检索系统等，方便档案的查找和利用。2.档案目录应包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、文号、题名、责任者、日期、页号等内容。3.电子检索系统应具备快速检索、模糊检索、组合检索等功能，提高档案检索效率。4.定期对档案检索工具进行更新和维护，确保检索工具的准确性和有效性。六、档案的利用（一）档案利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关法律法规和煤矿档案管理制度提供档案利用服务。2.服务为本原则：以满足煤矿生产、建设、管理等工作需要为出发点，积极主动地提供档案利用服务。3.安全保密原则：在提供档案利用服务过程中，确保档案的安全和保密，防止档案信息泄露。（二）档案利用范围1.为煤矿内部各部门、各单位的生产、建设、管理等工作提供档案查阅、借阅服务。2.为煤矿职工提供个人档案查阅、借阅服务。3.为上级主管部门、政府有关部门、社会有关单位等提供档案查阅、借阅服务，但需按照规定办理相关手续。（三）档案利用手续1.内部查阅档案，需填写档案查阅登记表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅档案，需填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.外单位查阅、借阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅、借阅档案的内容、目的、范围等，经煤矿主管领导签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出煤矿。（四）档案利用服务1.档案管理部门应热情接待档案利用者，及时、准确地提供所需档案。2.对档案利用者提出的问题，应耐心解答，提供必要的帮助。3.根据档案利用者的需求，可提供档案复制、摘录等服务，但需按照规定办理相关手续。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的自动化、网络化、数字化。2.提高档案管理效率和服务水平，为煤矿生产、建设、管理等工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。3.确保档案信息的安全和保密，防止档案信息泄露和丢失。（二）档案信息化管理系统建设1.按照国家有关档案信息化建设的标准和规范，结合煤矿实际情况，建设档案信息化管理系统。2.档案信息化管理系统应具备档案收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用等功能模块，实现档案管理的全过程信息化。3.建立档案数据库，对档案信息进行数字化存储，确保档案数据的准确性、完整性和安全性。（三）档案数字化处理1.对重要档案和利用率较高的档案进行数字化处理，建立电子档案库。2.档案数字化处理应按照扫描、图像处理、数据挂接、存储等流程进行，确保数字化档案的质量。3.对数字化档案进行分类、编号、著录等处理，建立电子档案目录，便于检索和利用。（四）档案信息化安全管理1.建立档案信息化安全