房地产评估档案管理制度

PAGE房地产评估档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司房地产评估档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在评估业务及公司管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及房地产评估业务形成的档案管理工作，包括但不限于评估项目的委托合同、现场勘查记录、评估报告、相关文件资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对房地产评估档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实完整原则档案内容必须真实反映房地产评估业务的全过程，确保档案资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息的泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索系统，便于档案的查询、调阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善房地产评估档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司房地产评估档案，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等工作。3.定期对档案进行检查、清点和统计，确保档案的安全和完整。4.指导和监督各业务部门做好档案的收集、整理和移交工作。5.负责档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和管理。（二）业务部门职责1.负责本部门房地产评估项目档案的收集、整理和初步分类工作，并按照规定及时移交档案管理部门。2.在项目实施过程中，确保档案资料的真实完整，对档案的形成、积累和整理工作进行监督和指导。3.根据工作需要，按照规定程序向档案管理部门查阅档案，并及时归还。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责，确保档案管理工作的规范有序。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、编目、上架等，保证档案的质量。3.做好档案库房的安全管理工作，定期检查档案保管状况，及时发现和处理档案保管中的问题。4.负责档案的查阅、借阅登记和服务工作，按照规定为查阅人员提供便利。5.参与档案的鉴定、销毁等工作，协助编写档案鉴定报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.评估项目委托合同及相关协议，包括委托方与受托方签订的合同、补充协议等。2.评估项目的立项文件、审批文件等，如项目可行性研究报告、项目批复等。3.现场勘查记录，包括勘查时间、地点、勘查人员、勘查情况描述、照片、图表等。4.评估对象的产权证明文件，如房产证、土地证、租赁合同等。5.评估过程中收集的市场资料，如房地产市场调研报告、同类项目交易案例等。6.评估报告，包括初稿、审核稿、定稿及相关附件，如评估结果汇总表、评估技术说明等。7.与评估项目有关的往来函件、会议纪要、咨询意见等。8.其他与评估项目相关的重要文件资料。（二）收集要求1.业务部门应在评估项目完成后及时收集相关档案资料，并进行初步整理，确保资料的齐全、完整。2.对于重要的文件资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案管理的要求。（三）整理方法1.分类按照评估项目的类别、阶段等进行分类，一般可分为住宅评估项目档案、商业评估项目档案、工业评估项目档案等，每个类别下再按照项目实施阶段分为前期准备、现场勘查、评估报告编制等子类别。2.编号为每个评估项目档案编制唯一的编号，编号应体现项目类别、年份、顺序号等信息，便于管理和查询。例如，“ZF2023001”表示住宅评估项目，2023年的第1个项目。3.装订将整理好的档案资料按照一定顺序进行装订，一般采用左侧装订方式，确保装订牢固、整齐美观。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、项目名称、资料名称、日期、页数等信息，以便快速查找档案内容。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.业务部门在完成档案的收集和整理工作后，填写档案移交清单，将档案资料移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理签收手续，并按照规定进行归档。3.归档后的档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.房地产评估档案的保管期限根据档案的重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为5年，主要包括一般性的市场资料、往来函件等。3.中期档案保管期限为10年，包括评估项目的现场勘查记录、部分评估报告等。4.长期档案保管期限为永久，主要包括评估项目的委托合同、重要的产权证明文件、正式的评估报告等。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或重要评估项目的档案，查阅申请人应经公司分管领导批准。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并严格遵守查阅规定。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人到档案管理部门办理查阅登记手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料。3.查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后办理归还登记手续。（三）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有问题应及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要性，对档案进行逐件鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有一定保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、项目名称、资料名称、日期等信息。2.档案销毁清单经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁完毕后，监销人应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁清单应作为档案管理工作的重要记录，妥善保存。七、档案信息化管理（一）电子档案的收集与整理1.业务部门在项目实施过程中，应同步收集电子档案资料，包括电子文档、电子表格、电子图片、电子影像等，并按照规定进行整理和命名。2.电子档案资料应与纸质档案资料内容一致，确保电子档案的真实性和完整性。（二）电子档案的存储与管理1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、备份等功能。2.按照档案分类编号体系，对电子档案进行分类存储，确保电子档案的有序管理。3.定期对电子档案进行备份，备份介质应异地存放，以防止数据丢失。（三）电子档案的利用1.公司内部人员可通过电子档案管理系统查阅电子档案，查阅权限与纸质档案查阅权限一致。2