单位档案室保密管理制度

PAGE单位档案室保密管理制度一、总则（一）目的为加强单位档案室的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位档案室及所有涉及档案管理、查阅、使用的部门和人员。（三）基本原则1.严格保密原则：对档案信息实行严格的保密措施，防止信息被非法获取、篡改或泄露。2.合法合规原则：遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案管理活动合法合规。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，采取相应的保密措施。4.预防为主原则：强化保密意识教育，建立健全保密管理制度和防范机制，预防档案信息安全事故的发生。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案保密管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的安全与完整。3.对档案信息进行分类、分级管理，确定不同级别档案的保密要求和访问权限。4.定期对档案保管环境进行检查，确保档案存储条件符合要求，防止档案损坏、丢失或泄密。5.组织开展档案保密宣传教育和培训工作，提高全体员工的保密意识。6.负责处理档案信息泄露事件，及时采取措施进行补救，并向上级报告。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案保密制度，认真履行档案管理职责，确保档案信息安全。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、借阅登记等。3.对档案信息进行保密审查，不得擅自提供、抄录、公布、销毁档案信息。4.定期对档案进行清点和核对，发现问题及时报告并处理。5.协助有关部门和人员查阅档案，按照规定办理档案借阅手续，做好借阅记录。6.保守档案管理工作中的秘密，不得向无关人员泄露档案管理情况。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整和准确。2.按照档案管理制度的要求，对本部门产生的档案进行分类、编号，并及时移交档案室。3.严格控制本部门人员对档案的查阅和使用，确保档案信息安全。4.对本部门员工进行档案保密教育，提高员工的保密意识。三、档案的分类与分级（一）档案分类1.文书档案：包括单位在各项工作中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复等。2.科技档案：涉及单位科研、生产、技术改造等活动中形成的技术文件、图纸、资料等。3.人事档案：记录员工个人基本信息、工作经历、工资待遇、考核评价等内容的档案。4.财务档案：包含单位财务收支、会计凭证、账簿、报表等财务资料。5.业务档案：根据单位业务特点，分类归集的各类业务活动档案，如合同档案、项目档案等。（二）档案分级1.绝密级档案：涉及单位核心机密、重大决策、商业秘密等重要信息，一旦泄露将对单位造成极其严重损失的档案。2.机密级档案：包含重要业务数据、技术资料、内部文件等，泄露后可能对单位产生较大影响的档案。3.秘密级档案：一般涉及单位内部管理信息、一般性业务资料等，泄露后可能对单位工作造成一定影响的档案。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案形成后及时整理归档。2.收集的档案应齐全、完整、真实，符合档案管理要求。3.对重要文件和资料，应及时进行备份，防止丢失。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和管理。3.档案应装订整齐、规范，保持档案的完整性和系统性。五、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、保密、防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全存储。2.档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备等。3.档案库房应安装防盗门窗、监控设备、报警装置等安全设施，确保档案库房的安全。（二）保管要求1.不同级别的档案应分类存放，绝密级档案应单独存放，并采取严格的保密措施。2.档案应按照编号顺序排列上架，便于查找和管理。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、内容完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的可读性。5.档案库房应保持清洁、整齐，温湿度应符合规定要求。六、档案的查阅与使用（一）查阅权限1.查阅档案应严格按照规定的权限进行，未经批准，任何人不得擅自查阅档案。2.绝密级档案仅限单位主要领导和相关授权人员查阅。3.机密级档案仅限单位内部相关部门负责人及经授权的人员查阅。4.秘密级档案仅限单位内部相关人员查阅。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人审核签字后，报档案室负责人审批。3.档案室根据审批结果，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室负责人同意，并按照规定办理相关手续。（三）使用要求1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。3.档案管理人员应对查阅情况进行跟踪检查，确保档案的安全与完整。七、档案的借阅（一）借阅范围因工作需要，确需借阅档案的，可以办理借阅手续。借阅范围包括单位内部各部门及外部有合法需求的单位或个人。（二）借阅手续1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等内容。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人审核签字后，报档案室负责人审批。3.档案室根据审批结果，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅人等信息。4.借阅人应在借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。2.借阅人不得将档案用于与工作无关的目的，不得在档案上进行任何形式的标记或损坏。3.借阅期满，借阅人应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案室，并承担相应的责任。八、档案的保密措施（一）人员管理1.加强对档案管理人员和涉及档案工作的人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书。2.对档案管理人员进行定期考核，对违反保密制度的人员进行严肃处理。3.严格控制档案管理人员的岗位变动，做好档案交接工作，确保档案管理工作的连续性和保密性。（二）环境管理1.档案室应安装门禁系统、监控设备等安全设施，限制无关人员进入。2.档案库房应设置专门的通风、除湿、防虫、防火等设备，确保档案存储环境安全。3.对档案存储设备应定期进行维护和检查，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案信息泄露。（三）技术管理1.采用先进的档案管理软件，对档案信息进行加密存储和管理，防止信息被非法获取。2.对重要档案应进行数字化处理，并采取加密、备份等措施，确保档案信息的安全。3.加强对档案管理网络的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和信息泄露。九、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因保管不善导致损坏、变质且无法修复的档案。3.根据法律法规和单位规定需要销毁的档案。（二）销毁程序1.档案管理人员定期对档案进行清查，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经所在部门负责人审核签字后，报档案室负责人审批。3.档案室负责人组织相关人员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无误后，报单位主管领导批准。4.经批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对档案进行销毁，并填写《档案销毁登记表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息。5.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。（三）监督与记录1.档案销毁过程应进行全程监督，确保销毁工作符合规定要求。2.档案销毁记录应妥善保存，以备查阅。十、保密监督与检查（一）监督机制1.建立档案保密监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.档案室负责人负责对档案管理人员的工作进行日常监督，发现问题及时纠正。3.单位内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，检查保密制度的执行情况。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节。2.档案管理人员的保密意识和工作纪律，是否存在违规操作行为。3.档案存储环境的安全状况，是否符合保密要求。4.档案信息的安全防护措施，是否存在信息泄露风险。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通