车间办公室档案管理制度

PAGE车间办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强车间办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于车间办公室在生产经营活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是车间办公室在各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：车间办公室档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映车间办公室各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录车间办公室工作的全过程，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及车间机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责车间办公室档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导和监督各部门档案管理工作。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。6.积极开展档案信息开发利用工作，为车间生产经营提供服务。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理要求，对本部门形成的文件材料进行分类整理，定期向车间办公室移交。3.协助档案管理人员做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与车间工作有关的文件、指示、通知等。2.车间制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表等。3.车间与外部单位签订的合同、协议、意向书等。4.车间生产经营活动中形成的技术文件、图纸、工艺资料、质量记录等。5.车间员工的人事档案、培训记录、考核材料等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，按照档案管理要求进行分类整理。2.对于重要文件和紧急文件，应及时送交档案管理人员归档。3.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、生产技术类、经营管理类、人事劳资类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门整理好的档案，应填写档案移交清单，一式两份，一份交档案管理人员，一份留存本部门。2.档案管理人员对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。审核无误后，在档案移交清单上签字确认，并将档案进行归档。3.归档后的档案应按照类别和编号顺序排列上架，便于保管和查阅。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映车间主要职能活动和历史面貌的，对车间有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是在较长时间内对车间工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对车间工作有参考价值的档案，应列为短期保管，保管期限一般为1年至15年。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对重要档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如复制备份、专柜存放等。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。5.档案库房应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。五、档案的查阅与利用(一)查阅权限1.车间内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理人员处查阅。2.查阅重要档案或涉及车间机密的档案，需经车间主管领导批准。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经车间主管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。(二)查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人员到档案管理人员处办理查阅登记手续，领取档案查阅证。3.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。5.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在查阅登记册上签字注销查阅证。(三)利用规定1.档案管理人员应积极为车间生产经营活动提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，及时准确地提供档案资料。2.利用档案时，应注意保护档案的安全和完整，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.如需复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理复制手续。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理专用章。4.对涉及车间机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁(一)鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。(二)鉴定组织成立档案鉴定小组，由车间办公室负责人、档案管理人员和相关部门代表组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。(三)鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定其是否具有保存价值。2.综合分析法：结合车间的发展规划、工作重点和档案利用情况，对档案进行综合分析，确定其鉴定结果。(四)销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，一式两份，一份交档案管理人员，一份留存鉴定小组。2.档案销毁清单经车间主管领导批准后，由档案管理人员负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清单归档保存，以备查考。七、档案信息化管理(一)信息化建设目标建立车间办公室档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。(二)数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案管理要求，将纸质档案中的相关信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确和完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和准确性。(三)系统安全与保密1.加