清远市规划档案管理制度

PAGE清远市规划档案管理制度一、总则（一）目的为加强清远市规划档案的管理，确保规划档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥规划档案在城市规划、建设和管理中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于清远市行政区域内与规划相关的各类档案的管理，包括城市总体规划、详细规划、专项规划、规划设计方案、规划审批文件、规划实施过程中的各类文件资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则规划档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，便于查阅和利用。2.依法管理原则严格遵守国家有关法律法规和行业标准开展档案管理工作，确保档案管理活动合法合规。3.科学分类原则按照规划档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和检索。4.安全保密原则加强档案的安全保密措施，确保档案信息不泄露，维护国家和社会的安全。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置成立清远市规划档案管理中心，负责规划档案的集中管理工作。档案管理中心应配备专业的档案管理人员，明确岗位职责。（二）档案管理中心职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本市规划档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管和统计规划档案，确保档案的完整和安全。3.建立规划档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为城市规划、建设和管理提供决策依据。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序处理到期档案。6.对本市规划档案管理工作进行业务指导和监督检查。（三）各部门职责1.规划编制部门负责编制规划过程中形成的各类文件资料的收集、整理和移交工作，确保文件资料的完整准确。2.规划审批部门负责规划审批文件的收集、整理和移交工作，及时将审批结果反馈给档案管理中心。3.规划实施部门负责规划实施过程中形成的各类文件资料的收集、整理和移交工作，配合档案管理中心做好档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.城市总体规划、详细规划、专项规划等规划编制成果。2.规划设计方案、可行性研究报告、环境影响评价报告等相关文件。3.规划审批文件，包括规划选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。4.规划实施过程中的各类文件资料，如建设项目竣工规划验收资料、规划调整文件等。5.与规划相关的会议纪要、领导批示、专家论证意见等。6.其他与规划有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件资料及时、完整地收集。2.收集的文件资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类按照规划档案的内容和性质，分为规划编制类、规划审批类和规划实施类等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分。2.编号为每份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份和顺序号等信息。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，便于检索和查阅。4.装订对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所档案管理中心应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案采用密集架存放，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行存储，并定期进行备份。电子档案应存储在专门的服务器上，设置防火墙和数据加密措施，确保数据安全。（三）保管期限规划档案的保管期限分为永久、长期和短期。具体保管期限根据档案的重要性和价值确定。1.永久保管的档案城市总体规划、重要的详细规划、涉及城市重大基础设施建设和公共利益的规划文件等。2.长期保管的档案一般的详细规划、专项规划、规划审批文件等，保管期限为30年。3.短期保管的档案规划实施过程中的一般性文件资料等，保管期限为10年。（四）档案清查定期对档案进行清查，核对档案的数量、质量和保管情况。清查工作每年至少进行一次，发现问题及时处理。五、档案的利用（一）利用范围1.城市规划、建设和管理部门因工作需要查阅规划档案。2.相关企事业单位、社会组织因项目建设、研究等需要查阅规划档案。3.公民因个人需要查阅涉及自身权益的规划档案。（二）利用手续1.查阅单位或个人应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和范围等信息。2.档案管理中心对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并提供查阅服务。3.查阅人员应在指定的场所查阅档案，不得擅自涂改、抽取、复制档案。如需复制档案，应按照规定办理手续。（三）利用期限一般档案查阅期限为[X]个工作日，如需延长查阅期限，应重新办理申请手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理中心负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性和利用价值等因素，对到期档案进行鉴定。对失去保存价值的档案，可予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。2.档案管理中心负责人审核销毁清册，报上级主管部门批准。3.经批准后，由档案管理中心指定专人负责销毁档案。销毁过程应进行记录，监销人员应在销毁清册上签字。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的规划档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化系统功能1.档案录入功能将纸质档案和电子档案的相关信息录入系统，建立档案数据库。2.检索功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.利用功能支持在线查阅、下载、打印档案，提供档案利用统计分析功能。4.安全管理功能设置用户权限管理、数据备份与恢复、数据加密等功能，确保档案信息安全。（三）数据维护定期对档案信息化系统的数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。及时更新档案信息，对损坏或丢失的数据进行修复和补充。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.具有较强的责任心和保密意识，认真履行档案管理职责。3.熟练掌握计算机操作技能，能够运用信息化手段进行档案管理工作。（二）档案管理人员岗位职责1.档案收集整理岗位负责规划档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整准确。2.档案保管岗位负责档案库房的日常管理，确保档案的安全保管。定期对档案进行清查，做好档案的维护工作。3.档案利用服务岗位负责接待档案查阅人员，办理查阅手续，提供档案利用服务。对档案利用情况进行登记和统计。4.档案信息化管理岗位负责档案信息化系统的建设、维护和管理，确保系统的正常运行。负责档案数据的录入、检索和利用等工作。5.档案编研岗位开展档案编研工作，开发档案信息资源，为城市规划、建设和管理提供决策依据。九、监督与检查（一）监督检查主体清远市规划行政主管部门负责对本市规划档案管理工作进行监督检查。档案管理中心应定期对自身档案管理工作进行自查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的履职情况。（三）监督检查方式1.定期检查每年组织一次全面的档案管理工作检查，对档案管理情况进行评估。2.不定期抽查根据工作需要，对部分部门的档案管理工作进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查针对档