档案工作管理五项制度包括

PAGE档案工作管理五项制度包括一、总则（一）目的为加强公司/组织档案工作的规范化、科学化管理，提高档案利用效率，保障档案的完整与安全，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本档案工作管理五项制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和准确性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公司/组织各项活动的实际情况，数据准确可靠。3.安全保密原则加强档案安全防护，确保档案不被泄露、篡改或损坏，严格遵守保密规定。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司/组织各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案形成制度（一）文件材料形成要求1.各部门在工作活动中应及时形成各种文件材料，确保文件材料的齐全、完整。文件材料应字迹清晰、内容准确，采用耐久性强的书写材料。2.对外发文应严格按照公司/组织规定的格式、流程进行起草、审核、签发。文件内容应明确、具体，表述准确，逻辑严谨。3.会议材料应在会议结束后及时整理，包括会议通知、议程、报告、决议等，确保会议材料的完整性。（二）电子文件形成要求1.加强电子文件的管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全。电子文件应采用规范的格式存储，定期进行备份。2.在电子文件形成过程中，应明确文件的责任者、日期、内容等关键信息，并进行有效的元数据管理。3.电子文件应与纸质文件同步归档，确保两者内容一致，相互补充。（三）业务活动档案形成要求1.各项业务活动应建立相应的档案管理制度，明确档案收集的范围、内容和要求。2.业务活动档案应在活动结束后及时收集、整理，包括项目立项文件、合同协议、技术资料、验收报告等，确保业务活动档案的完整性和准确性。3.对重要业务活动档案，应进行专项整理和编目，以便于查询和利用。三、档案收集制度（一）收集范围1.公司/组织各类文件材料，包括上级文件、内部发文、会议文件、工作计划与总结、统计报表等。2.业务活动档案，如项目档案、合同档案、科研档案、生产档案等。3.人事档案，包括员工入职、离职、晋升、考核等相关材料。4.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.其他具有保存价值的文件材料，如声像档案、实物档案等。（二）收集时间1.各部门应在文件材料形成后[X]个工作日内，将应归档的文件材料移交至档案管理部门。2.业务活动结束后，相关部门应在[X]个工作日内完成档案的收集整理，并移交档案管理部门。3.人事、财务等部门应定期将档案材料移交档案管理部门，具体时间按照公司/组织规定执行。（三）收集方式1.直接收集档案管理部门直接从文件形成部门收集应归档的文件材料。2.定期催交档案管理部门定期对各部门的文件材料收集情况进行催交，确保档案及时归档。3.专项收集对于重要业务活动、重大项目等产生的档案，档案管理部门应进行专项收集，确保档案的完整性和准确性。四、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法1.年度分类法按照文件形成的年度进行分类，将不同年度的文件分别整理。2.机构分类法按照公司/组织内部的机构设置进行分类，将同一机构形成的文件集中整理。3.问题分类法按照文件反映的问题进行分类，将相关问题的文件归为一类。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编号应包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、件号等要素。3.全宗号：由公司/组织档案管理部门统一编制，用于标识整个公司/组织的档案。4.年度：采用公元纪年，如“20XX”。5.保管期限：分为永久、长期、短期，分别用“Y”“C”“D”表示。6.机构（问题）代码：根据公司/组织内部机构设置或问题分类编制代码。7.件号：按照文件排列顺序编制流水号。（四）装订要求1.归档文件应按件装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。2.装订时应去除文件上的金属物，对破损的文件应进行修复。3.采用左侧装订，装订线宽度不超过[X]毫米。（五）编目要求1.编制归档文件目录，目录应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。2.目录应打印或书写工整，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。3.同时，应编制电子目录，便于计算机检索。五、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期、短期。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、年度财务报告等重要文件。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括公司/组织重要业务活动档案、人事档案等。4.短期保管期限为[X]年，主要包括一般性文件材料、临时性业务档案等。（四）档案清点与核对1.档案管理部门应定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、完整。2.每年至少进行一次全面清点，对发现的问题应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（五）档案安全管理1.加强档案安全保密教育，提高员工的安全保密意识。2.严格执行档案借阅、查阅制度，确保档案不被非法获取或泄露。3.定期对档案库房进行安全检查，发现安全隐患应及时整改。4.制定档案应急预案，应对火灾、水灾、地震等突发事件，确保档案安全。六、档案利用制度（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因履行法定职责或合作需要查阅、借阅档案。（二）利用手续1.内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织主管领导审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案应严格遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（三）利用方式1.查阅档案管理部门应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅时应在指定地点进行，查阅时间一般不超过[X]个工作日。2.借阅借阅档案应严格控制借阅期限，一般不超过[X]个工作日。如需延期借阅，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上圈划、涂改、污损。（四）利用登记1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等。2.利用登记应及时、准确，以备查询和统计。（五）利用反馈1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和效果，为档案管理工作提供参考依据。2.鼓励利用者对档