环境维护部档案管理制度

PAGE环境维护部档案管理制度一、总则（一）目的为加强环境维护部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于环境维护部所有档案的管理，包括但不限于文件、报告、记录、图表、照片、视频等各类资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：环境维护部档案由专人负责集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映环境维护工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门环境维护部设立专门的档案管理岗位，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各部门职责1.各部门负责本部门档案的形成、积累和整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.各部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和整理。（三）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。2.建立健全档案管理制度，严格执行档案管理流程，确保档案管理工作规范有序。3.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查和维护，防止档案的损坏和丢失。4.按照规定的程序和要求，为档案利用者提供档案查阅、借阅等服务。5.负责档案的鉴定和销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定进行鉴定和销毁。6.定期对档案管理工作进行总结和分析，不断改进档案管理工作方法和措施。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.环境维护部制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、报告等文件。2.环境维护项目的立项文件、合同协议、技术方案、监测报告、验收文件等。3.环境监测数据、环境质量报告、污染源普查数据等各类数据资料。4.环境维护工作中的照片、视频、音频等资料。5.与环境维护相关的会议记录、纪要、决议等文件。6.其他与环境维护工作有关的文件和资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的档案，并定期移交档案管理部门。2.档案收集应做到齐全、完整、真实，确保档案的质量。3.对于重要的档案资料，应同时收集纸质版和电子版，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.分类：档案按照环境维护工作的性质和内容进行分类，一般可分为综合管理类、环境监测类、污染防治类、生态保护类、应急管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于档案的查阅和检索。四、档案的保管（一）保管场所档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、除湿机、空调、灭火器等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）保管期限档案的保管期限根据其重要性和利用价值分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映环境维护部主要职能活动和历史面貌的，对本部门、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管档案。2.长期保管：凡是反映环境维护部一般工作活动，在较长时间内对本部门工作有查考利用价值的档案，列为长期保管档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映环境维护部短期工作活动，在较短时间内对本部门工作有查考利用价值的档案，列为短期保管档案，保管期限为5年以下。（四）档案的整理与上架1.档案管理人员应定期对档案进行整理，确保档案的分类正确、编号清晰、装订整齐。2.将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于档案的查阅和管理。（五）档案的清查与核对1.定期对档案进行清查，核对档案的数量、质量和保管情况，确保档案的完整和安全。2.对清查中发现的问题，应及时进行处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、发展眼光、效益原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、价值等方面的异同，确定其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经环境维护部负责人审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，确保销毁过程的安全和保密。4.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。六、档案的利用（一）利用范围1.环境维护部内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因工作需要查阅、借阅档案，须经环境维护部负责人批准。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：档案利用者如需借阅档案，须填写《档案借阅申请表》，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。（三）利用要求1.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、批注等。2.档案利用者如需复制档案，须经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。3.档案利用者应按时归还所借阅的档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立环境维护部档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，实现档案信息的快速检索。3.档案信息检索：利用档案管理信息系统的检索功能，快速准确地查找所需档案信息。4.档案信息利用：通过档案管理信息系统，实现档案的在线查阅、借阅、下载等功能，提高档案利用效率。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备安全性、稳定性和可靠性，确