干部档案管理制度与政策

PAGE干部档案管理制度与政策一、总则（一）目的为了加强干部档案管理，有效地保护和利用档案，提高干部工作的科学化、规范化水平，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内全体干部的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案必须如实反映干部个人的经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：干部档案应全面收集干部在各个方面形成的具有保存价值的材料，保证档案内容的完整。3.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的规定，确保干部档案信息不泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和要求，对干部档案的整理、分类、编号、装订等进行规范操作。二、档案内容与分类（一）履历材料包括干部的个人基本情况登记表、履历表、自传等，记录干部的出生年月、籍贯、学历、工作经历等信息。（二）自传材料干部本人撰写的关于自己成长经历、思想演变过程等方面的材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.定期考核、年度考核、任职期满考核等形成的鉴定材料。2.干部选拔任用、晋升、调动等过程中的考察材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、成绩单等。2.参加各类培训的结业证书、培训鉴定等。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。（五）政审材料1.政治历史情况审查表、调查报告等。2.党团组织关系证明材料。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书等。2.入团志愿书、入团申请书等。（七）奖励材料1.获得的各类荣誉称号、奖励证书及审批表等。2.先进事迹材料。（八）处分材料受到党纪政纪处分的决定、调查报告、申诉复查决定等材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资级别调整通知等。2.干部任免审批表、任职通知等。3.出国（境）审批表、护照使用记录等。（十）其他可供组织参考的材料如体检表、残疾证明、学术成果等。三、档案的收集与整理（一）收集1.干部所在部门应及时将形成的各类档案材料收集齐全，并定期移交档案管理部门。2.档案管理部门应主动向有关部门和人员收集干部档案材料，确保档案内容的完整性。（二）整理1.对收集到的档案材料进行分类、排序，按照档案内容的性质和时间顺序进行排列。2.对每份材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.去除材料上的订书钉、大头针等金属物，对破损或褪色的材料进行修补或复制。4.按照档案装订要求，将每份材料整齐装订，左侧装订，不掉页、不倒页、不压字。四、档案的保管与保护（一）保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案进行分类存放，建立档案目录和索引，便于查找和利用。（二）保护1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如对破损档案进行修复、对霉变档案进行消毒等。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅干部档案的，必须填写查阅申请表，经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人批准。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员必须遵守查阅纪律，不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容。3.查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅干部档案的，必须填写借阅申请表，经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自拆封、涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。4.借阅期满后，应及时将档案归还档案管理部门，并在借阅登记表上签字。六、档案的转递（一）转递条件干部因工作调动、辞职、退休等原因离开本公司/组织的，应及时办理档案转递手续。（二）转递程序1.干部所在部门应填写档案转递通知单，注明转递原因、转递单位、档案材料清单等信息，并加盖公章。2.档案管理部门对转递通知单进行审核，确认无误后，将档案材料密封包装，并在封口处加盖公章。3.档案管理部门通过机要交通或专人送取等方式将档案转递给接收单位，并将转递回执及时收回存档。七、档案的信息化管理（一）建立干部档案信息管理系统利用现代信息技术，建立干部档案信息管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、统计、分析等功能。（二）档案信息录入与维护1.档案管理部门应指定专人负责档案信息的录入工作，确保录入信息的准确性和完整性。2.定期对档案信息进行更新和维护，及时录入新形成的档案材料，删除已失效或不再需要的信息。（三）信息安全管理1.加强对干部档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责制定和完善干部档案管理制度和政策，并组织实施。2.负责干部档案管理工作的统筹协调和指导，解决档案管理工作中出现的问题。3.负责审核档案查阅、借阅、转递等手续，确保档案管理工作的规范有序。（二）档案管理人员职责1.负责干部档案的收集、整理、保管、保护、查阅、借阅、转递等具体工作。2.负责档案信息的录入、维护和管理，确保档案信息的准确和完整。3.遵守档案管理工作纪律，保守档案机密，不得泄露档案信息。（三）档案形成部门职责1.负责及时将本部门形成的干部档案材料收集齐全，并按照档案管理要求进行整理，移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的证明和说明。九、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对干部档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查，总结经验教训，不断提高档案管理水平。（二）外部监督积极接受上级主管部门、纪检监察部门等的监督检查，对提出的意见和建议认真整改落实。十、责任追究（一）对违反档案管理规定的行为，视