区委办公室档案借阅制度

PAGE区委办公室档案借阅制度一、总则1.目的为了加强区委办公室档案的管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本档案借阅制度。2.适用范围本制度适用于区委办公室各科室及因工作需要借阅档案的外单位人员。3.档案定义本制度所指档案是区委办公室在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、借阅权限1.内部借阅区委办公室各科室因工作需要借阅本科室形成的档案，由科室负责人批准后，到档案管理人员处办理借阅手续。借阅涉及多个科室的档案，需经相关科室负责人及办公室分管领导批准。2.外部借阅外单位因工作需要借阅区委办公室档案，须持有单位正式介绍信，注明借阅目的、内容、期限等，经区委办公室分管领导批准后方可借阅。三、借阅流程1.申请借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。内部借阅由科室负责人签字，外部借阅由申请单位加盖公章，并经区委办公室分管领导签字批准。2.登记档案管理人员收到《档案借阅申请表》后，对借阅申请进行审核。审核通过后，按照申请表内容进行档案借阅登记，记录借阅人姓名、单位、借阅时间、档案名称及数量、预计归还日期等信息。3.借阅档案管理人员根据登记情况，为借阅人提供相应的档案。借阅人应对所借档案妥善保管，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换、损坏。4.归还借阅人应在规定的归还日期前归还所借档案。归还时，档案管理人员要对档案进行认真核对，检查档案是否完整无损，如有破损、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。经核对无误后，办理档案归还注销手续。四、借阅期限1.短期借阅一般档案的短期借阅期限为[X]个工作日。如有特殊情况需要延期，借阅人应提前向档案管理人员说明原因，并办理延期手续，延期最长不超过[X]个工作日。2.长期借阅因工作需要长期借阅档案的，需经区委办公室主要领导批准，借阅期限根据实际工作需要确定，但最长不超过[X]个月。长期借阅期间，借阅人应定期向档案管理人员反馈档案使用情况。五、借阅要求1.遵守保密规定借阅人应对所借档案内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。严禁将档案转借他人或在公共场所查阅档案。涉及国家机密的档案，必须严格按照国家保密法律法规的要求进行管理和使用。2.爱护档案原件借阅人不得在档案原件上进行任何形式的标记、批注、裁剪、折叠等操作。如需对档案内容进行摘录、复制，应事先征得档案管理人员同意，并在规定的范围内进行。摘录、复制的档案材料应注明出处，并与原件核对无误后妥善保管。3.确保档案安全借阅人应妥善保管所借档案，防止档案丢失、损坏、污损等情况发生。借阅期间，如发现档案有损坏迹象，应及时向档案管理人员报告，并采取相应的补救措施。归还档案时，如发现档案损坏，借阅人应负责修复或赔偿。4.按时归还档案借阅人应严格按照规定的借阅期限归还档案。如因特殊原因不能按时归还，应提前办理延期手续。逾期不还的，档案管理人员有权收回档案，并视情节轻重给予相应处理。六、特殊档案借阅规定1.机密档案机密档案的借阅必须经区委办公室主要领导批准，并严格按照国家保密规定进行操作。借阅人需签订保密协议，明确保密责任和义务。借阅过程中，应在指定的保密场所进行，并有专人陪同。2.重要历史档案重要历史档案的借阅要经过严格的审批程序，除区委办公室主要领导批准外，还需报上级档案管理部门备案。借阅人在使用过程中，不得擅自对档案进行整理、编目、公布等操作，如需利用档案进行研究、编史修志等工作，应事先向档案管理人员提交详细的工作计划和成果使用方案，经审核同意后方可进行。3.电子档案电子档案的借阅需使用专门的存储设备，并在档案管理人员的监督下进行操作。借阅人不得擅自更改电子档案的内容和格式，归还时应确保存储设备完好无损，电子档案数据完整。如需对电子档案进行复制，应按照档案管理人员的要求进行，复制件应注明与原件核对无误，并妥善保管。七、档案查阅规定1.查阅范围因工作需要查阅档案的人员，可在档案管理人员指定的地点进行查阅。查阅范围仅限于已开放的档案，涉及未开放档案的查阅，需按照相关规定办理审批手续。2.查阅方式查阅档案时，查阅人应在档案管理人员的指导下进行，不得自行翻阅档案。如需摘录、复制档案内容，应按照本制度第五条第2款的规定办理。3.查阅记录档案管理人员应对查阅档案的人员、时间、内容等进行详细记录，查阅记录应保存[X]年。查阅记录包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称及内容、查阅目的等信息。八、监督与检查1.定期检查档案管理人员应定期对借阅档案进行检查，检查内容包括档案的归还情况、保管状况、使用记录等。发现问题及时向办公室领导报告，并采取相应措施进行处理。2.不定期抽查区委办公室将不定期对档案借阅情况进行抽查，重点检查借阅手续是否齐全、档案保管是否安全、借阅期限是否合规等。对违反本制度的行为，将视情节轻重给予批评教育、责令改正、通报批评等处理；情节严重的，将依法依规追究相关人员的责任。九、责任追究1.借阅人责任借阅人如有违反本制度规定的行为，如泄露档案机密、损坏档案原件、逾期不还档案等，应承担相应的责任。根据情节轻重，给予批评教育、责令赔偿损失、取消借阅资格等处理；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。2.档案管理人员责任档案管理人员在档案借阅管理工作中，如因工作失误、失职导致档案丢失、损坏、泄露