乡镇扶贫档案室管理制度

PAGE乡镇扶贫档案室管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇扶贫档案室管理，确保扶贫档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在扶贫工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇范围内扶贫工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：扶贫档案由乡镇扶贫档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映扶贫工作实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理扶贫工作各环节形成的档案，确保档案资料齐全。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本乡镇扶贫档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计和利用本乡镇扶贫工作中形成的各类档案。3.指导和监督本乡镇各部门、各村（社区）扶贫档案的收集、整理和归档工作。4.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门扶贫工作中形成档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案室。2.严格按照档案管理要求，规范本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案质量。3.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。4.积极为档案利用者提供服务，做好档案查阅、借阅登记等工作。5.参与档案鉴定、销毁等工作。三、档案收集（一）收集范围1.扶贫项目申报、审批、实施、验收等过程中形成的文件材料，包括项目申请书、可行性研究报告、实施方案、资金拨付凭证、验收报告等。2.贫困对象识别、帮扶、退出等环节形成的档案，如贫困户申请书、家庭情况调查表、帮扶计划、帮扶记录、脱贫验收表等。3.扶贫资金管理方面的档案，包括资金预算、分配方案、使用情况报告、审计报告等。4.扶贫工作中召开的各类会议记录、纪要、简报等文件材料。5.扶贫工作中形成的统计报表、工作总结、调研报告等。6.其他与扶贫工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各村（社区）应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.档案形成部门应在工作结束后及时将档案材料整理归档，不得积压。3.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁。四、档案整理（一）分类标准1.项目档案：按照扶贫项目类别进行分类，如产业扶贫项目、教育扶贫项目、健康扶贫项目等。2.贫困对象档案：以贫困户为单位，按照档案形成时间顺序进行分类整理。3.资金档案：按照资金来源、用途等进行分类。4.综合档案：包括会议文件、统计报表、工作总结等。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.对每份文件材料进行编号、编目，编制目录清单。3.按照分类标准，将档案材料进行装订、装盒，在盒脊上标明档案类别、年度、保管期限等信息。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的扶贫档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等。（二）保管期限1.扶贫项目档案保管期限为项目结束后[X]年。2.贫困对象档案保管期限为该贫困户脱贫后[X]年。3.扶贫资金档案保管期限按照国家有关财务档案保管规定执行。4.综合档案保管期限根据文件性质和重要程度确定，一般为[X]年至永久。（三）档案整理1.定期对档案进行整理，对破损、褪色的档案进行修复或复制。2.对电子档案进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。六、档案利用（一）利用范围1.本乡镇内部各部门因工作需要查阅扶贫档案。2.上级部门检查、审计扶贫工作时查阅档案。3.司法机关因办案需要查阅相关扶贫档案。4.其他经批准的合法利用需求。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅档案时，查阅人员应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印、拍照等，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，严禁擅自拆卷、抽页。（三）借阅手续1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经部门负责人和档案室负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得私自复制、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案室。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、业务骨干等组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定报告。2.将鉴定报告报乡镇分管领导审批。3.经批准后，由档案室会同相关部门共同实施销毁，并在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设建设要求1.建立扶贫档案信息化管理系统，将档案目录和重要档案信息录入系统，实现档案信息的数字化存储和检索。2.配备必要的计算机、服务器、存储设备等信息化设备，确保档案信息化管理工作的正常开展。（二）数据录入与维护1.安排专人负责档案信息化数据的录入工作，确保数据准确、完整。2.定期对档案信息化系统进行维护和更新，保证系统的安全稳定运行。（三）信息安全1.采取有效的信息安全防护措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。2.对档案信息化系统的用户进行权限管理，严格控制用户的访问权限。九、监督与检查（一）监督机制建立健全档案管理监督机制，定期对各部门、各村（社区）档案管理工作进行检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3