辽宁人事档案数字化制度

PAGE辽宁人事档案数字化制度一、总则（一）目的为了加强辽宁地区人事档案管理，提高人事档案管理的效率和质量，实现人事档案信息资源的有效利用，特制定本数字化制度。本制度旨在规范人事档案数字化工作流程，确保人事档案数字化过程的准确性、完整性和安全性，为辽宁地区各单位的人才管理、决策支持等提供坚实的数据基础。（二）适用范围本制度适用于辽宁地区各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织的人事档案数字化工作。涵盖了从入职到离职全过程中形成的各类人事档案材料，包括但不限于履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、任免材料等。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案数字化过程应确保档案内容真实准确，不得篡改、伪造档案信息。2.完整性原则：全面、完整地对人事档案进行数字化处理，确保所有有价值的档案材料都能被准确录入和存储。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对人事档案数字化过程中的信息进行保密管理，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行人事档案数字化操作，保证数字化档案的格式、内容等符合要求，便于管理和利用。5.安全性原则：采取有效的安全措施，保障人事档案数字化系统的稳定运行，防止数据丢失、损坏或被非法访问。二、档案数字化流程（一）档案收集与整理1.收集：各单位应按照档案管理规定，定期收集各类人事档案材料，确保档案材料的及时、完整。收集过程中要注意核对材料的真实性和完整性，对不符合要求的材料及时进行补充或更正。2.整理：对收集到的人事档案进行分类整理，按照档案材料的形成时间、内容性质等进行排序。去除重复、无效的材料，对破损、褪色的材料进行修复或复制。同时，编写档案目录，明确每份档案材料的名称、日期、页码等信息，为数字化录入做好准备。（二）数字化录入1.扫描设备选择：根据档案材料的类型和数量，选择合适的扫描设备。扫描设备应具备高分辨率、色彩还原准确、扫描速度快等特点，以确保扫描图像清晰、完整。2.扫描参数设置：根据档案材料的纸张质量、颜色等不同情况，设置合理的扫描参数。一般来说，扫描分辨率应不低于300dpi，色彩模式为24位真彩色，以保证扫描图像能够清晰呈现档案内容细节。对于重要的文字材料，可适当提高分辨率。3.录入人员培训：对参与数字化录入的人员进行专业培训，使其熟悉人事档案管理的相关规定和数字化录入的操作流程。培训内容包括档案材料的识别、录入软件的使用、数据准确性的检查等。录入人员应具备较强的责任心和细心程度，确保录入数据的准确无误。4.录入操作：按照档案目录顺序，将扫描后的图像文件逐一录入数字化系统。录入过程中要认真核对图像内容与原始档案材料一致，确保录入信息准确。对于文字材料，应采用全文录入的方式；对于图表、照片等非文字材料，应在系统中进行相应的标注和说明。（三）图像处理与存储1.图像质量检查：对录入后的图像进行质量检查，检查内容包括图像清晰度、完整性、色彩准确性等。对于不符合要求的图像，及时进行重新扫描或调整处理，确保图像质量符合标准。2.图像处理：对图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，以提高图像的可读性。对于一些模糊不清或有污渍的图像，可采用图像处理软件进行修复；对于裁剪不齐或倾斜的图像，进行适当调整，保证图像的整齐规范。3.存储格式选择：选择合适的图像存储格式，一般采用常用的JPEG或TIFF格式。JPEG格式适用于一般性图像存储，具有较高的压缩比，可节省存储空间；TIFF格式则具有更好的图像质量和兼容性，适用于对图像质量要求较高的情况。存储时应按照一定的命名规则进行命名，以便于查找和管理。4.存储介质与方式：将处理后的图像数据存储在安全可靠的存储介质上，如磁盘阵列、磁带库等。同时，采用异地备份等方式，防止数据因自然灾害、硬件故障等原因丢失。存储设备应定期进行维护和检查。（四）数据挂接与审核1.数据挂接：将数字化后的档案图像数据与对应的档案目录信息进行挂接，建立起准确的索引关系。通过系统中的索引功能，能够快速准确地查询到所需的档案图像。2.审核流程：建立严格的数据审核流程，对数字化后的档案数据进行审核。审核人员应认真核对录入数据与原始档案材料的一致性，检查图像质量、录入信息的准确性等。审核过程中发现问题及时反馈给录入人员进行修改，确保审核通过的数据准确无误。审核通过后的数据方可正式进入档案数字化管理系统。三、数字化档案管理与利用（一）档案管理系统建设1.系统功能需求：建设一套功能完善的人事档案数字化管理系统，系统应具备档案录入、存储、查询、统计、借阅、权限管理等功能。能够满足不同用户对人事档案信息的多样化需求，为档案管理工作提供便捷高效的支持。2.系统架构设计：采用先进的系统架构设计理念，确保系统的稳定性、安全性和扩展性。系统架构应包括数据库服务器、应用服务器、存储服务器等多个层次，通过合理的网络拓扑结构实现各服务器之间的高效通信和数据传输。3.系统安全防护：加强人事档案数字化管理系统的安全防护措施，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部非法网络攻击。对系统用户进行严格的身份认证和权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作相关档案数据。定期对系统进行安全漏洞扫描和修复，保障系统的安全稳定运行。（二）档案利用与服务1.查询服务：为单位内部人员提供便捷的档案查询服务，通过数字化管理系统，用户可根据档案编号、姓名、日期等多种条件进行快速查询。查询结果以清晰的图像形式展示，方便用户查看档案内容。同时，应建立查询记录日志，对查询操作进行记录和审计。2.借阅服务：规范档案借阅流程，严格控制档案借阅范围和期限。借阅人需填写借阅申请表，经相关部门负责人审批后，方可借阅档案。借阅过程中应做好登记手续，明确借阅人、借阅时间、归还时间等信息。借阅期满后，借阅人应及时归还档案，确保档案的安全完整流转。3.统计分析服务：利用数字化管理系统提供的统计分析功能，对人事档案数据进行多角度分析。例如，可统计不同年龄段、学历层次、岗位类别的人员数量分布情况；分析各类培训的参与人数、培训效果等。通过统计分析结果，为单位的人才规划、培训决策等提供数据支持。四、人员与设备管理（一）人员管理1.人员配备：根据人事档案数字化工作的实际需求，合理配备专业人员。包括档案整理人员、数字化录入人员、审核人员、系统管理人员等。各岗位人员应具备相应的专业知识和技能，确保工作的顺利开展。2.人员培训：定期组织人员培训，不断提高人员的业务水平和综合素质。培训内容包括档案管理法律法规、数字化技术、系统操作等方面。鼓励人员参加相关的职业资格考试和学术交流活动，提升专业能力。3.人员考核：建立科学合理的人员考核机制，对参与人事档案数字化工作的人员进行定期考核。考核内容包括工作质量、工作效率、工作态度等方面。根据考核结果进行奖惩，激励人员积极工作，提高工作质量和效率。（二）设备管理1.设备采购：根据档案数字化工作的需要，采购先进、适用的扫描设备、存储设备、计算机等硬件设备。在设备采购过程中，要严格按照相关规定进行招标采购，确保设备的质量和性能符合要求。2.设备维护：建立设备维护管理制度，定期对设备进行维护保养。安排专业技术人员负责设备的日常巡检、故障排除等工作，确保设备的正常运行。对设备的维修、更换等情况进行详细记录，建立设备档案。3.设备更新：随着档案数字化技术的不断发展和工作需求的变化，适时对设备进行更新升级。及时淘汰老化、性能落后的设备，引进新技术、新设备，提高档案数字化工作的效率和质量。五、安全与保密管理（一）安全管理1.网络安全：加强人事档案数字化工作中的网络安全管理，采取防火墙策略、入侵检测、加密传输等措施，防止外部非法网络入侵和数据泄露。定期对网络系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。2.数据安全：建立完善的数据备份与恢复机制，定期对数字化档案数据进行备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。同时，采用数据加密技术对重要数据进行加密存储，确保数据在传输和存储过程中的安全性。3.系统安全：对人事档案数字化管理系统进行安全加固，设置用户权限管理、访问控制、审计日志等功能。严格限制系统用户的操作权限，对系统操作进行全程记录和审计，以便及时发现和处理异常操作。定期对系统进行安全漏洞扫描和修复，确保系统的安全稳定运行。（二）保密管理1.保密制度建设：制定严格的人事档案数字化保密制度，明确保密责任和保密措施。对参与档案数字化工作的人员进行保密教育和培训，签订保密协议，增强人员的保密意识。2.保密措施落实：在档案数字化工作场所设置必要的保密设施，如门禁系统、监控设备等。对档案数字化处理过程中的各个环节进行严格保密管理，限制无关人员进入工作区域。对涉及档案数字化的计算机、存储设备等进行专人管理，设置密码保护，防止信息泄露。3.保密监督检查：定期对人事档案数字化工作中的保密制度执行情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。对违反保密制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。六、监督与检查（一）监督机制1.内部监督：建立单位内部的人事档案数字化工作监督机制，由档案管理部门负责对数字化工作的全过程进行监督检查。定期对档案数字化工作的质量、进度、安全保密等情况进行检查，及时发现问题并督促整改。2.外部监督：积极接受上级主管部门、档案管理部门等的外部监督检查。按照要求及时提供相关资料和数据，配合外部监督检查工作的开展。对外部监督检查提出的意见和建议，认真进行整改落实。（二）检查内容与方式1.检查内容：检查内容包括档案数字化工作流程的执行情况、档案数字化质量、系统运行情况、安全保密措施落实情况等。重点检查档案材料的收集整理是否完整准确、数字化录入是否规范、图像质量是否达标、系统功能是否正常、安全保密制度是否执行到位等。2.检查方式：采用定期检查与不定期抽查相结合的方式进行监督检查。定期检查可按照季度或年度进行全面检查；不定期抽查则根据工作实际情况，对部分环节或重点岗位进行抽查。检查过程中可通过查阅档案资料、查看系统记录、实地查看工作现场等方式进行。（三）问题整改与反馈1.问题整改：对监督检查中发现的问题，要及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。整改责任部门要认真制定整改措施，按时完成整改任务。整改完成后，要提交整改报告，确保问题得到彻底解决。2.反馈机制：建立监督检查结果反馈机制，及时将监督检查情况反馈给相关部门和人员。对存在的