办公室文书档案查阅制度

PAGE办公室文书档案查阅制度一、总则（一）目的为了加强公司办公室文书档案的管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及办公室文书档案查阅的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅活动必须严格遵守国家法律法规以及公司的各项规章制度。2.安全保密原则：确保档案在查阅过程中的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。同时，对涉及公司机密的档案要严格保密。3.服务工作原则：以服务公司各项工作为出发点，为员工提供必要的档案查阅支持，促进工作的顺利开展。二、档案查阅范围（一）文书档案分类1.行政管理类：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.业务管理类：涉及公司各业务部门的业务流程文件、合同协议、市场调研报告等。3.人事管理类：员工档案、考勤记录、培训资料、绩效考核文件等。4.财务管理类：财务报表、预算文件、审计报告等。（二）具体查阅内容1.员工因工作需要，可查阅与本人工作职责相关的档案资料，如业务流程文件、项目资料等，以获取工作所需的信息和参考依据。2.部门负责人在履行管理职责时，可查阅本部门及相关部门的行政管理、业务管理等方面的档案，以便进行工作指导、决策制定和监督检查。3.公司内部审计、纪检等部门在开展工作时，可根据工作需要查阅相关档案资料，以确保公司运营的合规性。4.外部单位因合作、审计等正当理由，经公司批准后，可查阅相关档案，但必须严格遵守公司的保密规定。三、查阅流程（一）提出申请1.员工如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、文号、查阅目的、查阅时间等信息。2.申请表需经所在部门负责人签字批准，对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，还需报公司分管领导审批。（二）档案管理部门审核1.档案管理部门收到查阅申请后，对申请内容进行审核，核实查阅目的的合理性和必要性。2.对于符合查阅条件的申请，档案管理部门确定档案的存放位置，并安排专人负责查找和提供档案。3.如申请查阅的档案涉及多个部门或存在其他复杂情况，档案管理部门应及时与相关部门沟通协调，确保查阅工作的顺利进行。（三）查阅档案1.申请人凭批准后的《档案查阅申请表》到档案管理部门指定地点查阅档案。2.档案管理人员应在申请人查阅前，对档案进行必要的检查和核对，确保档案的完整性和准确性。3.查阅过程中，申请人应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。如需复印、拍照等，应事先征得档案管理部门的同意，并按照规定的程序进行操作。4.档案管理人员应根据申请人的查阅需求，提供必要的协助和指导，确保申请人能够正确查阅档案。（四）归还档案1.查阅完毕后，申请人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案完整无缺。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，档案管理人员应及时查明原因，并报告档案管理部门负责人。同时，要求申请人承担相应的责任。四、档案查阅权限（一）普通员工查阅权限普通员工可查阅与本人工作职责直接相关的一般性档案资料，如业务流程文件、日常工作记录等。对于涉及公司机密、重要决策等敏感信息的档案，未经批准不得查阅。（二）部门负责人查阅权限部门负责人可查阅本部门及相关部门的行政管理、业务管理等方面的档案资料，包括工作计划与总结、项目进展情况、员工绩效评估等。有权对本部门档案的查阅情况进行监督和管理。（三）公司领导查阅权限公司领导可根据工作需要查阅公司各类档案资料，全面了解公司的运营情况和工作进展。对涉及公司发展战略、重大决策等重要档案的查阅，应进行严格的登记和审批。（四）特殊情况查阅权限1.因工作需要，公司内部审计、纪检等部门在履行职责时，有权查阅相关档案资料，但应遵循必要的审批程序，并对查阅情况进行记录。2.外部单位因合作、审计等正当理由，经公司总经理批准后，可查阅相关档案资料。查阅过程中，公司应安排专人陪同，并对查阅范围和查阅方式进行严格限制。五、档案查阅登记与记录（一）查阅登记1.档案管理部门应建立《档案查阅登记簿》，对每一次档案查阅申请进行详细登记。登记内容包括查阅申请人姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称、查阅目的、批准人等信息。2.查阅登记应及时、准确、完整，确保查阅活动可追溯。（二）查阅记录1.档案管理人员应对申请人的查阅过程进行记录，包括查阅档案的起止时间、查阅内容、查阅方式（如复印、拍照等）等。2.查阅记录应与查阅登记信息相互印证，并存档保存，以备后续查询和审计。六、档案安全与保密措施（一）档案保管环境安全1.档案管理部门应确保档案存放场所的安全，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.定期对档案保管环境进行检查和维护，确保档案存放条件符合要求。（二）查阅过程中的保密要求1.档案管理人员在提供档案查阅服务时，应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露档案内容。2.申请人在查阅档案过程中，应妥善保管档案资料，不得将档案带出规定的查阅场所。如需临时借阅，应按照借阅制度办理相关手续。3.对于涉及公司机密的档案，查阅过程中应采取必要的保密措施，如限制查阅人数、使用专用设备进行复印和拍照等。（三）档案信息的保密责任1.公司全体员工均有保守档案信息秘密的义务，不得擅自传播、泄露档案内容。2.如因工作需要对外提供档案信息复制件或摘录件，必须经过严格的审批程序，并注明出处和保密要求。3.对于违反档案安全与保密规定的行为，公司将依法依规追究相关人员的责任。七、档案查阅监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门应定期对档案查阅情况进行自查，检查查阅登记、查阅记录是否完整准确，档案安全与保密措施是否落实到位。2.对发现的问题及时进行整改，并将自查情况报告公司分管领导。（二）审计监督1.公司内部审计部门应定期对档案查阅制度的执行情况进行审计，检查档案查阅活动是否符合规定的流程和权限。2.审计过程中发现的违规行为，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（三）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部单位的监督检查，积极配合提供相关档案查阅资料和情况说明。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，公司应认真研究，及时整改，不断完善档案查阅制度。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅档案。2.查阅档案过程中违反安全保密规定，如泄露档案内容、擅自涂改或抽取档案材料等。3.未按规定进行查阅登记和记录。4.将档案带出规定查阅场所或转借他人。5.其他违反档案查阅制度的行为。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，如未按规定进行查阅登记等，档案管理部门应及时提醒相关人员进行纠正，并给予批评教育。2.对于情节较重的违规行为，如擅自泄露档案机密等，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理，并依法追究相关人员的法律责任。