局档案工作各项规章制度

PAGE局档案工作各项规章制度一、总则（一）目的为加强本局档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为各项工作提供有力支持，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本局各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本局档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案工作。3.服务大局原则：档案工作要紧密围绕本局中心工作，为各项业务提供及时、有效的档案服务。4.安全保密原则：加强档案安全保护，确保档案信息不泄露、不丢失，维护档案的机密性和安全性。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门本局设立专门的档案管理部门，负责全局档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和具体实施。（二）档案管理人员职责1.档案管理部门负责人职责全面负责本局档案工作，制定档案工作计划和规章制度，并组织实施。协调各部门之间的档案工作关系，确保档案工作顺利开展。组织档案业务培训和考核，提高档案管理人员的业务水平。定期对档案工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案的规范化管理。做好档案的保管工作，维护档案的安全和完整，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和统计工作。积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案利用效率。参与档案鉴定、销毁等工作，确保档案的真实性和有效性。三、档案的收集与整理（一）收集范围本局在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等各种形式的材料，均属收集范围。具体包括：1.行政管理类：本局制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、大事记等。2.业务工作类：本局在履行职能过程中形成的各类业务文件、统计报表、项目资料、技术文件等。3.人事管理类：本局工作人员的任免、考核、奖惩、工资福利、培训等文件材料。4.财务管理类：本局的财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿等。5.基本建设类：本局基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等文件材料。6.声像档案类：本局在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像材料。7.电子档案类：本局在办公自动化过程中形成的电子文件、数据等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的档案材料移交档案管理部门。2.档案材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签署完备，符合档案整理要求。3.对重要的、具有长期保存价值的档案材料，应进行备份或复制，确保档案的安全性。（三）整理方法1.分类：档案管理部门按照档案的形成领域、内容性质等因素，将档案分为行政管理、业务工作、人事管理、财务管理、基本建设、声像档案、电子档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所本局设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度适宜。（二）保管措施1.档案上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.定期检查：档案管理人员定期对档案进行检查，重点检查档案的保管状况、完整性、准确性等，发现问题及时处理。3.安全防护：加强档案库房的安全防护，安装监控设备，配备消防器材，制定安全管理制度，确保档案库房的安全。4.数字化备份：对重要的档案进行数字化备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，确保数字化档案的可用性。（三）档案鉴定与销毁1.鉴定原则：档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光、效益原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定组织：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。3.鉴定方法：根据档案的形成时间、内容性质、保管期限等因素，对档案进行综合分析和评估，确定档案的保管价值。4.销毁程序：对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。五、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局档案。外单位因工作需要查阅本局档案的，须经本局档案管理部门负责人批准，并按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。2.借阅：利用者因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案资料的，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序进行复制。复制费用由利用者承担。（三）利用登记与统计档案管理人员应建立档案利用登记制度，对利用者的姓名、单位、利用时间、利用内容、利用方式等信息进行详细记录。同时，定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进本局档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化管理措施1.档案数字化：对本局重要的纸质档案进行数字化处理，建立数字化档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。2.档案管理系统：建立档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理，提高档案管理的规范化和科学化水平。3.数据安全管理：加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，确保档案信息的安全可靠。（三）信息化培训与维护1.培训：定期组织档案管理人员参加信息化培训，提高其信息化操作技能和业务水平。2.维护：安排专人负责档案信息化系统的维护和管理，及时处理系统故障和数据问题，确保系统的正常运行。七、监督与考核（一）监督检查本局档案管理部门定期对各部门的档案工作进行监督检查，重点检查档案的收集、整理、保管、利用等工作情况，发现问题及时督促整改。（二）考核评价建立档案工作考核评价制度，