合作社生产记录档案制度

PAGE合作社生产记录档案制度一、总则（一）目的为加强本合作社生产管理，规范生产记录行为，确保生产过程可追溯，提高产品质量和安全性，依据相关法律法规及行业标准，特制定本生产记录档案制度。（二）适用范围本制度适用于本合作社所有生产活动及相关记录档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：生产记录应如实反映生产过程中的各项活动和数据，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖生产全过程，包括但不限于生产计划、投入品使用、生产操作、质量检验等环节的记录。3.准确性原则：记录内容应准确无误，数据应清晰、可辨。4.及时性原则：各项生产记录应在规定时间内及时填写，不得拖延。5.保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密等重要信息的记录档案，应严格保密。二、生产记录档案的内容及要求（一）生产计划记录1.年度生产计划明确本年度各类产品的生产品种、数量、生产周期等。详细说明生产所需的原材料、设备、人力等资源配置。记录制定计划的依据和相关市场调研情况。2.月度生产计划根据年度生产计划分解制定月度生产任务。具体到各生产批次的产品规格、数量、生产日期等。对可能影响生产计划执行的因素进行预估及应对措施。（二）投入品使用记录1.种子、种苗记录记录种子、种苗的品种、来源、数量、购买日期等信息。注明种子、种苗的质量检验情况及使用前的处理方式。2.肥料使用记录详细记录肥料的种类、品牌、施用量、施用时间、施用方法等。对于自制肥料，记录其原料组成、制作过程等。3.农药使用记录记录农药的名称、剂型、剂量、使用日期、防治对象等。严格按照农药安全使用规定记录使用人员、防护措施等。4.兽药使用记录（如有涉及）记录兽药的名称、规格、用量、使用时间、用药动物等。遵守兽药休药期规定，并做好相关记录。5.其他投入品记录如饲料、添加剂等，记录其名称、来源、使用量、使用时间等。（三）生产操作记录1.种植生产操作记录耕地、播种、育苗、移栽、田间管理（包括中耕除草、追肥、灌溉等）等环节的具体操作时间、操作人员、操作方法等。记录农作物生长过程中的病虫害发生情况及防治措施。2.养殖生产操作记录畜禽的引种、转栏、饲养密度、饲料投喂量、饮水情况等。养殖环境的温度、湿度、通风等参数记录。畜禽疫病防治情况，包括疫苗接种、发病治疗情况等。3.加工生产操作记录原料验收记录，包括原料的品种、数量、质量状况等。加工过程中的工艺流程、设备运行参数、操作时间、操作人员等。各工序的质量检验情况及不合格品处理记录。（四）质量检验记录1.原材料检验记录：对采购的各类投入品进行质量检验，记录检验项目、检验标准、检验结果、检验日期、检验人员等。2.生产过程检验记录半成品检验记录，包括检验项目、标准、结果、检验时间、检验人员等。成品检验记录，详细记录产品的感官指标、理化指标、微生物指标等检验结果，以及判定结论。3.出厂检验记录：每批产品出厂前的最终检验记录，包括产品名称、规格、数量、检验项目、检验结果、检验报告编号、出厂日期等。（五）设备运行与维护记录1.设备运行记录记录生产设备的开机时间、关机时间运行时长、运行参数（如温度、压力、转速等）。设备运行过程中的故障情况及处理记录。2.设备维护记录定期维护计划的执行情况，包括维护时间、维护内容、维护人员等。设备维修记录，记录维修时间、维修原因、维修更换的零部件等。（六）人员培训记录1.培训计划：记录年度、月度人员培训计划，包括培训目标、培训对象、培训内容、培训时间安排等。2.培训实施记录：每次培训的实际开展情况，如培训教师、培训方式、培训地点、参与人员等。3.培训考核记录：对培训人员进行考核的结果记录，包括考核方式、考核成绩、补考情况等。（七）销售记录1.产品销售记录记录产品的销售日期、销售对象、销售数量、销售价格、销售方式等。客户反馈信息记录，包括客户对产品质量、包装、服务等方面的意见和建议。2.销售合同记录：保存与客户签订的销售合同，包括合同编号、签订日期、产品规格、数量、价格、交货方式、付款方式等条款。三、生产记录档案的管理流程（一）记录填写1.各岗位操作人员应按照规定的格式和内容，及时、准确地填写生产记录。2.记录应使用钢笔、中性笔或电脑打印，不得使用铅笔或易褪色的笔书写。3.如出现填写错误，应在错误处划双线更正，并由填写人签字确认。（二）记录收集1.每日生产结束后，各岗位操作人员应将当日的生产记录整理好，交至本部门负责人。2.部门负责人对本部门的生产记录进行初步审核，确保记录完整、准确后，于次日统一交至档案管理部门。（三）记录整理与归档1.档案管理部门收到生产记录后，按照类别、时间顺序进行整理。2.对整理好的记录进行编号，编制目录，以便于查找和管理。3.将生产记录档案分类存放于专用的档案柜或存储设备中，确保档案存放安全、有序。（四）记录查阅与借阅1.合作社内部人员因工作需要查阅生产记录档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.如需借阅生产记录档案，应填写借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经合作社负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换页张。借阅期满后，应及时归还档案。（五）记录保管期限1.生产记录档案的保管期限应根据相关法律法规及行业标准确定。一般情况下，年度生产计划、销售合同等重要记录档案应长期保存；其他生产记录档案的保管期限不少于[X]年。2.保管期限届满后，档案管理部门应按照规定的程序进行鉴定和销毁。销毁前，应编制销毁清单，经合作社负责人批准后，由专人负责销毁，并在销毁清单上签字确认。四、监督与考核（一）监督检查1.合作社设立专门的监督小组，定期对生产记录档案制度的执行情况进行监督检查。2.监督检查内容包括记录填写的完整性、准确性、及时性，记录档案的管理流程是否规范，查阅与借阅手续是否齐全等。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门和人员限期整改。（二）考核评价1.将生产记录档案制度的执行情况纳入员工绩效考核体系。2.对严格按照制度执行，生产记录档案完整、准确、规范的部门和个人给予表彰和奖励。3.对违反制度规定，导致生产记录档案不完整、不准确或管理