卫生院科研档案管理制度

PAGE卫生院科研档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院科研档案的管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科研档案在卫生院科研工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院开展的各类科研项目所形成的档案管理，包括科研项目立项、研究过程、结题验收等各个阶段产生的文件材料。（三）管理原则1.集中统一管理原则科研档案由卫生院指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则科研档案应如实反映科研活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则全面收集科研项目各个阶段产生的各类文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科研档案，严格按照保密规定进行管理。二、科研档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善科研档案管理制度，指导和监督各部门科研档案的收集、整理、归档工作。2.集中统一管理全院科研档案，建立科研档案数据库，对科研档案进行分类、编号、存储和检索。3.定期对科研档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。4.按照规定向有关部门和单位提供科研档案的查阅、借阅服务。5.组织开展科研档案的编研工作，开发档案信息资源，为科研工作提供参考。（二）项目负责人职责1.负责本项目科研档案的收集、整理和初步归档工作，确保项目档案的完整、准确。2.在项目研究过程中，及时将产生的各类文件材料移交档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好项目档案的整理、编目和数字化工作。4.对项目档案的真实性、完整性负责。（三）相关部门职责1.科研管理部门负责审核科研项目申报材料，监督科研项目实施过程，协助档案管理部门做好科研档案的管理工作。2.财务部门负责提供科研项目经费使用情况的相关资料，配合档案管理部门做好科研经费档案的管理工作。3.人事部门负责提供科研人员相关信息，协助档案管理部门做好科研人员业绩档案的管理工作。三、科研档案的收集与整理（一）收集范围1.科研项目立项阶段包括项目申请书、可行性研究报告、项目论证材料、立项批复文件等。2.研究过程阶段（1）实验记录、测试报告、观察笔记、调查资料等。（2）科研项目实施过程中形成的各类合同、协议，如合作研究协议、技术转让合同等。（3）科研项目经费预算、决算报告，经费使用凭证等。（4）科研项目参加人员名单、分工及变动情况。（5）科研项目进展情况报告、阶段总结、中期检查报告等。3.结题验收阶段（1）项目结题报告、验收申请、验收意见、验收证书等。（2）科研成果鉴定材料，如成果鉴定申请书、鉴定意见、鉴定证书等。（3）科研成果推广应用材料，如推广应用方案、应用效果报告等。（4）科研项目获奖材料，如获奖证书、奖励文件等。（二）收集要求1.项目负责人应按照科研项目实施进度，及时收集本项目产生的各类文件材料，并进行分类整理。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应采用通用格式进行存储，并确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类按照科研项目的类别、性质、时间等因素进行分类，可分为基础研究、应用研究、开发研究等类别。2.编号对每一份科研档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和检索。3.编目编制科研档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。4.装订对纸质文件材料进行装订，保持文件的整齐和牢固。四、科研档案的归档与保管（一）归档程序1.项目负责人在科研项目结题后，应及时将整理好的科研档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的科研档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和系统性，对不符合要求的档案，退回项目负责人重新整理。3.审核合格的科研档案，由档案管理部门进行归档，并填写档案移交清单，双方签字确认。（二）保管期限1.科研档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。（1）永久保管的科研档案具有重要历史价值、科学价值或涉及国家重大利益的科研项目档案，如国家级科研项目档案、重大科研成果档案等。（2）长期保管的科研档案具有一定历史价值和科学价值的科研项目档案，保管期限一般为15年至50年。（3）短期保管的科研档案保存价值较低的科研项目档案，保管期限一般为5年至15年。2.档案管理部门应根据科研档案的内容和性质，确定其保管期限，并在档案目录中注明。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.对纸质档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份存储，定期进行数据维护，确保数据的安全和完整。4.档案管理人员应定期对科研档案进行检查和清点，发现问题及时处理。五、科研档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅科研档案的，应填写科研档案查阅申请表，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，批准后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案内容。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅科研档案的，应填写科研档案借阅申请表，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。六、科研档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科研档案，档案管理部门应严格按照保密规定进行管理，采取加密存储、限制访问等措施，确保档案信息的安全。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.查阅和借阅涉及保密内容的科研档案，应按照保密审批程序进行，查阅和借阅人员应签订保密协议。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等。2.定期对档案库房进行安全检查，及时消除安全隐患。3.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，防止发生安全事故。七、科研档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则档案管理部门应定期对科研档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次。2.全面审查原则对科研档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则成立科研档案鉴定小组，由档案管理部门、科研管理部门、相关专家等人员组成，对科研档案进行集体鉴定。（二）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的历史价值、科学价值和现实利用价值。3.档案的保管期限是否合理。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的科研档案，由档案管理部门填写科研档案销毁申请表，并附上鉴定小组的鉴定意见。2.科研档案销毁申请表经档案管理部门负责人、分管领