办公室整齐档案管理制度

PAGE办公室整齐档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为公司各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室及各部门在工作中形成的各类档案，包括但不限于文件、合同、报表、会议记录、信函、图纸等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司办公室负责对全公司档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导，确保档案管理的集中统一。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个阶段形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司员工提供便捷的档案查阅服务。二、档案管理职责（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.组织开展档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。6.为公司各部门提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。7.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至公司办公室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的及时归档和妥善保管。3.在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求进行规范整理，确保档案质量。4.配合公司办公室做好档案的清查、核对、鉴定、销毁等工作。5.根据工作需要，向公司办公室提出档案查阅、借阅申请，并按照规定办理相关手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。2.公司制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、报告、统计报表等。3.公司与外单位签订的合同、协议、意向书、招投标文件等。4.公司召开的各类会议的通知、议程、记录、纪要、决议等。5.公司内部的请示、报告、批复、函件、简报等文件材料。6.公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等。7.公司的财务报表、审计报告、税务资料等。8.公司的产品研发、生产、销售等业务活动中形成的文件材料，如产品图纸、技术资料、市场调研报告、销售合同等。9.公司获得的荣誉证书、奖励文件、资质证明等。10.其他与公司工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并移交至公司办公室。3.收集的档案材料应保持原始状态，不得随意涂改、损毁。4.对收集到的档案材料进行初步分类，便于后续整理工作。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品研发类、财务管理类、人力资源类、审计监察类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订，确保档案整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）保管方式1.档案应按照不同类别、保管期限分别存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜存放，确保档案排列有序。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。（三）安全管理1.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。2.加强对档案库房的安全检查，定期检查消防器材、温湿度设备等的运行情况，及时发现和排除安全隐患。3.做好档案的防盗工作，安装必要的防盗设施，如监控摄像头、门禁系统等。4.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，确保档案保管工作的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，确保对档案价值的准确判断。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由公司办公室负责人、各部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.综合分析：结合公司的发展规划、业务需求、工作重点等因素，对档案进行综合分析，确定档案的保管期限。3.征求意见：在鉴定过程中，广泛征求各部门意见，确保鉴定结果的科学性和合理性。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、公司发展规划、重要会议记录、重大合同协议、财务审计报告等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如一般性会议记录、年度工作计划、工作总结、业务合同等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如一般性文件、临时性报表、简报等。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，报公司领导审批。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司办公室办理查阅手续。2.公司办公室档案管理人员应根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上做好记录，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、归还日期等。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理人员指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和公司分管领导签字同意后，到公司办公室办理借阅手续。2.公司办公室档案管理人员应根据《档案借阅申请表》，为借阅人员提供相应的档案，并在档案借阅登记簿上做好记录，包括借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案名称、归还日期等。3.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向公司办公室提出申请，经批准后方可延长。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现问题应及时向借阅人员提出，并做好记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏、去黑边等操作，提高图像质量。3.按照档案分类编号规则，对数字化档案进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案的对应关系清晰明确。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的批量录入和单个录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、来源等信息。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案。3.借阅管理：记录档案的借阅申请、审批、借阅期限、归还情况等信息，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息。5.数据备份：定期对档案信息化管理系统的数据进行备份，