生产技术部档案管理制度

PAGE生产技术部档案管理制度一、总则（一）目的为加强生产技术部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在生产技术管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于生产技术部各科室、车间及相关人员在生产技术活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是生产技术部在生产工艺研发、技术改进、设备管理、质量控制等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则生产技术部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映生产技术活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集生产技术活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案分类与编号（一）档案分类1.生产工艺档案包括工艺流程图、操作规程、工艺参数记录等。2.技术研发档案涵盖研发项目立项报告、实验数据、技术成果报告等。3.设备管理档案有设备台账、设备维护保养记录、设备操作规程等。4.质量控制档案包含质量标准、检验报告、质量事故处理记录等。5.安全技术档案涉及安全操作规程、安全检查记录、安全事故报告等。6.其他档案如生产技术部的工作计划、总结、会议纪要等。（二）编号规则档案编号采用分类号+流水号的形式。分类号按照上述档案分类设置，流水号为每类档案的顺序编号。例如：生产工艺档案的编号为SCGY001，技术研发档案的编号为JYFD001等。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各科室、车间应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.对于生产技术活动中形成的各类文件、资料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等，均应纳入档案收集范围。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。（二）整理方法1.按照档案分类标准对收集到的档案进行分类。2.对每份档案进行编号，并编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。3.对纸质档案进行装订、编页，确保档案整齐、牢固。4.对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引，便于查找和利用。四、档案归档（一）归档时间1.一般档案应在形成后[X]个工作日内归档。2.重大项目档案、重要技术文件等应在项目结束或文件办理完毕后[X]个工作日内归档。（二）归档流程1.档案收集人员将整理好的档案移交档案管理人员。2.档案管理人员对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理归档手续。3.档案管理人员按照档案分类顺序将档案上架存放，并更新档案目录。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储于专用的存储设备中，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.声像档案应按照载体类型分别存放，并做好标识。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司重要的生产技术决策文件、长期保存的技术资料等。3.长期保管的档案期限为[X]年，主要包括生产工艺文件、设备档案等。4.短期保管的档案期限为[X]年，主要包括一般性的技术文件、临时记录等。（四）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、完整性等，发现问题及时处理。3.清查结果应形成报告，上报生产技术部领导。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部人员因工作需要可查阅、借阅档案。2.外部单位因业务往来需要查阅档案的，应按照公司相关规定办理审批手续。（二）利用流程1.查阅档案（1）内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。（2）外部单位查阅档案，应提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅内容等，经公司相关部门负责人审核，报公司领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。2.借阅档案（1）内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在科室负责人签字同意，生产技术部领导批准后，到档案管理人员处办理借阅手续。（2）借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（3）借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人员、利用内容、归还时间等，确保档案利用可追溯。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理人员应定期对保管期满的档案进行鉴定，提出鉴定意见。2.鉴定工作应由生产技术部领导、相关科室负责人及档案管理人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的保管期限及实际利用价值，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。（二）销毁流程1.经鉴定小组确定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经生产技术部领导批准后，由档案管理人员会同相关人员进行销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等，记录由监销人员签字确认后存档。八、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.查阅、借阅机密档案应在指定地点进行，并有专人陪同。4.对档案管理人员进行保密培训，提高保密意识。（二）保密责任1.档案管理人员对档案保密工作负有直接责任，如因工作失误导致档案泄露，应承担相应责任。2.利用档案的人员应严格遵守保密规定，不得擅自传播、泄露档案内容，否则应追究其责任。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立生产技术部档案管理信息系统，实现档案的电子化管理、在线查阅、借阅审批等功能，提高档案管理效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案和电子档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，包括数据备份、数据清理、系统升级等，保证系统的正常运行。（三）信息安全管理1.加强档案管理信息系统的安全