涉密档案数字化保密制度

PAGE涉密档案数字化保密制度一、总则（一）目的为规范公司涉密档案数字化过程中的保密管理，确保国家秘密和公司商业秘密的安全，防止信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及涉密档案数字化工作的部门、人员以及外包服务提供商。（三）基本原则1.严格保密原则：对涉密档案数字化过程中的各个环节进行严格保密管理，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.最小化原则：遵循最小化原则，仅将开展涉密档案数字化工作所需的人员、设备和场所限定在最小范围内，确保接触秘密信息的人员数量和范围最小化。3.全程监控原则：对涉密档案数字化的全过程进行监控，包括档案的收集、整理、扫描、存储、传输、使用和销毁等环节，确保每个环节都符合保密要求。4.可追溯原则：建立完善的记录和审计机制，对涉密档案数字化过程中的操作进行详细记录，以便在需要时能够追溯信息的流向和操作过程。二、保密职责（一）公司管理层职责1.批准涉密档案数字化保密制度，确保制度的有效实施。2.为涉密档案数字化工作提供必要的资源支持，包括人员、设备、资金等。3.定期审查涉密档案数字化工作的保密情况，对发现的问题及时进行决策和处理。（二）保密管理部门职责1.负责制定和完善涉密档案数字化保密制度，并监督制度的执行情况。2.组织开展保密宣传教育和培训工作，提高员工的保密意识和技能。3.对涉密档案数字化工作进行定期检查和不定期抽查，及时发现和纠正违规行为。4.负责处理涉密档案数字化过程中的泄密事件，向上级报告并采取相应的措施进行补救。（三）档案管理部门职责1.负责涉密档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整性和准确性。2.对拟进行数字化的涉密档案进行保密审查，确定数字化的范围和保密要求。3.参与涉密档案数字化过程中的质量控制和验收工作，确保数字化档案符合要求。（四）数字化实施部门职责1.按照保密制度和相关标准，负责涉密档案数字化的具体实施工作，包括扫描、图像处理、数据存储等。2.对数字化设备和存储介质进行管理，确保其安全性和保密性。3.对参与数字化工作的人员进行保密教育和培训，明确其保密职责。（五）其他部门职责1.在涉及涉密档案数字化工作时，配合档案管理部门和数字化实施部门做好相关工作，提供必要的支持和协助。2.对本部门员工进行保密教育，防止在工作中因疏忽导致涉密信息泄露。（六）员工保密职责1.严格遵守公司的保密制度，自觉履行保密义务。2.未经授权，不得私自复制、传播、泄露涉密档案数字化过程中的信息。3.在工作中妥善保管涉密档案和数字化设备，防止丢失和损坏。4.如发现涉密信息有泄露风险，应及时报告上级并采取措施进行防范。三、涉密档案数字化流程管理（一）档案收集与整理1.档案管理部门按照规定的范围收集涉密档案，对档案进行初步整理，确保档案的完整性和准确性。2.对收集到的涉密档案进行分类、编号，建立档案清单，详细记录档案的名称、数量、来源、保管期限等信息。（二）保密审查1.档案管理部门会同保密管理部门对拟进行数字化的涉密档案进行保密审查，根据档案的密级和保密要求，确定数字化的范围、方式和保密措施。2.对于涉及重要国家秘密或公司核心商业秘密的档案，应制定专门的数字化方案，并报公司管理层批准。（三）数字化实施1.数字化实施部门根据保密审查确定的方案，选择具备资质和保密条件的数字化服务提供商或自行组织实施数字化工作。2.在数字化过程中，严格按照操作规程进行操作，确保扫描图像清晰、完整，图像处理准确无误，数据存储安全可靠。3.对数字化过程中产生的中间数据和临时文件进行妥善管理，定期清理，防止数据泄露。（四）质量控制与验收1.数字化实施部门建立质量控制体系，对数字化档案的质量进行全程监控，确保数字化档案符合相关标准和要求。2.档案管理部门会同保密管理部门对数字化档案进行验收，验收内容包括图像质量、数据准确性、存储安全性等。3.在验收过程中，如发现问题应及时通知数字化实施部门进行整改，直至验收合格。（五）数据存储与管理1.验收合格的数字化档案应及时存储到符合保密要求的存储设备中，并进行备份。2.建立数据存储管理制度，对存储设备进行标识、分类、编号，明确存储位置和保管责任人。3.对存储设备的访问进行严格控制，只有经过授权的人员才能访问存储的数据。（六）数据传输与使用1.在数据传输过程中，应采取加密等安全措施，确保数据传输的安全性。2.对数字化档案的使用进行严格审批，明确使用目的、范围和期限，使用过程中应做好记录。3.未经授权，不得将数字化档案提供给外部单位或个人使用。（七）档案销毁1.对于不再需要保存的涉密档案数字化副本，应按照规定的程序进行销毁。2.在销毁过程中，应确保销毁彻底，防止信息残留。3.对销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、方式、数量等信息。四、保密措施（一）人员管理1.对参与涉密档案数字化工作的人员进行背景审查，确保其具备良好的政治素质和保密意识。2.与参与数字化工作的人员签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。3.定期对数字化工作人员进行保密培训，提高其保密技能和业务水平。（二）场所管理1.设立专门的涉密档案数字化工作场所，场所应具备完善的保密设施，如门禁系统、监控系统、防盗报警系统等。2.对工作场所进行分区管理，将涉密区域与非涉密区域分开，防止无关人员进入涉密区域。3.在工作场所显著位置张贴保密标识，提醒工作人员注意保密。（三）设备管理1.配备专门用于涉密档案数字化的设备，设备应符合保密要求，具备数据加密、访问控制等功能。2.对数字化设备进行定期维护和检查，确保设备的正常运行和数据安全。3.对设备的维修、报废等进行严格管理，防止设备中的涉密信息泄露。（四）存储介质管理1.采用符合保密要求的存储介质存储涉密档案数字化数据，存储介质应进行加密处理。2.对存储介质进行标识、分类、编号，明确存储介质的保管责任人。3.定期对存储介质进行检查和备份，防止存储介质损坏导致数据丢失。（五）网络管理1.在涉密档案数字化工作中涉及网络传输的，应采取安全可靠的网络传输方式，如加密传输、虚拟专用网络（VPN）等。2.对网络进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和信息泄露。3.对网络访问进行严格控制，只有经过授权的人员才能访问涉密网络。（六）保密监督与检查1.保密管理部门定期对涉密档案数字化工作进行保密监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.建立保密检查记录制度，对检查情况进行详细记录，发现违规行为及时进行处理。3.鼓励员工对发现的保密问题进行举报，对举报属实的给予奖励。五、保密教育与培训（一）教育与培训计划1.保密管理部门制定年度保密教育与培训计划，明确教育与培训的对象、内容、方式和时间安排。2.教育与培训计划应根据公司的业务发展和保密工作需要进行适时调整。（二）教育与培训内容1.国家保密法律法规和公司保密制度，提高员工的法律意识和制度执行力。2.涉密档案数字化工作的流程、规范和保密要求，使员工熟悉工作中的保密要点。3.保密技术和技能，如数据加密、访问控制、信息安全防护等，提高员工的保密技能水平。4.保密案例分析，通过实际案例让员工了解泄密的危害和后果，增强保密意识。（三）教育与培训方式1.定期组织保密专题讲座，邀请专家或公司内部人员进行授课。2.开展保密培训课程，通过线上或线下的方式进行系统培训。3.发放保密宣传资料，如手册、海报等，供员工自学。4.组织保密知识竞赛、演讲比赛等活动，以生动有趣的形式提高员工的保密积极性。（四）教育与培训效果评估1.建立保密教育与培训效果评估机制，通过考试、撰写心得体会、实际操作等方式对员工的学习效果进行评估。2.根据评估结果，对表现优秀的员工进行表彰和奖励，对未达到要求的员工进行补考或重新培训。六、保密监督与检查（一）监督检查机构与人员1.公司设立保密监督检查小组，由保密管理部门牵头，相关部门人员组成。2.保密监督检查小组负责对涉密档案数字化工作进行定期和不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.保密制度的执行情况，包括人员管理、场所管理、设备管理、存储介质管理、网络管理等方面。2.涉密档案数字化流程的合规性，如档案收集、整理、扫描、存储、传输、使用和销毁等环节是否符合规定。3.保密措施的落实情况，如保密标识的张贴、保密协议的签订、保密培训的开展等。（三）监督检查方式1.定期检查，按照规定的时间间隔对涉密档案数字化工作进行全面检查。2.不定期抽查，对重点环节、重点区域或存在疑问的情况进行随机抽查。3.专项检查，针对特定的保密问题或事件进行专项检查。（四）问题整改与跟踪1.对监督检查中发现的问题，保密监督检查小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应制定详细的整改措施，明确整改责任人，确保问题得到有效解决。3.保密管理部门对整改情况进行跟踪检查，直至问题整改完毕。（五）违规处理1.对于违反保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.对于因违规行为导致涉密信息泄露的，将依法追究相关人员的法律责任。七、保密奖惩（一）奖励