档案馆日常生活管理制度

PAGE档案馆日常生活管理制度一、总则（一）目的为加强档案馆日常管理，确保档案的安全、完整与有效利用，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆全体工作人员及进入档案馆开展相关工作的外部人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：强化档案安全意识，采取有效措施保障档案实体与信息安全，防止档案泄露、损毁和丢失。3.高效利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索、调阅等服务效率，满足各类档案利用需求。4.科学规范原则：运用科学的管理方法和技术手段，实现档案管理的标准化、规范化。二、档案收集与整理（一）收集范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料。2.与本单位业务相关的上级文件、下级汇报材料、平行单位往来文件等。3.反映本单位历史沿革、重大事件、重要活动等方面的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地移交至档案馆。2.收集的档案应保持文件材料的原始性、真实性，不得擅自涂改、伪造。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可利用性。（三）整理标准1.按照档案形成的时间、来源、内容等要素进行分类，遵循《归档文件整理规则》等相关标准。2.对纸质档案进行装订、编页、编目，编制卷内文件目录、备考表等。3.电子档案应进行分类命名、建立索引，确保便于检索和管理。三、档案保管（一）库房管理1.档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，并定期进行检查和维护。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫，严禁在库房内吸烟、使用明火及存放易燃、易爆物品。（二）档案存放1.档案应按照分类方案进行有序存放，上架排列，便于查找和管理。2.对于珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施进行单独存放。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行异地备份，防止数据丢失。（三）库存盘点1.定期对档案库存进行盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保账实相符。2.盘点过程中发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对盘点结果进行详细记录，形成盘点报告，上报馆领导。四、档案利用（一）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系、学术研究等合法事由申请查阅档案。3.司法机关、行政机关等依法依规查阅档案。（二）利用流程1.本单位内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆办理查阅手续。2.外单位人员查阅档案，需提前提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等，经档案馆负责人审核同意后，方可办理查阅手续。3.司法机关、行政机关等查阅档案，应出具相关证明文件，按照法定程序进行查阅。4.查阅档案时，档案馆工作人员应根据查阅申请提供相应的档案，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，未经批准不得查阅和利用。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要外借的，需经档案馆负责人批准，并办理外借手续，限期归还。3.查阅档案时，严禁在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，制定档案鉴定标准。2.对档案的价值进行全面评估，包括文件的内容重要性、历史意义、现实利用价值等。（二）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、业务骨干等组成。2.鉴定小组定期对到期档案进行逐卷鉴定，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案进行登记造册，形成《档案销毁清册》。（三）销毁实施1.《档案销毁清册》经馆领导审批后，按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，并确保销毁彻底。3.销毁过程中应指定专人负责监督，销毁后在《档案销毁清册》上签字确认。六、人员管理（一）人员配备1.根据档案馆工作需要，合理配备档案管理人员，明确各岗位职责。2.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。（二）培训与考核1.定期组织档案管理人员参加业务培训，不断提高其业务水平和综合素质。2.建立档案管理人员考核制度，对其工作表现、业务能力等进行考核，考核结果作为奖惩、晋升的依据。（三）保密要求1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容和工作秘密。2.与档案管理工作无关的人员不得进入档案库房等敏感区域。七、信息化管理（一）系统建设1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程信息化管理。2.系统应具备数据安全防护、权限管理、备份恢复等功能，确保档案信息安全。（二）数据录入与维护1.及时将档案信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对系统数据进行维护，清理无效数据，更新档案信息。（三）技术应用1.积极采用先进的档案管理技术手段，如电子文件归档与管理技术、档案数字化技术等，提高档案管理效率和质量。2.加强对档案