机关档案室相关上墙制度

PAGE机关档案室相关上墙制度一、总则（一）目的为加强机关档案室管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关档案室对本机关的各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映机关工作实际，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，维护国家和机关的利益。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为机关各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置1.档案主管：全面负责机关档案室的管理工作，制定档案工作计划和规章制度，组织档案业务培训和指导，监督档案管理各项工作的落实。2.档案管理员：负责档案的收集、整理、编目、上架、保管、统计等日常工作，协助档案利用工作，对档案管理系统进行维护和数据更新。3.档案利用服务人员：负责接待档案查阅利用者，办理查阅登记手续，提供档案查阅服务，解答利用者咨询，对利用效果进行跟踪反馈。（二）档案管理人员职责分工1.档案主管职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。建立健全机关档案管理制度，规范档案管理流程，确保档案管理工作依法依规进行。组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质，指导各部门做好档案工作。根据档案管理工作需要，合理配置档案管理设施设备，保障档案管理工作的正常开展。定期对机关档案工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改，不断提高档案管理工作质量。负责与上级档案行政管理部门和其他相关单位的沟通协调，及时报送档案工作信息和统计报表。组织开展档案信息化建设，推进档案管理系统的应用和升级，提高档案管理的信息化水平。参与档案鉴定、销毁等工作，对档案管理中的重大事项提出决策建议。2.档案管理员职责按照档案收集范围和要求，及时收集、整理本机关各部门形成的各类档案，确保档案齐全完整。对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案检索工具，方便档案查询利用。将整理好的档案上架保管，做好档案库房的日常管理工作，包括温湿度控制、防火、防盗、防虫、防潮、防尘等安全防护措施，确保档案安全。定期对档案进行清查核对，做到账实相符，对破损、褪色等不符合保管要求的档案及时进行修复或复制。负责档案管理系统的数据录入、更新和维护工作，确保档案信息的准确和完整。协助档案利用服务人员做好档案查阅利用工作，提供必要的档案资料支持。开展档案统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为档案管理决策提供数据依据。参与档案鉴定、销毁等工作，提出档案鉴定意见。3.档案利用服务人员职责热情接待档案查阅利用者，认真办理查阅登记手续，明确查阅目的和范围，告知利用者档案利用的相关规定和注意事项。根据利用者需求，迅速准确地提供档案资料，协助利用者查阅、摘抄、复印档案内容，并做好相关记录。解答利用者在档案查阅过程中提出的疑问，对利用者提出的合理意见和建议及时反馈给档案管理人员。对档案利用效果进行跟踪反馈，了解利用者对档案资料的使用情况和满意度，及时总结经验，改进服务工作。负责档案查阅利用场所的日常管理，保持环境整洁、秩序良好。做好档案利用登记和统计工作，定期向档案管理人员报送利用情况报表。三、档案收集制度（一）收集范围1.本机关在履行职能活动中形成的各种门类和载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。2.上级机关下发的与本机关工作相关的文件材料。3.本机关与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。4.本机关召开会议形成的会议文件、记录、纪要等。5.本机关工作人员在工作中形成的重要业务文件、报告、总结、调研材料等。6.反映本机关历史沿革、机构设置、人员编制等方面的文件材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的文件材料，确保档案的完整性和及时性。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体应符合档案保管要求。3.电子文件应按照相关标准进行收集，确保文件格式规范、元数据完整，存储载体可靠。4.照片、录音、录像等特殊载体档案应同时收集相关文字说明材料，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成收集归档工作。2.重大活动、重要项目形成的文件材料应及时收集，确保档案的时效性。3.上级机关下发的文件材料，应在收到后及时进行登记和收集。四、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.文书档案：按照年度机构保管期限分类。2.科技档案：按照项目专业阶段分类。3.会计档案：按照年度形式保管期限分类。4.电子档案：按照全宗年度类别分类。（三）整理方法1.文书档案对收集到的文书文件进行分类，区分不同年度、机构和保管期限。按照文件的形成顺序进行排列，同一事由的文件集中排列在一起。对每份文件进行编号，编制文件目录，填写卷内文件目录和备考表。装订成册，填写案卷封面，注明案卷标题、年度、机构、保管期限、起止日期、卷号等信息。2.科技档案按照项目分类，将一个项目形成的文件材料集中在一起。对项目文件进行专业分类，如工程图纸、技术文件、科研报告等。按照项目进展阶段进行排列，如项目前期、实施过程、竣工验收等阶段。编制科技档案目录，包括项目名称、文件题名、日期、编号等信息。对重要的科技档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。3.会计档案按照会计年度对会计凭证、账簿、报表等进行分类。对会计凭证进行整理，按编号顺序排列，检查凭证的完整性和准确性。对会计账簿进行整理，填写账簿封面、启用表、目录等信息。编目，注明档案名称、年度、保管期限等信息。对会计报表进行整理，按年度和月份顺序排列，装订成册。4.电子档案按照全宗、年度、类别对电子文件进行分类存储。对电子文件进行元数据著录，确保文件的可识别性和可追溯性。建立电子档案索引，方便电子档案的查询和利用。定期对电子档案进行备份，确保数据安全。（四）整理质量要求1.整理后的档案应分类准确、排列有序、编号规范、编目清晰。2.档案装订应牢固整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。3.电子档案的整理应符合相关标准和规范，数据准确无误。五、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防光、防高温等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机等，方便档案管理人员进行日常工作。[此处省略部分内容，你可以根据实际需求补充完整，如档案装具要求、档案存放方式、库房管理制度等]六、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案主管担任组长，档案管理员和相关业务部门人员为成员。（二）鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，科学合理地确定档案的存毁。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其价值。2.综合评估法：综合考虑档案的形成时间、来源、内容、载体等因素，评估其价值。（四）鉴定标准1.具有重要历史意义和现实利用价值的档案，应永久保存。2.在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保存，期限一般为30年或10年。3.已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核批准后，予以销毁。（五）鉴定程序1.定期鉴定：每年定期对到期档案进行鉴定，档案管理员提出初步鉴定意见，填写档案鉴定审批表。2.审核审批：档案鉴定工作小组对档案管理员的初步鉴定意见进行审核，报档案主管审批。3.销毁处理：对批准销毁的档案，编制档案销毁清册，经档案主管签字后，按照规定程序进行销毁。销毁时应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。七、档案利用制度（一）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本机关档案，须经本机关分管领导批准。3.涉及国家机密、商业秘密等特殊档案的利用，应严格按照国家有关保密规定执行。（二）利用方式1.查阅：利用者可在档案查阅场所查阅档案原件。2.摘抄：利用者经档案管理人员同意，可摘抄档案中的有关内容。3.复印：利用者如需复印档案，应填写复印申请单，经档案管理人员审核后，按照规定进行复印。（三）利用手续1.本机关工作人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、范围和时间等信息。2.外单位查阅档案，应持单位介绍信，经本机关分管领导批准后，填写档案查阅登记表，并按照规定办理查阅手续。3.利用者查阅档案时，应在档案管理人员指定的场所进行，不得擅自将档案带出查阅场所。4.查阅档案时，应爱护档