食药监管所档案管理制度

PAGE食药监管所档案管理制度一、总则（一）目的为加强食药监管所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在食药监管工作中的作用，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于食药监管所各项工作中形成的档案管理，包括但不限于行政许可、日常监管、案件查处、投诉举报处理、专项整治等业务活动产生的各类文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：食药监管所档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案内容应真实反映食药监管工作实际情况，保证档案的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容特点、保管期限等进行科学分类，便于档案的整理、检索和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本所档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点，确保档案的实体安全和信息安全。5.按照规定的保管期限，对档案进行鉴定和销毁，办理相关手续。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全所人员的档案意识和档案管理水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在各项工作中形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.对形成的档案进行初步分类和整理，按照档案管理部门的要求及时移交档案。3.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备一定的档案专业知识和技能。2.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理工作。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等具体工作，保证档案整理质量。4.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极为档案利用者提供服务，及时准确地查找和提供所需档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与食药监管工作相关的文件、通知、指示、规定等。2.本所形成的各类文件，包括工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。3.行政许可档案，包括许可申请书、受理通知书、审查意见、许可证件等。4.日常监管档案，包括检查记录、抽检报告、监督意见书等。5.案件查处档案，包括立案审批表、调查笔录、证据材料、处罚决定书等。6.投诉举报处理档案，包括投诉举报登记表、调查处理结果等。7.专项整治活动档案，包括活动方案、检查记录、总结报告等。8.其他与食药监管工作有关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集归案。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，同一类别的档案集中整理。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录准确反映档案内容。4.对档案进行装订，装订应整齐牢固，便于保管和查阅。四、档案的分类与编号（一）分类方法1.按照档案的性质和内容，分为行政管理类、业务工作类、党群工作类等。2.行政管理类档案包括综合管理、人事管理、财务管理、后勤管理等方面的文件。3.业务工作类档案按照食药监管业务分类，如食品监管、药品监管、医疗器械监管、化妆品监管等。4.党群工作类档案包括党组织建设、工会工作、共青团工作等方面的文件。（二）编号规则1.档案编号采用“年度类别流水号”的形式，如“2023XZ001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示类别代码，“001”表示流水号。2.类别代码根据档案分类设置，如行政管理类用“XZ”表示，食品监管业务类用“SP”表示等。3.流水号按照档案整理顺序依次编排，从“001”开始递增。五、档案的保管与保护（一）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括本所制定的重要规章制度、长期保存的统计报表、涉及重大案件的档案等。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括一般行政许可档案、日常监管档案、一般性案件查处档案等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括临时性文件、短期统计报表等。（二）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）保护措施1.对纸质档案应定期进行检查，发现霉变、虫蛀等问题及时采取措施处理。2.对电子档案应定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。3.严格限制档案的查阅和使用范围，对涉及机密的档案应严格保密，防止信息泄露。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的正常使用。2.档案利用应有利于食药监管工作的开展，为决策、执法、监督等提供依据。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。（三）借阅规定1.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。2.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改损坏、转借他人，确保档案安全。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有问题及时处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，相关业务部门参加，组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制销毁清册。（二）销毁程序1.销毁清册应经档