火电项目档案管理制度牌

PAGE火电项目档案管理制度牌一、总则（一）目的为加强火电项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为火电项目的建设、生产、运营及维护提供可靠的依据和支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有火电项目从项目前期策划、可行性研究、设计、设备采购、工程建设、调试、试运行到竣工验收等全过程形成的各类档案资料的管理。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《重大建设项目档案验收办法》、《火电建设项目文件收集及整理规范》等相关法律法规和行业标准制定。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则公司设立档案管理领导小组，全面领导火电项目档案管理工作，明确各级部门和人员在档案管理中的职责，实行分级管理。2.全过程管理原则对火电项目从立项到竣工的全过程进行档案管理，确保档案资料的形成、积累、整理与项目建设同步进行。3.完整性、准确性、系统性原则保证档案资料的完整无缺、真实准确、系统有序，能够全面反映火电项目建设和运行的实际情况。4.有效利用原则注重档案资料的开发利用，提高档案的利用率，为公司的决策、生产、技术创新等提供服务。二、档案管理职责（一）档案管理领导小组职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司火电项目档案管理的规章制度和工作规划。2.对火电项目档案管理工作进行统筹协调和指导，解决档案管理工作中的重大问题。3.组织档案管理工作的监督检查和考核评价，确保档案管理工作规范、有效。（二）项目建设管理部门职责1.负责组织、协调项目各参建单位的档案管理工作，制定项目档案管理实施细则。2.对项目各参建单位的档案管理工作进行监督、检查和指导，确保档案资料的收集、整理、归档符合要求。3.负责组织项目档案的预验收工作，及时向公司档案管理部门移交项目档案。（三）项目设计单位职责1.按照合同要求和档案管理规定，负责收集、整理、归档项目设计过程中形成的各类文件资料，包括初步设计、施工图设计、设计变更等。2.确保设计文件的准确性、完整性和系统性，对设计文件的质量负责。3.配合项目建设管理部门和档案管理部门做好设计文件的审核、移交等工作。（四）项目施工单位职责1.建立健全项目施工档案管理制度，明确专人负责施工档案的收集、整理、归档工作。2.按照施工进度和档案管理要求，及时收集、整理施工过程中形成的各类文件资料，包括施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、施工日志等。3.对施工档案资料进行分类整理、编目装订，确保档案资料的规范、完整。4.在项目竣工后，及时向项目建设管理部门移交施工档案。（五）项目监理单位职责1.负责对项目施工单位的档案管理工作进行监督检查，确保施工档案资料的真实、准确、完整。2.审核施工单位报送的档案资料，签署审核意见，对不符合要求的数据资料，要求施工单位及时整改。3.收集、整理监理过程中形成的各类文件资料，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等，并及时归档。4.协助项目建设管理部门做好项目档案的预验收和竣工验收工作。（六）设备供应商职责1.按照合同要求，负责提供设备的随机文件资料，包括设备说明书、操作手册、质量检验报告、合格证等。2.确保设备文件资料的完整性和准确性，对设备文件资料的质量负责。3.在设备到货后，及时将设备文件资料移交项目建设管理部门。（七）档案管理部门职责1.贯彻执行公司火电项目档案管理的规章制度，负责公司火电项目档案的集中统一管理。2.制定火电项目档案分类大纲和编号方案，指导项目各参建单位的档案分类和编号工作。3.负责接收、整理、保管项目各参建单位移交的档案资料，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.组织开展档案的鉴定、销毁工作，确保档案的安全保管。5.负责提供档案查阅、借阅服务，积极开发利用档案资源，为公司各项工作提供支持。三、档案分类与编号（一）档案分类火电项目档案分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、设备文件、生产准备文件、竣工验收文件等七大类。1.工程前期文件包括项目立项批复文件、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目核准文件等各类前期审批文件。2.设计文件包括初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件、设计交底记录等。3.施工文件包括施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、施工日志、工程签证等。4.监理文件包括监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理通知单等。5.设备文件包括设备采购合同、设备说明书、操作手册、质量检验报告、合格证、设备安装调试记录等。6.生产准备文件包括生产人员培训计划、培训记录、生产操作规程、应急预案等。7.竣工验收文件包括竣工验收申请报告、竣工验收鉴定书、工程质量保修书、竣工决算报告等。（二）编号方案档案编号采用“项目名称档案类别年度流水号”的结构，具体如下：1.项目名称：填写火电项目的全称。2.档案类别：按照上述档案分类的七大类，分别用大写字母A、B、C、D、E、F、G表示。3.年度：填写档案形成的年份，用四位数字表示。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。例如：[项目名称]A2023001，表示该项目工程前期文件类中2023年形成的第一份文件。四、档案收集与整理（一）收集要求1.项目各参建单位应明确档案收集责任人，按照档案管理规定和项目建设进度，及时收集本单位形成的各类文件资料。2.收集的文件资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案管理要求。3.对项目建设过程中形成的电子文件，应同时收集其元数据和背景信息，确保电子文件的可读性和完整性。（二）整理要求1.档案整理应遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类大纲和编号方案，对收集的文件资料进行分类、组卷、编目。3.卷内文件应排列有序，编页号，填写卷内目录和备考表。4.案卷封面应填写规范，包括项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容。5.装订应牢固、整齐，采用线装或胶装方式，去除文件上的金属物。五、档案归档与移交（一）归档要求1.项目各参建单位应在项目建设过程中，定期将整理好的档案资料进行归档，确保档案资料的及时积累和安全保管。2.归档的档案资料应编制归档清单，一式两份，一份由归档单位留存，一份交项目建设管理部门备案。（二）移交要求1.项目竣工后，项目施工单位、监理单位、设备供应商等应在规定时间内，将各自负责的档案资料向项目建设管理部门移交。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。移交清单应包括档案名称、数量、移交日期等内容。3.项目建设管理部门在接收档案后，应进行认真核对，对不符合要求的档案，应及时要求移交单位整改补充。4.项目建设管理部门在完成档案预验收后，应将项目档案向公司档案管理部门移交。移交时，应提交档案移交报告，说明档案整理、预验收情况及移交档案的清单。六、档案保管与保护（一）保管要求1.公司档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.对不同保管期限的档案应进行分类存放，便于查找和管理。4.建立档案保管账目，定期对档案进行清点核对，确保档案的安全完整。（二）保护措施1.对纸质档案应采取防潮、防虫、防火、防盗等措施，定期进行检查和维护。2.对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行数据恢复测试，确保电子档案的安全性和完整性。3.对重要档案应采取加密、存储异地等措施，防止档案信息泄露和丢失。4.严格限制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。七、档案利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，确保档案信息的安全和保密。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案资料的复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用要求1.利用者应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、损坏。2.查阅、借阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.利用结束后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。4.对涉及公司机密的档案，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目建设管理部门、相关专业技术人员等组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性、系统性。2.档案的保存价值，包括历史价值、现实价值和科学研究价值等。3.档案的保管期限是否合理。（四）销毁程序1