档案室定期安全检查制度

PAGE档案室定期安全检查制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的安全管理，确保档案资料的完整性、准确性和保密性，特制定本档案室定期安全检查制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案室，包括各类纸质档案、电子档案等存储场所。（三）基本原则1.预防为主原则通过定期检查，及时发现并消除安全隐患，预防安全事故的发生。2.全面检查原则对档案室的各个方面进行全面检查，包括设施设备、环境条件、档案管理流程等。3.责任明确原则明确各部门及人员在安全检查中的职责，确保检查工作落实到位。二、安全检查职责分工（一）档案室管理部门1.负责制定年度安全检查计划，并组织实施。2.定期对档案室进行日常巡查，及时发现并报告安全问题。3.配合其他部门进行专项安全检查，提供必要的档案资料和信息。（二）安全管理部门1.指导档案室管理部门开展安全检查工作，提供安全技术支持。2.对档案室的安全设施设备进行定期检查和维护，确保其正常运行。3.参与重大安全问题的调查处理，提出整改意见和建议。（三）其他相关部门1.根据各自职责，配合档案室管理部门进行相关安全检查工作。2.在涉及本部门的档案管理工作中，遵守安全检查制度，确保档案安全。三、安全检查内容（一）设施设备检查1.档案库房检查库房的门窗是否完好，门锁是否能正常使用，有无破损、变形等情况。查看库房的通风系统是否正常运行，通风设备是否清洁，通风管道有无堵塞。检查库房的温湿度调节设备，确保温湿度符合档案保存要求（温度一般控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%）。查看库房的消防设施，如灭火器、消火栓等是否完好有效，是否在有效期内，消防通道是否畅通无阻。检查库房的照明设备，是否能正常照明，有无损坏、漏电等安全隐患。2.档案存储设备对档案架、柜进行检查，查看是否牢固，有无变形、损坏，档案架、柜的标识是否清晰。检查电子存储设备，如服务器、硬盘、磁带等，运行是否正常，存储数据是否安全，有无数据丢失、损坏等情况。对于光盘、U盘等移动存储设备，检查其存储内容是否完整，有无病毒感染。（二）环境条件检查1.检查档案室周边环境，是否存在可能影响档案安全的因素，如施工场地、污染源等。2.查看档案室内部的清洁卫生情况，是否整洁干净，有无灰尘、杂物堆积，防止档案受到污染。3.检查档案室的防水、防潮情况，地面、墙面有无渗漏现象，屋顶是否完好。（三）档案管理流程检查1.档案的收集、整理、归档环节检查档案收集是否齐全、完整，有无遗漏重要文件。查看档案整理是否规范，分类是否准确，编号是否清晰。核实档案归档是否及时，是否按照规定的程序进行归档。2.档案的借阅、归还环节检查借阅登记制度是否执行严格，借阅手续是否齐全，借阅人信息、借阅时间、归还时间等是否记录完整。查看档案归还时，是否进行认真核对，有无损坏、丢失等情况。3.档案的保管环节检查档案保管制度是否落实，档案存放是否有序，便于查找和利用。查看档案的定期盘点情况，是否有盘点记录，账实是否相符。（四）安全制度执行情况检查1.检查档案室工作人员是否熟悉并遵守安全管理制度，有无违规操作行为。2.查看安全培训记录，是否定期对工作人员进行安全培训教育，工作人员的安全意识和操作技能是否得到提高。3.核实应急预案的制定和演练情况，应急预案是否完善，是否定期组织演练，工作人员对应急预案的熟悉程度如何。四、安全检查周期（一）日常巡查档案室管理部门工作人员每天对档案室进行巡查，及时发现并处理安全问题。巡查内容包括设施设备运行情况、环境条件、档案整理摆放等。（二）月度检查每月由档案室管理部门组织一次全面检查，检查内容涵盖设施设备、环境条件、档案管理流程等各个方面。检查结束后，形成月度检查报告。（三）季度专项检查每季度由安全管理部门会同档案室管理部门等相关部门进行一次专项安全检查，重点对消防设施、电气设备、电子存储设备等进行深入检查，确保其安全可靠。（四）年度综合检查每年年底进行一次年度综合检查，对档案室全年的安全管理工作进行全面评估。检查内容包括各项安全检查制度的执行情况、安全隐患整改情况、应急预案的有效性等。年度综合检查结束后，形成年度安全检查总结报告。五、安全检查程序（一）检查准备1.制定检查方案，明确检查目的、范围、内容、方法、人员分工等。2.准备检查所需的工具和表格，如检查表、手电筒、温湿度计等。3.通知相关部门和人员，做好检查前的准备工作。（二）实施检查1.检查人员按照分工，依据检查方案和检查表，对档案室进行全面检查。2.在检查过程中，认真记录发现的问题，包括问题描述、发现位置、严重程度等。3.对于能够当场整改的问题，要求相关责任人立即进行整改；对于不能当场整改的问题，下达整改通知书，明确整改要求和期限。（三）检查结果汇总与分析1.检查结束后，检查人员对检查记录进行汇总，整理出问题清单。2.对问题进行分析，找出问题产生的原因，评估问题的风险程度。（四）整改落实1.针对检查中发现的问题，相关责任部门和人员要制定整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标。2.整改责任人按照整改措施认真进行整改，确保问题得到彻底解决。3.整改完成后，整改责任人要提交整改报告，由档案室管理部门进行验收。验收合格后，将整改情况记录在案。（五）复查1.对下达整改通知书的问题，在整改期限结束后进行复查。2.复查人员按照原检查标准对整改情况进行检查，确保问题已整改到位。3.如复查发现整改不到位，要责令继续整改，直至达到要求。六、安全检查记录与档案管理（一）记录要求1.安全检查记录应详细、准确、完整，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改情况等。2.记录应采用书面形式或电子文档形式保存，确保可追溯性。（二）档案管理1.建立安全检查档案，将每次检查的记录、报告、整改通知书、整改报告等资料进行归档保存。2.安全检查档案应按照年度进行分类整理，便于查询和管理。3.安全检查档案的保存期限应符合相关法律法规和公司/组织的规定，一般不少于[具体年限]年。七、奖励与处罚（一）奖励1.对在安全检查工作中表现突出，及时发现并消除重大安全隐患，避免安全事故发生的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等，具体奖励标准由公司/组织另行制定。（二）处罚1.对于违反安全检查制度，不按要求进行检查或整改的部门和个人，给予批评教育，并责令限期