天津市资助档案管理制度

PAGE天津市资助档案管理制度一、总则（一）目的为加强天津市资助档案管理，确保资助工作相关文件材料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在资助工作中的凭证和参考作用，依据国家有关法律法规及相关行业标准，结合本市资助工作实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于天津市各级各类学校、教育部门及相关资助管理机构在开展资助工作过程中形成的档案管理活动。包括但不限于国家助学金、奖学金、助学贷款、社会资助等各类资助项目的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映资助工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集资助工作各个环节产生的文件材料，保证档案的齐全完整。3.规范性原则：严格按照规定的程序、方法和标准进行档案管理，确保档案整理、保管、利用等工作规范有序。4.保密性原则：对涉及个人隐私、敏感信息的档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）资助管理部门职责1.负责制定本部门资助档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。2.指导、监督所属单位和学校的资助档案管理工作，定期开展检查和评估。3.负责收集、整理、保管本部门直接产生的资助档案，并按照规定向同级综合档案馆移交档案。4.负责提供资助档案的查阅、借阅服务，做好档案利用登记和统计工作。（二）学校职责1.建立健全本校资助档案管理制度，明确档案管理机构和人员职责。2.组织开展本校资助档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对本校资助档案进行分类、编号、编目等基础管理工作，确保档案便于查找和利用。4.按照规定向教育主管部门报送资助档案相关数据和统计信息。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本制度，做好档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、装订、编目、上架等工作，确保档案质量。3.妥善保管档案，维护档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极提供档案利用服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好利用登记和效果反馈工作。5.定期对档案进行清点、核对和统计，及时发现和解决档案管理中存在的问题。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.资助政策文件：包括国家、地方出台的各类资助政策法规、通知、办法等。2.资助工作方案：学校或资助管理机构制定的年度资助工作计划、实施方案等。3.资助申请材料：学生或受助对象提交的资助申请表、证明材料、家庭经济情况调查表等。4.评审材料：资助评审会议记录、评审结果公示材料、评审意见等。5.资金发放材料：资助资金发放凭证、银行对账单、受助学生签收表等。6.资助工作台账：资助学生名单、资助金额、资助类型等信息的记录台账。7.受助学生信息档案：包括学生基本信息、学习成绩、家庭情况、资助情况等。8.资助工作总结与报告：年度资助工作总结、专项资助工作汇报等。9.其他与资助工作相关的文件材料，如宣传资料、活动照片、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门和学校应明确专人负责资助档案的收集工作，确保档案材料及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、有效，字迹清晰，格式规范。对于电子文件，应确保其内容完整、存储格式正确，并与纸质文件内容一致。3.对收集到的档案材料进行初步审核，剔除重复、无效或不符合要求的材料。（三）整理方法1.分类：按照资助项目、档案形成时间、保管期限等进行分类。例如，可分为国家助学金档案、奖学金档案、助学贷款档案等；也可按照年度进行分类，如20XX年度资助档案、20XX+1年度资助档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性原则，可采用数字编号或字母与数字组合编号。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。目录应打印或书写清晰，一式多份，分别存放于不同位置，便于查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。装订应采用线装或胶装方式，避免使用金属钉或塑料夹等易损坏档案的装订材料。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管期限1.资助档案的保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案主要包括：资助政策法规性文件、重要的资助工作方案、涉及重大问题或有历史价值的资助档案等。3.定期保管的档案期限分为3年、5年、10年等。具体保管期限根据档案的重要程度和实际需要确定。例如，资助申请材料、评审材料等一般保管期限为3年；资助资金发放凭证、工作台账等保管期限为5年；受助学生信息档案等保管期限为10年。（三）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列上架，存放整齐有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并定期进行检查和更新。备份数据应能够正常读取和使用。4.严格执行档案借阅、归还制度，对借出的档案要及时催还，确保档案安全。五、档案的利用（一）利用范围1.为资助工作决策提供参考依据，如查阅以往资助政策执行情况、资助效果评估等档案。2.接受上级部门检查、审计时，提供相关资助档案作为证明材料。3.学校内部开展资助工作培训、经验交流等活动时，利用档案进行案例分析和讲解。4.应学生、家长或其他相关部门的申请，提供学生资助档案信息查询服务。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务。查阅时，利用者应在档案查阅登记簿上填写查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：对于需要复制档案的，利用者应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，注明“复制件”字样，与原件具有同等效力。（三）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用者姓名、单位、利用方式、利用内容、归还日期等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和需求，为档案管理工作提供参考依据。统计内容包括利用人次、利用档案数量、利用目的分布等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。2.鉴定小组应根据档案的保存价值和历史意义，结合实际利用情况，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁程序1.对拟销毁的档案编制销毁清册，详细列出档案的题名、编号、日期、保管期限、数量等信息。销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报上级主管部