水源地档案资料管理制度

PAGE水源地档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强水源地档案资料管理，确保水源地相关信息的完整性、准确性和安全性，为水源地的保护、管理、运行及决策提供可靠依据，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司[公司名称]负责的所有水源地相关档案资料的管理，包括水源地规划、建设、运行、监测、保护等各个环节产生的文件、记录、数据等各类资料。（三）管理原则1.集中统一原则水源地档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保资料的完整性和系统性。2.真实准确原则档案资料应如实反映水源地的实际情况，数据准确、内容真实，严禁虚假记录和信息误导。3.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规，确保档案资料的安全保密，防止信息泄露和丢失。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的资料，要采取严格的保密措施。4.方便利用原则档案资料的管理应便于查询、检索和使用，以满足公司内部各部门及外部相关单位对水源地信息的需求。二、档案资料分类与编号（一）分类1.规划类包括水源地总体规划、专项规划、水资源论证报告等。2.建设类涵盖水源地工程建设项目的可行性研究报告、初步设计文件、施工图设计、招投标文件、工程合同、施工过程记录、工程验收资料等。3.运行类有水源地日常运行记录，如水位、水量、水质监测数据，设备运行日志，生产调度记录等。4.监测类包含水质监测报告、水文监测数据、生态环境监测资料等。5.保护类涉及水源地保护区划定文件、保护措施方案、污染源排查与整治记录、生态修复工程资料等。6.行政类如上级部门关于水源地管理的文件、公司内部的管理制度、会议纪要、工作汇报等。（二）编号为便于档案资料的管理和查询，对每类档案资料进行统一编号。编号采用字母与数字相结合的方式，具体规则如下：1.第一位字母表示档案资料类别，如“G”代表规划类，“J”代表建设类，“Y”代表运行类，“C”代表监测类，“B”代表保护类，“X”代表行政类。2.接下来的四位数字表示该类别档案资料的年份。3.再后面的三位数字为流水号，从001开始依次递增。例如，一份2023年的水源地建设类档案资料，其编号为“J2023001”。三、档案资料收集与整理（一）收集1.各部门应明确专人负责本部门在水源地工作中产生的各类档案资料的收集，并按照规定的时间和要求及时移交档案管理部门。2.对于外来文件，如上级部门的通知、函件，相关单位的协作文件等，由公司办公室负责收集，并及时传递给档案管理部门。3.在水源地建设、运行、监测、保护等项目实施过程中，项目负责人应督促各参与单位及时整理和提交相关档案资料，确保资料的完整性。（二）整理1.档案管理部门收到收集的档案资料后，应及时进行整理。按照分类和编号规则，对资料进行分类、排序、编目。2.对每份档案资料进行核对，确保资料齐全、完整，签字盖章等手续完备。对于不完整或不符合要求的资料，及时与相关部门或人员沟通，要求补充或更正。3.对纸质档案资料，应进行装订、编页，去除金属物等可能影响档案保存的物品，并在每份文件首页右上角加盖档案章，注明档案编号、类别、日期等信息。4.对于电子档案资料，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的电子存储设备或档案管理系统中。同时，建立电子档案与纸质档案的对应关系，确保查阅的一致性。四、档案资料归档与保管（一）归档1.整理后的档案资料应及时归档，按照类别和时间顺序依次存放于档案柜或电子存储系统中。2.建立档案资料归档清单，详细记录每份档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，便于查询和核对。3.对于重要的档案资料，应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和可恢复性。（二）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保存。2.对档案库房进行定期检查和维护，保持库房清洁、通风良好，温湿度符合档案保管要求。3.建立档案资料借阅登记制度，对档案资料的借阅情况进行详细记录，包括借阅时间、借阅人、借阅用途、归还时间等信息。4.定期对档案资料进行清查盘点，核对档案资料的数量、完整性和保存状况，发现问题及时处理，并形成清查报告。五、档案资料查阅与借阅（一）查阅1.公司内部各部门因工作需要查阅水源地档案资料时，应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称、编号等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案资料，并安排专人负责查阅过程的监督和指导，确保查阅人员正确使用档案资料，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案资料。3.查阅人员如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行登记和办理手续。复印或摘录的资料应注明出处和用途。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅水源地档案资料的，借阅人应填写《档案资料借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]天，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案资料上批注、污损、拆卷等。如发现档案资料有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的责任。4.借阅人归还档案资料时，档案管理部门应进行认真核对，检查资料的完整性和保存状况。如无问题，在借阅登记册上注明归还日期，并由借阅人签字确认。六、档案资料保密与安全（一）保密1.所有涉及水源地档案资料的工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案资料中的机密信息。2.对档案资料中的机密内容，如水源地的核心数据、特殊保护措施等，应进行加密存储和管理，限制知悉范围。3.在档案资料的查阅、借阅过程中，工作人员应提醒查阅人员和借阅人员遵守保密规定，不得在非工作场所谈论涉及档案资料机密的内容。（二）安全1.加强档案资料的安全防范意识，采取多种安全措施，防止档案资料被盗、被抢、被毁等事故的发生。2.定期对档案资料的存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，数据安全可靠。3.对档案资料的传输过程进行加密处理，防止信息在传输过程中被窃取或篡改。4.制定档案资料安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、网络攻击等突发事件时的应急处置措施，确保档案资料能够及时得到保护和恢复。七、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对水源地档案资料进行鉴定，确定档案资料的保存价值和保管期限。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。鉴定小组根据档案资料的形成时间、内容重要性、现实利用价值等因素，对档案资料进行综合评估，提出鉴定意见。3.对于保管期限已满或已失去保存价值的档案资料，鉴定小组应填写《档案资料鉴定销毁申请表》，注明档案资料的编号、名称、鉴定意见等信息，报公司领导审批。（二）销毁1.经公司领导批准同意销毁的档案资料，应按照规定的程序进行销毁。2.对于纸质档案资料，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并由专人负责监督销毁过程，确保销毁彻底。3.在销毁电子档案资料时，应使用专业的数据删除软件对存储介质进行多次擦除，确保数据无法恢复。同时，对存储介质进行物理销毁，如粉