档案馆行政管理规则制度

PAGE档案馆行政管理规则制度一、总则（一）目的为加强本档案馆行政管理工作，确保档案管理工作的规范化、科学化、制度化，提高档案管理水平和服务质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本档案馆实际情况，制定本规则制度。（二）适用范围本规则制度适用于本档案馆全体工作人员，包括档案管理人员、行政管理人员、业务指导人员等。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。2.科学规范原则：运用科学的管理方法和技术手段，建立健全档案管理工作流程和标准，确保档案管理工作的规范化、科学化。3.安全保密原则：强化档案安全意识，采取有效措施确保档案实体和信息的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.服务至上原则：以服务为宗旨，充分发挥档案的作用，为社会各界提供优质、高效的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善本档案馆档案管理工作的各项规章制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.负责对本馆各部门档案工作进行业务指导和监督检查，定期开展档案工作考核评估。4.负责档案信息资源的开发利用，编制各类档案检索工具和参考资料，为社会各界提供档案查阅、借阅等服务。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，保障档案管理工作的正常开展。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理工作的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等，确保档案整理规范、排列有序。3.负责档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.负责档案信息的录入和维护，建立健全档案数据库，提高档案管理信息化水平。5.根据档案利用需求，及时准确地提供档案查阅、借阅等服务，并做好利用登记工作。6.积极参与档案编研工作，开发档案信息资源，为领导决策和各项工作提供参考依据。（三）其他部门职责1.各部门负责本部门档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案管理，并接受档案管理部门的业务指导和监督检查。2.各部门应按照档案管理要求，及时将本部门形成的具有保存价值的文件材料收集齐全、整理规范，定期移交档案管理部门集中保管。3.在档案管理部门的指导下，各部门应做好本部门档案的日常管理和利用工作，确保档案的安全和有效利用。三、档案收集与整理（一）收集范围1.本档案馆接收保管的档案包括：本馆形成的各类文件材料，如文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等。上级机关下发的与本馆工作相关的文件材料。本馆在各项工作活动中形成的具有保存价值的资料，如会议记录、调研报告、统计报表、合同协议等。本馆接收的撤销、合并单位的档案。2.各部门应收集保管的档案包括：本部门在履行职能过程中形成的各类文件材料，如工作计划、总结、请示、报告、批复、通知等。本部门开展业务工作形成的各种业务档案，如项目档案、业务台账、业务报表等。本部门组织的各类会议、活动形成的文件材料，如会议通知、议程、纪要、活动方案、照片、录像等。本部门工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作业绩考核材料、培训记录、获奖证书等。（二）收集时间1.本馆形成的文件材料应在次年上半年完成收集整理工作，并移交档案管理部门。2.各部门接收的上级机关文件材料应及时收集整理，并在规定时间内移交档案管理部门。3.各部门开展业务工作形成的档案应在项目结束或业务工作完成后一个月内完成收集整理，并移交档案管理部门。4.本馆接收的撤销、合并单位的档案应在接收后三个月内完成整理归档工作。（三）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，采用“件”的整理方法，以每份文件为一件，进行编号、编目、装订等工作。3.科技档案应按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立完整的项目档案体系，包括项目前期文件、项目实施过程文件、项目竣工验收文件等。4.会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理，按照年度、保管期限进行编号、装订。5.声像档案应按照载体形式、内容主题等进行分类整理，建立相应的目录和索引，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。6.电子档案应按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。四、档案鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，从本馆的实际情况出发，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的保存价值，准确划分保管期限。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映本馆主要职能活动和基本历史面貌的，对本馆、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。主要包括：本馆制定的重要规章制度、规范性文件。本馆的历史沿革、大事记、组织沿革等。本馆重要会议、重大活动形成的文件材料。本馆的重要业务档案、科研成果档案等。本馆与上级机关、其他单位签订的重要合同、协议等。本馆接收的具有重要历史价值和文化价值的档案。2.定期保管：凡是反映本馆一般工作活动，在一定时期内对本馆工作有查考利用价值的档案，可列为定期保管。定期保管期限分为30年、10年。主要包括：本馆一般性的文件材料、业务档案、会议记录等。本馆短期的工作计划、总结、统计报表等。本馆一般性的合同、协议等。本馆工作人员的一般性业务档案、培训记录等。3.短期保管：凡是在较短时间内对本馆工作有参考价值，但超过保管期限后无需继续保存的档案，可列为短期保管。短期保管期限一般为5年以下。主要包括：本馆临时性的文件材料、业务报表等。本馆一般性的事务性文件、通知等。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关部门负责人组成。2.档案鉴定小组按照档案鉴定原则和保管期限划分标准，对库存档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。3.档案鉴定小组对鉴定意见进行集体讨论，形成最终的鉴定结论，并编制档案鉴定报告。4.根据档案鉴定报告，对保管期限已满或失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁或处置。五、档案保管（一）保管场所1.本档案馆应设立专门档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调控设备、消防设备、防虫防鼠设备、通风设备、照明设备等，并定期进行维护和检查，确保设备正常运行。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案存放方式1.档案应按照分类编号顺序存放在档案密集架上，排列整齐，便于查找和利用。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，并有明显的标识。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。（三）档案保管期限管理1.档案管理人员应定期对档案保管期限进行检查和核对，对保管期限已满的档案，应及时按照规定的程序进行鉴定和处置。2.对需要延长保管期限的档案，档案管理人员应及时提出申请，经档案鉴定小组审核批准后，重新确定保管期限。3.档案保管期限的变更情况应及时记录在档案管理系统中，并在档案目录中进行标注。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施、档案信息等的安全管理，确保档案安全。2.档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等，实行24小时专人值班制度，严禁无关人员进入档案库房。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，掌握安全防范技能，确保档案管理工作安全无事故。4.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。对存在安全隐患的档案，应采取相应的措施进行保护和处置。5.制定档案应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时，能够迅速采取有效措施，保护档案安全。六、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的总卷（件）数、不同保管期限档案的数量、不同类型档案的数量等。2.档案整理情况统计：包括每年整理档案的数量、整理工作完成情况等。3.档案利用情况统计：包括每年档案查阅、借阅的人次、卷（件）数，利用效果等。4.档案鉴定情况统计：包括每年鉴定档案的数量、鉴定结果等。5.档案保管情况统计：包括档案库房温湿度记录、设备设施运行情况记录等。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案管理工作中的各项数据进行收集、整理和统计，填写档案统计报表。2.档案统计报表应真实、准确、完整，数据来源可靠，统计口径一致。3.档案统计工作应采用计算机辅助统计和手工统计相结合的方式，提高统计工作效率和准确性。（三）统计分析1.定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作的经验和存在的问题，为档案管理决策提供依据。2.通过档案统计分析，了解档案利用需求和趋势，为档案信息资源开发利用提供参考。3.根据档案统计分析结果，制定改进措施，不断提高档案管理工作水平。七、档案编研（一）编研内容1.编写本馆档案全宗介绍，包括本馆的历史沿革、职能任务、机构设置、档案管理情况等。2.编制各类档案检索工具，如案卷目录、文件目录、专题目录、人名索引、地名索引等，方便档案查阅利用。3.开展档案专题编研，如编写重要会议、重大活动、重点项目等专题资料汇编，为领导决策和各项工作提供参考。4.整理编辑档案参考资料，如大事记汇编、组织沿革汇编、规章制度汇编等，反映本馆工作全貌和发展历程。（二）编研要求1.档案编研工作应遵循真实性、准确性、系统性原则，确保编研成果能够客观、全面地反映档案内容和历史事实。2.编研成果应结构合理、逻辑严谨、语言规范，便于查阅和利用。3.编研工作应充分利用现代信息技术手段，提高编研工作效率和质量。（三）编研程序1.制定编研计划：根据本馆工作需要和档案资源状况，制定年度编研计划，明确编研项目、内容、要求、时间安排等。2.收集资料：按照编研计划，收集相关档案资料，并进行整理和筛选。3.编写初稿：根据编研要求，对收集的资料进行分析研究，编写编研初稿。4.审核修改：编研初稿完成后，应组织相关人员进行审核，根据审核意见进行修改完善。5.审定出版：编研成果经审核通过后，应进行审定，审定通过后可根据需要进行出版或印发。八、档案利用（一）利用范围1.本馆工作人员因工作需要查阅、借阅本馆档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅、借阅本馆相关档案。3.社会各界因研究、学习、工作等需要查阅、借阅本馆开放档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案查阅室查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案资料，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制，并收取相应的复制费用。（三）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.利用登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、复制档案的内容和数量等。3.档案利用登记应及时、准确、完整，登记记录应妥善保存，以备查询。