专家协会档案管理制度

PAGE专家协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强专家协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于专家协会及所属各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：协会档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映协会各项工作活动的真实情况。3.完整性原则：全面收集和保存协会工作中形成的各类档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：对涉及协会机密的档案，应严格保密，防止失密、泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门协会设立专门的档案管理部门，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。4.严格执行档案借阅制度，做好借阅登记和归还工作。5.负责档案的数字化处理，提高档案管理的信息化水平。6.协助各部门做好档案的收集和整理工作，提供档案管理方面的业务指导。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.协会组织架构、人员信息、章程、制度等文件。2.各类会议文件、纪要、决议等。3.专家评审、咨询、培训等业务活动相关文件。4.协会与外部机构合作的协议、合同等。5.协会会员信息、会费缴纳记录等。6.协会举办活动的策划方案、宣传资料、总结报告等。7.协会财务报表、审计报告等。8.协会获得的荣誉证书、奖项等。9.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集到档案管理部门。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对于电子文件，应按照相关规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、财务管理类、人事管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，方便档案的检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备1.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。2.安装温湿度控制设备、消防设备、防虫设备等。（三）档案保管要求1.按照档案的分类和编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。五、档案的利用（一）利用范围1.协会内部各部门因工作需要查阅档案。2.协会会员因了解协会情况查阅相关档案。3.外部单位因合作、调研等需要查阅协会档案。（二）利用手续1.内部查阅：填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：需提前提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等，经协会领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并做好查阅记录。（三）利用方式1.查阅：可直接在档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.从档案的内容、来源、时间等方面进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，列出拟销毁档案的编号、名称、日期、数量等信息。2.档案销毁清册经协会领导审批后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在销毁清册上签字确认。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行扫描，形成电子档案。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.对电子文件进行分类、编号、编目等处理，建立电子档案数据库。（三）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入和修改。2.检索查询：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：记录档案借阅情况，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理：设置不同用户的访问权限，确保档案信息的