工作记录及档案管理制度

PAGE工作记录及档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司工作记录及档案管理，确保工作记录的真实性、完整性和可追溯性，有效保护和利用档案资源，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类工作记录及档案。（三）基本原则1.真实性原则：工作记录及档案应如实反映工作实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖工作的各个环节和方面，确保记录和档案的全面性。3.规范性原则：遵循统一的格式、标准和流程进行记录与管理。4.保密性原则：对涉及公司机密的工作记录及档案严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：建立科学合理的分类和检索体系，方便查询和使用。二、工作记录管理（一）记录要求1.及时准确：工作完成后应立即进行记录，确保信息的及时性和准确性。记录内容应清晰、明确，能够准确反映工作的过程和结果。2.内容完整：包括工作任务、执行情况、遇到的问题及解决方法、相关数据、参与人员等必要信息。3.书写规范：使用规范的文字、符号和计量单位，字迹工整，不得随意涂改。如需修改，应采用规范的修改方式，并注明修改日期和修改人。（二）记录方式1.纸质记录：对于一些重要的原始凭证、审批文件等，可采用纸质记录方式。纸质记录应妥善保管，防止损坏、丢失。2.电子记录：利用电子文档、表格、数据库等形式进行记录。电子记录应定期备份，确保数据安全。同时，应建立电子记录的索引和目录，方便查找和使用。（三）记录流程1.工作开展：员工在工作过程中按照要求及时进行记录。2.审核确认：记录完成后，由直接上级进行审核，确保记录内容真实、准确、完整。审核通过后，双方签字确认。3.归档保存：审核后的工作记录按照规定的时间和方式进行归档保存。（四）记录保存期限1.一般工作记录：保存期限为[X]年，期满后经审批可进行销毁。2.重要工作记录：如涉及重大项目、关键决策等，保存期限为[X]年或根据相关法律法规要求确定。（五）记录查阅与借阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅工作记录，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将记录带出或复制。2.借阅权限：因特殊原因需要借阅工作记录的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管记录，按时归还。三、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：员工个人基本信息、劳动合同、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：根据公司业务类型进行分类，如销售档案、采购档案、项目档案等。（二）档案收集1.定期收集：各部门应定期将工作中形成的档案资料整理后移交档案管理部门。2.随时收集：对于一些重要的、紧急的档案资料，档案管理部门应及时收集。（三）档案整理1.分类编号：按照档案分类标准进行分类，并为每类档案编制唯一的编号。2.装订编目：对纸质档案进行装订，编制目录，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。3.数字化处理：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理。（四）档案保管1.保管环境：档案管理部门应提供安全、整洁、防潮、防火、防虫、防盗的保管环境。2.定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.备份管理：对电子档案进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。（五）档案鉴定与销毁1.鉴定：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否到期，是否仍有保存价值。2.销毁：对已失去保存价值的档案，经审批后进行销毁。销毁时应填写销毁清单，由专人负责监销，并在清单上签字确认。（六）档案利用1.利用申请：公司内部人员因工作需要利用档案，应填写利用申请表，注明利用目的、范围等，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅或借阅。2.利用方式：根据利用需求，可提供查阅、借阅、复制等服务。利用过程中应遵守档案管理规定，不得损坏、丢失档案。四、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门工作记录及档案管理情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.公司内部审计部门不定期对工作记录及档案管理进行审计，确保制度的执行情况。（二）考核评价1.将工作记录及档案管理工作纳入员工绩效考核体系，对工作认真负责、记录和档案管理规范的员工给予奖励。2.对违反本制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。五、附则