工程系统档案管理制度汇编

PAGE工程系统档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强工程系统档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工程系统内所有项目从立项到竣工验收全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：工程系统档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映工程建设的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。3.及时性原则：各项目部门应及时将形成的档案资料移交档案管理部门，确保档案的时效性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案资料，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程系统档案管理制度，并组织实施。2.接收、整理、保管工程系统各类档案资料，建立档案数据库。3.对档案资料进行分类、编号、编目，编制检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.指导和监督各项目部门的档案管理工作，开展档案业务培训。（二）项目部门职责1.负责本项目档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.明确本项目档案管理责任人，负责档案管理工作的具体实施。3.按照档案管理部门的要求，及时将档案资料移交档案管理部门，并办理交接手续。4.在项目建设过程中，配合档案管理部门做好档案的检查、验收工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目批复等。2.工程设计文件，如初步设计、施工图设计等。3.工程招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。4.工程合同文件，如施工合同、监理合同、采购合同等。5.工程施工过程中的各类文件，如施工组织设计、施工日志、技术交底、工程变更通知等。6.工程质量验收文件，包括检验批验收记录、分项工程验收记录、分部工程验收记录、单位工程竣工验收记录等。7.工程竣工图，包括建筑、结构、电气、给排水等专业竣工图。8.工程声像资料，如工程照片、录像等。9.工程其他文件，如工程总结、工程审计报告等。（二）收集要求1.各项目部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，符合档案管理的要求。3.对电子文件应进行备份，并确保其可读性和完整性。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序或项目建设阶段进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.对档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。四、档案的归档与移交（一）归档时间1.项目建设过程中形成的档案资料，应在每个阶段结束后及时归档。2.工程竣工验收后，项目部门应在[X]个工作日内将全部档案资料移交档案管理部门。（二）移交手续1.项目部门向档案管理部门移交档案资料时，应填写档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、数量等内容。2.档案管理部门接收档案资料后，应在移交清单上签字确认，并注明接收日期。3.双方应按照移交清单进行核对，确保档案资料的数量和内容准确无误。五、档案的保管（一）保管期限1.工程系统档案的保管期限分为永久保管、长期保管和短期保管。2.永久保管的档案包括项目立项文件、工程竣工验收文件、工程竣工图等。3.长期保管的档案包括工程设计文件、工程合同文件、工程质量验收文件等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括工程施工过程中的一般性文件，保管期限为[X]年。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。（三）档案的清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点，确保档案的数量和内容准确无误。2.每年应对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况、存储介质的可读性等，发现问题及时处理。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，应经公司主管领导批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，并在档案管理部门人员的陪同下查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、摘录等利用情况进行详细登记。2.登记内容应包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案编号、题名等。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目部门及相关业务部门的人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要程度，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁。3.对涉及公司机密的档案，应按照保密规定进行处理，不得擅自销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.经公司主管领导批准后，档案管理部门编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、数量等内容。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。