行政办公自动化系统应用操作手册

行政办公自动化系统应用操作手册一、系统概述行政办公自动化系统（以下简称“本系统”）通过数字化手段优化行政办公流程，聚焦公文处理、日程管理、档案归集等核心场景，助力办公人员高效完成收发文、日程协同、档案管理等工作。本系统支持PC端、移动端多终端登录，适用于各级行政单位办公人员，旨在提升办公规范性与效率。二、系统登录操作（一）PC端登录2.在登录界面依次输入用户名（工号/姓名缩写）、密码（初始密码为证件后六位或单位统一设置，首次登录需修改）。3.若开启验证码验证，填写右侧刷新的验证码（注意区分大小写或特殊字符）。4.点击【登录】，进入系统主界面。（二）移动端登录2.打开APP后，选择“账号登录”，输入与PC端一致的用户名、密码；或通过单位内部认证（钉钉/企业微信关联）快速登录。三、核心功能模块操作指南（一）公文管理模块1.收文管理步骤1：收文登记进入【公文管理】→【收文管理】→【新建收文】，填写来文单位、文号、标题、紧急程度（普通/加急/特急）、密级（公开/秘密/机密），并上传来文扫描件（支持PDF、JPG格式，单文件≤50MB）。步骤2：拟办与分办登记完成后，点击【提交拟办】，选择拟办人（如部门负责人）；拟办人在【待办事项】中查看收文，填写拟办意见（如“请办公室协调，业务部门落实”），点击【分办】指定承办部门及人员。步骤3：承办与办结承办人在【待办事项】中接收任务，填写办理进展（可上传阶段性材料）；办结后点击【办结】并填写最终意见。如需会签，可在【会签】模块邀请多部门协同。2.发文管理步骤1：发文拟稿进入【公文管理】→【发文管理】→【新建发文】，选择公文模板（请示、通知、报告等），填写标题、主送单位、正文（支持Word格式粘贴，自动排版）、附件（可选）。步骤2：审核与签发拟稿完成后，点击【提交审核】，依次经过部门审核、办公室核稿、领导签发（可设置多级审核流程）；审核人可在线批注修改意见，拟稿人调整后重新提交。步骤3：编号与印发签发通过后，系统自动生成文号（如“XX办发〔2024〕X号”），点击【印发】选择印发范围（内部/外部），系统自动归档并推送至相关人员。（二）日程管理模块1.个人日程创建若需重复日程（如每周例会），在【重复设置】中选择周期（日/周/月/年）及结束时间。2.部门日程共享部门负责人进入【日程管理】→【部门日程】→【新建日程】，填写信息后，在【共享范围】中选择部门全员或指定小组，点击【发布】后，成员可在【部门日程】中查看。（三）档案管理模块1.档案上传进入【档案管理】→【档案上传】，选择档案分类（文书/项目档案等），填写名称、年度、保管期限（永久/30年/10年），上传档案文件（支持批量上传，格式不限，单文件≤100MB）。2.档案检索与借阅借阅：如需借阅纸质档案，点击【借阅申请】，填写期限、用途，提交后由档案管理员审批；审批通过后，系统自动记录借阅状态，到期前发送提醒。（四）信息发布模块1.通知公告发布进入【信息发布】→【通知公告】→【新建公告】，填写标题、正文（支持富文本编辑，插入图片/表格）、发布范围（全员/指定部门/人员）、生效时间（立即/定时发布）。点击【发布】后，公告自动推送至用户【待办事项】或【消息中心】，并在系统首页滚动展示。2.信息查阅与反馈普通用户在【信息发布】→【我的通知】中查看公告，点击【反馈】可填写意见（如“已阅”“需补充说明”），反馈内容同步至发布人。（五）系统设置模块1.个人信息维护进入【系统设置】→【个人信息】，可修改姓名、联系方式、头像等，点击【保存】生效。2.密码修改与安全设置密码修改：进入【系统设置】→【密码修改】，输入原密码、新密码（需含字母、数字、特殊字符，长度≥8位），点击【确认修改】。安全设置：可绑定手机号/邮箱，开启“异地登录提醒”“操作日志推送”等功能，提升账号安全性。四、常见问题及解决方案（一）登录类问题问题1：提示“账号或密码错误”解决：确认用户名是否为最新工号，密码是否区分大小写；若忘记密码，点击【忘记密码】，通过绑定的手机号/邮箱重置。问题2：验证码无法刷新解决：检查网络连接，或更换浏览器（推荐Chrome、Edge），清除缓存后重试。（二）操作类问题问题1：公文提交后无法修改解决：联系当前审核人，由其退回至“拟稿”状态后，方可修改。问题2：文件上传失败解决：检查文件格式（PDF、JPG、DOCX等）和大小（≤限制值），若为超大文件，可压缩后上传或联系管理员调整限制。（三）显示类问题问题1：界面显示错乱（按钮重叠、文字排版异常）解决：按`Ctrl+F5`强制刷新页面，或调整浏览器缩放比例（推荐100%）。五、注意事项2.操作规范：公文处理需在规定时限内完成（如收文拟办≤1个工作日），逾期系统将自动预警。3.系统