信息技术部门费用审批管理办法

信息技术部门费用审批管理办法为规范信息技术部门（以下简称“IT部门”）费用支出行为，强化预算管控，提升资金使用效益，保障部门业务有序开展，结合公司财务管理制度及信息技术工作实际需求，特制定本办法。一、适用范围本办法适用于IT部门在日常运营、项目实施、技术研发等工作中产生的各类费用的申请、审批、报销及管控工作。部门内全体人员及涉及IT费用协作的关联岗位须严格遵循本办法。二、费用类型及定义IT部门费用主要涵盖以下类别，各类别适用场景及定义如下：（一）硬件采购类包含服务器、网络设备、终端计算机、打印机、存储设备等硬件设施的购置，以及硬件升级、配件更换等支出。此类费用需结合技术规划、设备生命周期及业务需求，确保采购的必要性与性价比，原则上需提供三家及以上供应商比价单。（二）软件及服务类含正版软件授权（如操作系统、办公软件、专业工具软件）、云服务订阅（如云计算资源、SaaS应用）、系统运维服务（如第三方技术支持、数据备份服务）等。需优先选用安全合规、满足技术标准的软件及服务，避免重复采购或无效订阅，采购前需提交“技术匹配度分析报告”。（三）培训与研发类为提升团队技术能力开展的外部培训、认证考试、专业课程费用，以及内部技术研发、创新项目的研发投入（如原型开发、测试环境搭建）。培训需与岗位能力需求、技术发展方向匹配，研发投入需明确项目目标与预算关联性，大额研发支出需附“项目立项书”。（四）差旅及会议类因技术调研、项目支持、行业会议等产生的差旅费（交通、住宿、差补），以及内部技术研讨会、跨部门协作会议的场地、物料等费用。差旅需遵循公司差旅标准，会议需提前明确主题与参与人员，控制开支范围，差旅类需附“出差审批单”。（五）办公及其他类办公耗材（如网线、打印纸、硒鼓）、日常办公用品、通讯费（如办公网络、设备流量）等常规支出，以及临时技术咨询、应急维修等不可预见的零星费用。此类费用需遵循“按需申领、总额控制”原则，单次零星支出原则上不超过2000元。三、费用审批流程费用支出需遵循“申请-初审-复核-审批-执行-报销”的闭环管理流程，各环节要求如下：（一）申请发起费用发生前，申请人需结合业务需求填写《IT部门费用申请单》，清晰说明费用类型、用途、预算金额及预计发生时间，并随附必要支撑材料（如采购类需提供技术选型方案、三家供应商报价单；培训类需提供课程大纲、参训人员名单；会议类需提供议程及参会人员范围）。若为重复性支出（如月度软件服务费），可按季度汇总申请，但需注明历史支出情况及合理性说明。申请单经直属上级确认业务必要性后，提交部门预算管理员备案。（二）初审把关部门预算管理员作为流程初审节点，需从“合规性、合理性、预算匹配度”三方面审核：合规性：检查费用是否在年度预算或专项预算额度内，若为预算外支出，需同步提交《预算调整申请》；合理性：核查支撑材料是否完整（如报价单是否包含关键参数、培训内容是否与岗位能力需求匹配）；流程匹配度：确认申请流程是否符合部门内部分工（如硬件采购需经技术主管确认技术方案）。初审通过后，预算管理员签署意见并转交部门负责人或授权主管复核。（三）分级审批根据费用金额及战略重要性，实行“分级授权、权责对等”的审批机制：日常小额支出（≤3000元）：由部门负责人直接审批，重点关注支出的“必要性”——如办公耗材是否因库存不足、差旅是否为紧急技术支持等，审批后反馈申请人执行。中额专项支出（3000元＜金额≤____元）：需经部门负责人复核（确认业务逻辑）后，提交分管领导（如技术总监）审批。分管领导需结合公司技术规划，评估支出对业务的“支撑价值”（如软件采购是否提升效率、培训是否解决技术瓶颈），确认后签署意见。大额战略支出（＞____元）：需经部门负责人、分管领导双重复核后，提交总经理（或预算委员会）终审。此类支出需提前组织专题评审会，汇报支出的“战略意义”（如硬件升级是否支撑业务扩张、研发投入是否布局核心技术）、预期收益及风险控制方案，经集体决策后审批。（四）执行与报销费用获批后，申请人需严格按审批意见执行（如采购需签订合规合同、培训需留存结业证明）。费用发生后，申请人需在30个工作日内完成报销材料整理：票据要求：提供国家正规发票（内容与申请用途一致），特殊场景（如个人零星服务）需提供收款凭证+情况说明（部门负责人签字）。附件要求：采购类需附合同、验收单、资产入库单；培训类需附结业证书、费用清单；差旅类需附行程单、住宿水单（与发票金额匹配）。报销时效：逾期未报需提交书面说明（如项目延期、票据邮寄延误），经部门负责人审批可延期至60个工作日，超期原则上不予报销。报销材料经预算管理员初审（核对票据真实性、附件完整性）后，提交财务部门终审。财务部门将结合预算执行、审批流程完整性复核，确认无误后完成款项支付。四、报销管理要求（一）票据合规性报销票据需为国家税务机关认可的正规发票，内容需与费用类型、申请用途一致（如采购服务器的发票需注明“服务器”或对应型号）。若因特殊原因无法取得发票（如个人零星服务），需提供收款方签收单、付款凭证，并附情况说明，经部门负责人签字确认后提交。（二）附件完整性除发票外，需根据费用类型补充对应附件（如采购类需附合同、验收单、资产入库单；培训类需附结业证书、培训费用清单；差旅类需附行程单、住宿水单）。附件需清晰可辨，关键信息（如金额、日期、供应商）需与发票一致。（三）预算管控报销金额不得超出审批金额，若实际支出与预算偏差超过10%（或500元，以高者为准），需重新提交《费用调整申请单》，说明偏差原因（如市场价格波动、需求变更），按原审批流程重新审批后再行报销。五、监督与责任追究（一）内部监督部门预算管理员需按月汇总费用支出情况，对比预算执行进度，形成《IT部门费用执行分析报告》，提交部门负责人及财务部门。财务部门每季度对IT部门费用进行抽查，重点核查审批流程合规性、票据真实性及预算执行偏差原因。（二）违规处理若发现以下违规行为，将视情节轻重要求责任人退回款项、扣减绩效，情节严重的移交公司纪检或司法机关处理：虚报费用：伪造票据、虚构业务用途套取资金；越权审批：未经授权或超越权限审批费用；流程缺失：未按规定提交申请、附件不全或虚假填报；预算超支：无正当理由超预算支出且未履行调整流程。（三）责任归属申请人对费用的真实性、合规性负责；审批人对审批内容的合理性、合规性负责；预算管理员对流程完整性、票据合规性负责；财务部门对资金支付的合规性负责。若因协同失误导致违规，按“谁主导、谁主责”原则划分责任。六、附则1.本办法由信息技术部门牵头制定，解释权归信息技术部门所有。公司财务管理制度、预算管理办法