门店销售内控制度

PAGE门店销售内控制度一、总则（一）目的为加强公司门店销售管理，规范销售行为，防范销售风险，确保公司销售业务的稳健运行，保护公司和客户的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有门店的销售活动，包括但不限于商品销售、服务销售等各类销售业务。（三）基本原则1.合法性原则：门店销售活动必须遵守国家法律法规，不得从事违法违规经营行为。2.真实性原则：销售业务应真实、准确地记录和反映，确保财务数据和业务信息的真实性。3.完整性原则：涵盖销售业务的各个环节，包括售前、售中、售后，确保制度无遗漏。4.制衡性原则：建立健全岗位责任制，明确各部门和岗位的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。5.成本效益原则：在确保内部控制有效性的前提下，合理控制成本，提高运营效率。二、销售业务流程控制（一）客户开发与信用管理1.客户开发门店销售人员应积极开拓市场，通过多种渠道寻找潜在客户，如市场调研、广告宣传、客户推荐等。对潜在客户进行初步评估，了解其基本需求、购买能力、信用状况等信息，并建立客户档案。客户档案应包括客户基本信息、联系方式、购买历史、信用评级等内容。2.信用管理设立专门的信用管理岗位或指定专人负责客户信用评估和管理工作。根据客户的信用状况，确定信用额度和信用期限。信用评估可采用定性与定量相结合的方法，综合考虑客户的财务状况、经营状况、行业信誉等因素。定期对客户信用状况进行跟踪和评估。如客户信用状况发生变化，应及时调整信用额度和信用期限，并通知相关部门和人员。（二）销售合同管理1.合同签订销售业务达成后，应签订书面销售合同。销售合同应明确双方的权利和义务，包括商品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，应由法务部门或专业人员对合同条款进行审核，确保合同的合法性、完整性和严谨性。审核通过后的合同方可加盖公司公章或合同专用章。销售人员应将签订后的销售合同副本及时送交相关部门，如财务、仓储、财务等部门，以便各部门协同执行合同。2.合同执行与变更各部门应按照销售合同的约定履行各自的职责。仓储部门负责按照合同要求及时备货、发货；财务部门负责审核付款申请、开具发票等工作；销售人员负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如因市场变化、客户需求变更等原因需要变更销售合同，应按照合同变更的相关程序进行审批。变更后的合同应重新签订或签订补充协议，并及时通知相关部门。（三）销售发货与收款管理1.销售发货仓储部门应根据销售合同和发货通知，及时组织备货和发货。发货前应对货物进行质量检验，确保货物符合合同要求。发货时应填写发货单，详细记录发货日期、货物名称、规格、数量、收货单位等信息。发货单应一式多联，分别送交销售部门、财务部门、客户等相关方。货物发出后，销售人员应及时通知客户，并提供物流单号等发货信息，以便客户查询跟踪。2.销售收款财务部门应按照销售合同约定的付款方式和时间，及时催收货款。对于信用销售的客户，应在信用期限内定期与客户核对账目，提醒客户按时付款。建立应收账款管理制度，对逾期未收回的货款进行跟踪和分析。对于逾期时间较长的客户，应采取相应的催款措施，如发送催款函、上门催收、法律诉讼等。财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，评估应收账款的风险状况。对于存在坏账风险的应收账款，应及时计提坏账准备，并按照公司规定进行核销处理。（四）销售退货与换货管理1.销售退货客户因质量问题、商品不符等原因要求退货的，应按照公司规定的退货流程办理。销售人员应及时受理客户退货申请，并填写退货申请表，注明退货原因、商品名称、规格、数量等信息。退货申请表经相关部门审核通过后，仓储部门应安排接收退货商品。退货商品入库前，应进行质量检验，如发现退货商品存在质量问题或损坏，应及时与客户沟通协商解决方案。财务部门根据退货申请表和入库单，办理退款手续。退款方式应按照销售合同约定执行，如现金退款、银行转账等。2.销售换货客户因商品尺码、颜色等原因要求换货的，应按照公司规定的换货流程办理。销售人员应填写换货申请表，注明换货原因、原商品信息、换货商品信息等内容。换货申请表经相关部门审核通过后，仓储部门应安排更换商品发货。发货前应对换货商品进行质量检验，并确保新发出的商品符合客户要求。客户收到换货商品后，应在规定时间内确认收货。如客户未在规定时间内确认收货，应视为换货成功。三、销售业务岗位分工与职责（一）销售部门1.销售经理负责门店销售团队的日常管理和业务指导，制定销售计划和目标，并组织实施。协调与其他部门的工作关系，确保销售业务的顺利开展。定期分析销售数据，评估销售业绩，提出改进措施和建议。2.销售人员负责客户开发、销售合同签订、销售业务跟进等工作。了解客户需求，提供专业的产品或服务咨询，促成销售交易。及时反馈客户信息和市场动态，协助公司调整销售策略。（二）信用管理部门1.信用管理人员负责客户信用评估和管理工作，建立客户信用档案。定期对客户信用状况进行跟踪和评估，调整客户信用额度和信用期限。协助销售部门防范信用风险，对逾期客户进行催收和风险预警。（三）合同管理部门1.合同管理人员负责销售合同的起草、审核、签订、归档等工作。对合同执行情况进行跟踪和监督，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。协助处理合同纠纷和法律事务，维护公司合法权益。（四）仓储部门1.仓库管理人员负责商品的存储、保管和发货工作。按照销售合同和发货通知，及时组织备货和发货，确保货物质量和数量准确无误。定期盘点库存，保证账实相符，及时处理库存积压和短缺问题。（五）财务部门1.财务人员负责销售业务的账务处理，准确记录销售收入、成本、费用等财务数据。审核销售合同付款条款，开具发票，办理收款和退款手续。定期编制销售财务报表，进行财务分析，为公司决策提供财务支持。四、销售业务监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对门店销售业务进行审计，检查销售业务流程的执行情况、内部控制制度的有效性等。2.审计内容包括销售合同签订、发货、收款、退货换货等环节，重点关注销售业务的真实性、合规性和准确性。3.内部审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督1.各部门应建立健全日常监督机制，对本部门负责的销售业务环节进行实时监控和检查。发现问题及时整改，并向上级领导报告。2.销售部门应定期对销售人员的工作进行考核和评价，包括销售业绩、客户满意度、合同执行情况等方面。3.财务部门应加强对销售收款的监督，确保货款及时足额收回，防范资金风险。（三）客户投诉处理1.设立专门的客户投诉处理渠道，如客服热线、邮箱、在线客服等，及时受理客户投诉。2.对客户投诉进行详细记录，包括投诉内容、投诉时间、投诉人等信息，并及时转交给相关部门处理。3.相关部门应在规定时间内对客户投诉进行调查和处理，并将处理结果反馈给客户。对客户投诉反映的问题，应及时进行整改，避免类似问题再次发生。五、信息与沟通（一）信息系统建设1.建立完善的销售业务信息系统，实现销售合同签订、发货、收款、退货换货等业务流程的信息化管理。2.信息系统应具备数据录入、查询、统计、分析等功能，为销售业务管理提供准确、及时的数据支持。3.加强信息系统的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。（二）信息传递与共享1.销售部门应及时将客户信息、销售合同、发货通知等相关信息传递给仓储、财务等部门，确保各部门之间信息畅通。2.各部门应定期召开销售业务协调会议，通报销售业务进展情