公用经费内控制度

PAGE公用经费内控制度一、总则（一）制定目的为了加强公司公用经费的管理，规范公用经费的使用行为，提高资金使用效益，保障公司各项工作的顺利开展，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在开展业务活动过程中涉及的公用经费管理，包括但不限于办公费、差旅费、会议费、培训费、公务接待费、公务用车购置及运行费等各项费用。（三）基本原则1.合法性原则：公用经费的使用必须符合国家法律法规和财务制度的规定，确保经费支出合法合规。2.预算控制原则：严格执行预算管理制度，公用经费支出应在预算范围内进行，不得超预算支出。3.效益性原则：注重经费使用的效益，优化资源配置，提高资金使用效率，避免浪费和不合理支出。4.公开透明原则：公用经费的使用情况应保持公开透明，接受公司内部监督和员工的监督。二、预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和业务需求，结合上一年度公用经费的实际使用情况，编制本部门年度公用经费预算。2.预算编制应遵循“零基预算”原则，详细列出各项费用的预算金额和计算依据，确保预算的科学性和合理性。3.公司财务部门负责汇总各部门的预算，形成公司年度公用经费预算草案，并提交公司管理层审核。（二）预算审批1.公司管理层对年度公用经费预算草案进行审核，重点审查预算的合理性、合规性和与公司战略目标的一致性。2.经公司管理层审核通过后的年度公用经费预算，提交公司董事会审议批准。3.年度公用经费预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。（三）预算执行1.各部门应严格按照批准的预算执行公用经费支出，不得擅自扩大支出范围或提高支出标准。2.财务部门应建立预算执行监控机制，定期对各部门的预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。3.对于预算执行过程中出现的超预算支出情况，必须严格按照规定的审批程序进行追加预算或申请特批。三、费用报销管理（一）报销流程1.费用发生后，经办人应及时收集相关发票、收据等原始凭证，并按照公司财务制度的要求进行整理和粘贴。2.经办人填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并签字确认。3.将填写完整的费用报销单及原始凭证提交给部门负责人进行审核，部门负责人应重点审核费用的真实性、合理性和必要性，并签字审批。4.经部门负责人审核通过后，费用报销单及原始凭证提交给财务部门进行审核，财务部门应重点审核报销凭证的合法性、合规性和完整性，并按照公司财务制度的规定进行报销金额的计算和核对。5.财务部门审核通过后，将费用报销单提交给公司领导进行审批，公司领导根据审批权限进行签字审批。6.审批通过后的费用报销单由财务部门进行报销支付，支付方式可根据公司规定选择现金支付、银行转账等方式。（二）报销标准1.办公费：严格控制办公用品的采购，优先选择性价比高的产品。办公用品的采购应按照公司规定的采购流程进行，采购发票应注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。办公费报销应附办公用品清单，清单上应注明办公用品的名称、规格、数量、单价、金额等信息，并由经办人签字确认。2.差旅费：差旅费报销标准应按照公司规定执行，包括住宿费、交通费、伙食补助费等。出差人员应按照规定的标准选择住宿和交通工具，超标准部分自理。差旅费报销应附出差审批单、机票、车票、住宿费发票等原始凭证，出差审批单应注明出差时间、地点、事由、人数等信息。3.会议费：会议费报销应附会议通知、会议议程、参会人员名单、会议费用发票等原始凭证。会议费用应严格按照预算执行，不得超预算支出。会议费应明确区分会议场地租赁、餐饮、住宿、交通等各项费用的支出情况。4.培训费：培训费报销应附培训通知、培训课程安排、培训费用发票等原始凭证。培训费用应严格按照预算执行，不得超预算支出。培训期间的餐饮、住宿等费用应按照公司规定的标准执行。5.公务接待费：公务接待应严格按照规定的标准和程序进行，不得超标准接待或借公务接待之名进行公款吃喝。公务接待费报销应附公务接待审批单、接待清单、餐饮发票等原始凭证，公务接待审批单应注明接待时间、地点、事由、人数、接待标准等信息。6.公务用车购置及运行费：公务用车购置应按照公司规定的程序进行审批，购置费用应纳入公司固定资产管理。公务用车运行费包括燃油费、维修费、保险费等，应严格按照预算执行，不得超预算支出。公务用车运行费报销应附加油发票、维修发票、保险发票等原始凭证。（三）报销凭证要求1.报销凭证必须是合法有效的发票或收据，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章。2.报销凭证上应注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，内容应真实、完整、清晰。3.报销凭证应与费用报销单上的信息一致，不得涂改、伪造。4.对于不符合报销凭证要求的，财务部门有权拒绝报销。四、审批管理（一）审批权限1.公司根据费用金额大小和性质不同，设定不同的审批权限。具体审批权限如下：费用金额在[X]元以下的，由部门负责人审批；费用金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批；费用金额在[X]元以上的，由部门负责人审核，分管领导审核后，报公司总经理审批。2.对于涉及重大事项或特殊情况的公用经费支出，应提交公司董事会或股东会审议批准。（二）审批流程1.经办人按照费用报销流程填写费用报销单，并提交给部门负责人进行初审。2.部门负责人根据审批权限对费用报销单进行审核，重点审查费用的真实性、合理性和必要性，并签字审批。3.经部门负责人审核通过后，费用报销单按照审批权限提交给分管领导或公司总经理进行审批。4.分管领导或公司总经理根据审批权限对费用报销单进行审批，并签字确认。5.审批通过后的费用报销单由财务部门进行报销支付。（三）审批责任追究1.审批人应严格按照审批权限和审批流程进行审批，对审批结果负责。2.如因审批人把关不严，导致公用经费支出出现违规违纪问题，审批人应承担相应的责任。3.公司将建立审批责任追究制度，对违规审批行为进行严肃处理。五、监督检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对公用经费的使用情况进行审计监督，检查公用经费的使用是否符合预算安排、是否符合相关法律法规和财务制度的规定。2.内部审计部门应重点关注公用经费支出的真实性、合理性和效益性，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.内部审计部门应定期向公司管理层提交公用经费审计报告，汇报审计情况和发现的问题。（二）财务监督1.财务部门应加强对公用经费的财务管理，建立健全财务管理制度，规范财务核算流程。2.财务部门应定期对公用经费的收支情况进行核对和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。3.财务部门应加强对报销凭证的审核，确保报销凭证的合法性、合规性和完整性。（三）员工监督1.公司鼓励员工对公用经费的使用情况进行监督，如发现违规违纪行为，可向公司内部审计部门或财务部门举报。2.公司应保护举报人权益，对举报属实的给予奖励，并对违规违纪行为进行严肃处理。六、风险管理（一）风险识别1.公司应建立公用经费风险管理机制，定期对公用经费使用过程中可能存在的风险进行识别和评估。2.公用经费使用过程中可能存在的风险包括但不限于预算编制不合理、费用报销不规范、审批流程不严格、监督检查不到位等。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、专项治理等措施；对于中风险事项，应采取加强管理、完善制度等措施；对于低风险事项，应采取日常监控、定期检查