业务档案内控制度

PAGE业务档案内控制度一、总则（一）目的为加强公司业务档案管理，确保业务档案的真实性、完整性、准确性和安全性，提高公司业务运营效率，防范风险，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各类档案资料，包括但不限于合同协议、业务文件、客户资料、财务凭证、项目文档等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部规章制度，确保业务档案管理合法合规。2.真实性原则：业务档案应如实反映业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：涵盖业务活动全过程的相关资料，保证档案资料的全面性。4.准确性原则：档案信息准确无误，数据真实可靠。5.安全性原则：采取有效措施保护业务档案，防止丢失、损坏、泄露。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善业务档案管理制度。指导、监督各部门业务档案的收集、整理、归档工作。集中保管公司各类业务档案，建立档案数据库，提供档案查询、借阅等服务。2.业务部门负责本部门业务档案的形成、收集、整理和初步审核。按照规定的时间和要求，将整理好的业务档案移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。3.财务部门负责审核与业务相关的财务凭证、报表等档案资料的真实性和准确性。协助档案管理部门做好财务档案的整理和保管工作。4.审计部门定期对业务档案管理情况进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况。对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。二、档案收集（一）收集范围1.各类业务合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。2.业务文件，如项目立项报告,可行性研究报告、业务审批文件、会议纪要等。3.客户资料，包括客户基本信息、业务往来记录、信用评估报告等。4.财务凭证，如发票、收据、付款凭证、记账凭证等。5.项目文档，如项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。6.其他与业务活动相关的资料，如市场调研报告、行业分析报告等。（二）收集要求1.业务部门应在业务活动结束后及时收集相关档案资料，确保资料的完整性。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文档，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并进行备份。（三）收集流程1.业务人员在业务活动过程中，按照档案收集范围，及时将形成的档案资料进行整理。2.整理后的档案资料由业务部门负责人进行初步审核，审核通过后，填写档案移交清单。3.业务部门定期将整理好的档案资料移交档案管理部门，档案管理部门进行核对签收。三、档案整理（一）分类标准1.按业务类型分类：如销售业务档案、采购业务档案、项目业务档案等。2.按时间顺序分类：按照业务活动发生的时间先后进行排列。3.按重要性分类：根据档案资料对业务活动的重要程度进行分类。（二）整理方法1.纸质档案去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等。对破损的档案资料进行修复或复制。按照分类标准进行编号、编目，编制档案目录。将档案资料装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.电子档案按照分类标准建立电子文件夹结构，对电子文档进行命名和分类存储。对电子文档进行格式转换和加密处理，确保其安全性和可读性。建立电子档案索引，方便查询和检索。（三）整理流程1.档案管理部门接收业务部门移交的档案资料后，按照分类标准进行初步分类。2.对初步分类的档案资料进行详细整理，包括编号、编目、装订等。3.整理过程中发现的问题及时反馈给业务部门进行补充或更正。4.整理完成后，将档案资料存入档案库房或电子档案系统。四、档案归档（一）归档范围经过整理的各类业务档案资料。（二）归档要求1.归档的档案资料应符合整理要求，确保档案的系统性和完整性。2.按照档案保管期限的规定，将档案资料分别归入不同的保管类别。3.建立档案归档台账，记录档案的归档时间、类别、数量等信息。（三）归档流程1.档案管理部门整理好档案资料后，编制档案归档清单。2.将档案资料按照归档要求进行分类存放，在档案库房或电子档案系统中进行归档登记。3.定期对档案归档情况进行检查，确保档案归档的准确性和及时性。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。（二）保管期限1.短期保管：保管期限为15年的档案，主要包括一般性的业务文件、短期项目文档等。2.中期保管：保管期限为510年的档案，如重要业务合同、中期项目资料等。3.长期保管：保管期限为10年以上的档案，包括涉及公司重大权益、历史资料等。（三）保管措施1.建立档案保管制度，明确档案保管人员的职责。2.对档案进行定期盘点，检查档案的完整性和保管状况，发现问题及时处理。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房应登记。4.对电子档案进行加密存储，设置访问权限，防止数据泄露。六、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅业务档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案资料，查阅申请人应经公司分管领导批准。3.外部单位或个人查阅公司业务档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司总经理批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅流程1.查阅申请人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。2.申请表经批准后，档案管理部门根据查阅申请表提供档案资料，并做好查阅登记。3.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或复制、传播档案内容。4.查阅结束后．查阅人员应将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅登记上签字确认。（三）查阅记录档案管理部门应建立档案查阅记录台账，记录查阅申请人、查阅时间、查阅档案名称、查阅目的等信息。查阅记录应保存一定期限，以备审计和查询。七、档案借阅（一）借阅权限与查阅权限相同，根据档案的机密程度和重要性，分别由所在部门负责人、公司分管领导或总经理批准。（二）借阅流程1.借阅申请人填写档案借阅申请表，经批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门向借阅人员提供档案资料，并签订档案借阅协议，明确借阅期限、归还时间、保管责任等事项。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏档案内容。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案资料，档案管理部门进行核对验收。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。（三）借阅催还档案管理部门应在借阅期限届满前提醒借阅人员归还档案资料。对于逾期未归还的档案，应及时催还，并记录催还情况。如多次催还仍未归还，应暂停其再次借阅档案的权限，并追究相关责任。八、档案销毁（一）销毁范围1.已过保管期限且无继续保存价值的档案。2.因业务变更、机构调整等原因不再需要的档案。3.经鉴定确属无效或错误的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对档案进行清查，提出档案销毁清单，注明档案名称、年度、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导批准。3.批准后的档案销毁清单交档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单存档。（三）销毁记录建立档案销毁记录台账，记录档案销毁的时间、名称、数量、销毁方式等信息。档案销毁记录应长期保存，以备审计和查询。九、监督与检查（一）内部审计公司审计部门定期对业务档案内控制度的执行情况进行审计，检查档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合制度规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）定期检查档案管理部门应定期对业务档案进行检查，包括档案的完整性、准确性、保管状况等。对检查中发现的问题，及时进行处理，并分析原因，采取措施加以改进。（三）专项检查根据公司业务