采购与付款业务内控制度

PAGE采购与付款业务内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购与付款业务流程，加强内部控制，防范采购风险，确保采购活动合法合规、采购物资和服务符合需求、付款及时准确，提高公司资金使用效益，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购与付款业务活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购与付款业务应严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.全面性原则：涵盖采购与付款业务的各个环节，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购验收、付款等。3.制衡性原则：采购、验收、付款等环节应相互分离、相互制约，避免权力集中和舞弊行为。4.成本效益原则：在确保采购质量和满足业务需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效率。5.权责明确原则：明确各部门和人员在采购与付款业务中的职责和权限，做到责任清晰、分工合理。二、采购业务流程（一）采购计划制定1.需求部门提出申请各需求部门根据业务需要，填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核部门负责人对采购申请进行审核，重点审查采购需求的合理性、必要性、预算情况等。对于符合要求的申请，签字批准后提交至采购部门。3.采购部门汇总编制采购计划采购部门收到各需求部门的采购申请后，进行汇总整理，结合公司库存情况、生产计划、市场供应情况等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容，并提交至财务部门审核。4.财务部门审核采购计划财务部门对采购计划进行审核，重点审查采购预算的合理性、资金安排的可行性等。对于超出预算或资金安排不合理的采购计划，提出调整意见，反馈至采购部门。采购部门根据财务部门的意见进行调整后，重新提交审核。（二）供应商选择与管理1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等。建立供应商信息库，对收集到的供应商信息进行整理、分类和归档，记录供应商的基本情况、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.供应商筛选与评估采购部门根据采购物资或服务的特点和要求，从供应商信息库中筛选出若干潜在供应商。对潜在供应商进行实地考察或问卷调查，评估其生产能力、技术水平、质量管理体系、信誉状况等方面的情况。根据评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。3.供应商动态管理采购部门定期对供应商进行跟踪评估，了解其产品质量、交货期、售后服务等方面的表现。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和合作机会；对于表现不佳的供应商，及时发出整改通知，要求其限期改进。如供应商整改后仍不符合要求，应及时将其从合格供应商名单中剔除。（三）采购合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，应充分了解市场行情，争取有利的采购条件。谈判结果应形成谈判纪要，作为采购合同签订的依据。2.合同起草与审核采购部门根据谈判纪要起草采购合同文本，明确双方的权利和义务、采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。采购合同文本起草完成后，提交至法务部门和财务部门进行审核。3.合同签订与备案法务部门和财务部门对采购合同进行审核，重点审查合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等方面的情况。对于审核通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司公章。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至相关部门备案，并跟踪合同执行情况。（四）采购验收1.验收准备采购部门在采购合同约定的交货期前，通知仓库管理部门和质量检验部门做好验收准备工作。仓库管理部门应安排好验收场地和人员，质量检验部门应制定验收标准和检验方法。2.到货验收供应商交货时，仓库管理部门和质量检验部门按照验收标准和检验方法对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面的情况。验收过程中，应填写验收记录，记录验收结果。3.验收结果处理如验收合格，仓库管理部门应及时办理入库手续，并将入库单提交至财务部门。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施。如供应商拒绝处理或处理结果不符合要求，采购部门应根据合同约定追究其违约责任。三、付款业务流程（一）付款申请1.采购部门提交付款申请采购部门在收到供应商发票和验收合格的入库单后，核对发票金额、货物名称、数量、规格等信息与采购合同和验收记录是否一致。如核对无误，填写付款申请单，详细说明付款金额、付款方式、付款期限等内容，并提交至财务部门审核。2.财务部门审核付款申请财务部门对付款申请进行审核，重点审查付款金额的准确性、付款方式的合理性、付款期限的合规性等方面的情况。对于审核通过的付款申请，签字批准后提交至公司负责人审批。3.公司负责人审批付款申请公司负责人对付款申请进行审批，重点审查付款事项的真实性、必要性、资金安排的可行性等方面的情况。对于审批通过的付款申请，签字批准后交回财务部门办理付款手续。（二）付款审批1.财务部门办理付款手续财务部门根据公司负责人的审批意见，按照付款申请单上注明的付款方式和付款期限，办理付款手续。付款方式包括支票支付、银行转账汇款、商业汇票支付等。2.付款记录与核对财务部门在办理付款手续后，应及时记录付款日期、付款金额、付款方式、收款单位等信息，并与采购合同、发票、入库单等相关资料进行核对。如发现付款记录与相关资料不一致，应及时查明原因并进行调整。四、内部控制要点（一）岗位分离与职责分工1.采购业务岗位分离采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购验收、付款等环节的岗位应相互分离，不得由同一人兼任。例如，采购人员不得兼任验收人员，付款审批人员不得兼任采购人员。2.职责分工明确明确各部门和人员在采购与付款业务中的职责和权限，做到责任清晰、分工合理。采购部门负责采购计划制定、供应商选择、采购合同签订等工作；仓库管理部门负责采购物资的验收和入库工作；质量检验部门负责采购物资的质量检验工作；财务部门负责付款申请审核、付款审批和付款手续办理等工作。（二）授权审批制度1.采购业务授权审批采购业务应严格执行授权审批制度，明确不同金额和性质的采购业务的审批权限。例如，采购金额在一定限额以下的，由采购部门负责人审批；采购金额超过一定限额的，需提交公司负责人审批。2.付款业务授权审批付款业务应严格执行授权审批制度，明确不同金额和性质的付款业务的审批权限。例如，付款金额在一定限额以下的，由财务部门负责人审批；付款金额超过一定限额的，需提交公司负责人审批。（三）采购预算控制1.采购预算编制公司应根据年度经营计划和财务预算，编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容，并分解到各季度和月度。2.采购预算执行采购部门应严格按照采购预算执行采购业务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（四）供应商管理1.供应商评价与选择建立科学合理的供应商评价体系，对供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面进行综合评价。根据评价结果，选择优质供应商，建立长期稳定的合作关系。2.供应商动态管理定期对供应商进行跟踪评估，及时发现和解决供应商存在的问题。对于表现优秀且符合公司发展战略的供应商，给予适当的奖励和支持；对于表现不佳的供应商，及时进行调整或淘汰。（五）采购合同管理1.合同签订审核采购合同签订前，应进行严格的审核，确保合同条款合法合规、完整准确。审核内容包括合同主体资格、合同条款、违约责任等方面的情况。2.合同执行跟踪采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的交货进度、产品质量等信息。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施追究其违约责任。（六）采购验收管理1.验收标准制定质量检验部门应根据采购物资或服务的特点和要求，制定科学合理的验收标准和检验方法。验收标准应明确物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面的要求。2.验收过程控制验收人员应严格按照验收标准和检验方法对采购物资或服务进行验收，确保验收结果真实准确。验收过程中，应填写验收记录，作为付款和入库的依据。（七）付款管理1.付款申请审核财务部门应严格审核付款申请，确保付款金额准确、付款方式合理、付款期限合规。审核内容包括发票金额、货物验收情况、合同约定等方面的情况。2.付款审批控制付款审批应严格按照授权审批制度执行，确保付款事项真实、必要、资金安排合理。审批人员应认真审核付款申请，签署审批意见。五、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对采购与付款业务进行审计监督，检查采购与付款业务流程的执行情况、内部控制制度的有效性等方面的情况。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查监督财务部门应定期对采购与付款业务进行财务检查，检查采购成本的控制情况、付款的准确性和及时性等方面的情况。对于财务检查发现的问题，应及时进行调整和纠正。（三）绩效评估与考核建立采购与付款业务绩效评估与考核制度，对采购部门和相关人