山西政府采购内控制度

PAGE山西政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强山西政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西省各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购效率，降低采购成本，实现财政资金的最大效益。3.公正性原则：采购活动应当遵循公平、公正、公开的原则，保障各类市场主体平等参与竞争，维护市场秩序。4.风险防控原则：建立健全风险防控机制，对采购过程中的各个环节进行风险识别和评估，并采取有效的防控措施，确保采购活动安全有序进行。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应当按照国家和本省有关规定，结合本单位实际需求和事业发展规划，科学合理地编制政府采购预算。采购预算应当细化到具体项目和品目，明确采购数量、规格、金额等内容。2.在编制采购预算时，采购人应当充分考虑市场价格波动因素，合理确定采购预算金额，避免因预算不足或过高影响采购活动的顺利进行。（二）预算执行1.采购人应当严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更采购预算。如因特殊情况确需调整采购预算的，应当按照规定程序报经财政部门批准。2.财政部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，对无预算、超预算采购等违规行为依法进行处理。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购人在实施采购项目前，应当开展充分的需求调研工作，了解市场供应情况、同类产品技术参数和价格水平等信息，为制定科学合理的采购需求提供依据。2.需求调研可以通过问卷调查、实地考察、专家咨询等方式进行，确保采购需求符合实际工作需要，具有合理性和可行性。（二）需求编制1.采购人应当根据需求调研结果，编制详细的采购需求文件。采购需求文件应当包括采购项目的技术规格、服务要求、验收标准、采购数量、预算金额等内容，确保采购需求清晰明确、完整准确。2.采购需求文件应当符合国家和本省有关标准和规范要求，不得含有倾向性、歧视性条款，不得指定特定品牌或供应商。（三）需求论证1.对于技术复杂、专业性强的采购项目，采购人应当组织相关专家对采购需求进行论证。论证专家应当从省级以上财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取，与采购人有利害关系的专家不得参与论证。2.采购需求论证应当形成论证报告，论证报告应当包括采购项目的基本情况、需求调研情况、采购需求文件编制情况、专家论证意见等内容。采购人应当根据论证意见对采购需求文件进行修改完善。四、采购方式选择（一）公开招标1.采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和本省有关规定执行。2.采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购项目的名称、内容、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式以及开标时间、地点等内容。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取不少于三家供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应当包括采购项目的名称、内容、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式以及开标时间、地点等内容。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一且达到公开招标数额标准的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购人应当在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公示单一来源采购项目的名称、内容、预算金额、拟采购的货物或者服务的说明、采用单一来源采购方式的原因及相关说明等内容，公示期不得少于五个工作日。公示期间，任何供应商、单位或者个人对采用单一来源采购方式有异议的，可以向采购人提出质疑，采购人应当及时回复。公示期满无异议的，采购人应当按照规定程序报经财政部门批准后实施单一来源采购。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组。询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购计划备案采购人应当按照规定时间向财政部门报送政府采购计划备案表，详细说明采购项目的名称、预算金额、采购方式、采购需求等内容。财政部门应当对采购人报送的采购计划进行审核，符合要求的予以备案。（二）采购文件编制1.采购人应当根据采购方式和采购需求编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等内容，明确采购项目的各项要求和评审标准。2.采购文件应当符合国家和本省有关法律法规和政策规定，不得含有不合理的条款限制或者排斥潜在供应商。采购文件编制完成后，采购人应当组织内部审核，确保采购文件的合法性、完整性和准确性。（三）采购信息发布1.采购人应当按照规定在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布采购信息。采购信息应当包括采购项目的名称、内容、预算金额、采购方式、投标人资格要求、获取采购文件的时间、地点、方式以及开标时间、地点等内容。2.采购信息发布应当及时、准确、完整，不得隐瞒或者遗漏重要信息。采购人应当对采购信息的真实性、合法性负责。（四）供应商资格审查1.采购人应当按照采购文件规定的资格要求对供应商进行资格审查。资格审查可以通过查阅供应商的营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况等资料，以及实地考察、询问等方式进行。2.采购人应当对供应商资格审查结果进行记录，并向所有参与采购活动的供应商公开。经资格审查不符合要求的供应商，不得参与采购活动。（五）开标、评标、谈判、询价1.采购人应当按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标（谈判、询价）活动。开标应当由采购人或者采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。评标（谈判、询价）应当按照采购文件规定的评审标准进行，评审过程应当客观、公正、透明。2.采购人应当对开标、评标（谈判、询价）过程进行记录，并妥善保存相关资料。开标、评标（谈判、询价）结束后，采购人应当按照规定确定中标（成交）供应商，并向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，同时将中标（成交）结果通知所有未中标（成交）的供应商。（六）合同签订1.中标（成交）供应商应当按照中标（成交）通知书和采购文件的规定与采购人签订政府采购合同。政府采购合同应当包括采购项目的名称、规格、数量、价格、服务要求、验收标准、付款方式等内容，明确双方的权利和义务。2.采购人应当自中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标（成交）供应商的投标（响应）文件签订政府采购合同。政府采购合同签订后，采购人应当将合同副本报送财政部门备案。（七）合同履行及验收1.采购人应当按照政府采购合同约定，及时向中标（成交）供应商支付采购资金。中标（成交）供应商应当按照合同约定履行义务，提供符合质量要求的货物、工程和服务。2.采购项目完成后，采购人应当按照合同约定的验收标准组织验收。验收可以邀请国家认可的质量检测机构参加，也可以由采购人自行组织验收。验收合格后，采购人应当出具验收报告。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购人应当建立采购风险识别机制，对采购过程中的各个环节进行风险识别。采购风险主要包括政策风险、市场风险、操作风险、廉政风险等。2.政策风险是指因国家法律法规、政策调整等原因导致采购活动无法正常进行或者采购结果无效的风险；市场风险是指因市场价格波动、供应商违约等原因导致采购成本增加或者采购质量无法保证的风险；操作风险是指因采购程序不规范、采购文件编制不合理、评审过程不公正等原因导致采购结果不公平或者采购活动失败的风险；廉政风险是指因采购人及其工作人员在采购活动中存在贪污受贿、滥用职权、玩忽职守等违法违纪行为导致采购活动受到影响或者造成损失的风险。（二）风险评估1.采购人应当对识别出的采购风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的数据，对采购风险进行全面、客观的评估，并形成风险评估报告。2.风险评估报告应当包括采购风险的识别情况、评估方法、评估结果以及应对措施等内容。采购人应当根据风险评估报告，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.针对不同类型的采购风险，采购人应当采取相应的风险应对措施。对于政策风险，采购人应当密切关注国家法律法规和政策变化情况，及时调整采购策略，确保采购活动符合政策要求；对于市场风险，采购人应当加强市场调研和分析，合理确定采购预算和采购时机，与供应商签订合理的合同条款，降低市场价格波动和供应商违约风险；对于操作风险，采购人应当加强采购程序管理，规范采购文件编制和评审过程，提高采购人员的业务水平和责任意识，确保采购活动公正、公平、公开；对于廉政风险，采购人应当加强廉政教育，建立健全廉政监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查，严肃查处违法违纪行为。2.采购人应当定期对采购风险应对措施的实施效果进行评估，及时发现问题并进行调整和完善。同时，采购人应当建立采购风险预警机制，对可能出现的采购风险及时发出预警信号，采取相应的防范措施，避免风险扩大。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财政部门应当加强对政府采购活动的监督检查，依法对采购人、采购代理机构、供应商等政府采购当事人的采购行为进行监督管理。监督检查的内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、采购程序执行、采购文件编制、评审过程、合同签订及履行、验收等环节。2.财政部门可以通过查阅资料、实地考察、询问当事人、调查取证等方式对政府采购活动进行监督检查。被检查的单位和个人应当如实提供有关情况和资料，不得拒绝、隐匿或者谎报。（二）投诉处理1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。采购人应当在收到质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。2.供应商对采购人的质疑答复不满意或者采购人未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级财政部门投诉。财政部门应当自收到投诉之日起三十个工作日内，对投诉事项作出处理决定，并以书面