局采购管理内控制度汇编

PAGE局采购管理内控制度汇编一、总则（一）目的为加强本局采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本局机关及所属各单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有潜在供应商享有平等机会参与竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由局领导班子成员及相关部门负责人组成。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门设立采购办公室，作为采购执行机构，负责具体采购项目的组织实施。其主要职责包括：1.编制采购计划，明确采购需求、采购时间、采购预算等内容。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。3.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。4.整理和归档采购文件，建立采购档案。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，对采购项目的技术规格、质量标准等进行明确和审核。2.财务部门：负责采购预算的编制、审核和执行监督，办理采购资金的支付结算。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经财务部门审核，报采购领导小组审议通过后，纳入本局年度预算。（二）预算执行1.采购办公室应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报经采购领导小组批准，并及时通知相关部门。（三）预算监督财务部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和纠正预算执行中的问题。审计部门应加强对采购预算执行情况的审计监督，确保预算资金的合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购办公室应按照规定程序编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购办公室应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购办公室应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并按照谈判文件规定的评定成交的标准确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购办公室应组织相关人员进行论证，并报采购领导小组批准后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其报价进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购办公室应向符合相应资格条件的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购办公室根据报价情况确定成交供应商，并与其签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交采购办公室，采购办公室对采购申请进行初审，审核通过后报采购领导小组审批。（二）采购计划制定采购办公室根据采购领导小组的审批意见，编制采购计划，明确采购方式、采购时间、采购流程等内容。采购计划应报财务部门备案。（三）采购文件编制与发布1.根据采购方式和采购项目特点，采购办公室编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购办公室应按照规定程序发布采购文件，邀请潜在供应商参与采购活动。（四）供应商选择与确定1.采购办公室对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。2.根据采购方式的不同，组织供应商进行投标、谈判或报价等活动。3.成立评标委员会或谈判小组，按照采购文件规定的评标标准或谈判规则，对供应商的投标文件或谈判方案进行评审，确定成交供应商。（五）合同签订与履行1.采购办公室与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应报财务部门备案。2.采购办公室应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定履行义务，提供符合质量要求的货物、工程或服务。（六）验收与付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收，填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、验收情况等内容。2.验收合格后，财务部门根据采购合同和验收报告，办理采购资金的支付手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购办公室应在中标或成交供应商确定后，及时与其签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等。（二）合同履行1.采购办公室和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购办公室应及时跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务，并提交相关证明文件。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同，采购办公室应与供应商协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报采购领导小组批准，并及时通知相关部门。（四）合同纠纷处理1.采购合同履行过程中如发生纠纷，采购办公室应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.在合同纠纷处理过程中，采购办公室应及时收集相关证据，维护本局的合法权益。七、采购监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。审计部门有权调阅采购文件、合同等资料，对相关人员进行询问。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的安全和合理使用。财务部门有权对采购资金的支付进行审核，对不符合规定的支付予以拒绝。3.采购办公室应建立健全采购内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购操作流程，防范采购风险。（二）外部监督1.接受财政部门、监察部门等政府有关部门的监督检查，如实提供有关采购文件、合同等资料，积极配合政府有关部门的工作。2.主动接受社会监督,采购信息应及时公开，接受社会公众的监督。对社会公众提出的质疑和投诉，应及时处理和回复。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的资料。（二）档案整理与归档采购办公室应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和规