政府采购内控制度汇编

PAGE政府采购内控制度汇编一、总则（一）目的为了加强本公司/组织政府采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购活动的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.全面性原则：涵盖政府采购活动的全过程，包括采购预算编制、采购计划制定、采购实施、合同签订、履约验收、资金支付等各个环节。3.制衡性原则：在采购活动中，合理设置岗位，明确各岗位的职责权限，确保采购决策、执行、监督等环节相互分离、相互制约。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购效率，降低采购成本，实现采购资金的最大效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的业务需求和工作计划，在每年规定时间内编制下一年度的政府采购预算。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑实际需求，确保预算的科学性和合理性。3.预算编制内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、预算金额等详细信息，并附相关说明。（二）预算审核1.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行初步审核，重点审核预算的合规性、准确性和完整性。2.采购管理部门对采购预算进行专业审核，结合市场价格行情和以往采购经验，对预算金额的合理性提出意见和建议。3.审核通过后的采购预算报公司/组织管理层审批，经批准后的预算作为年度政府采购活动的依据。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容及调整后的预算金额，并附相关证明材料。3.预算调整申请经财务部门、采购管理部门审核后，报公司/组织管理层审批，审批通过后方可进行调整。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际需求，制定年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购责任人等内容，并按照规定的格式进行编制。3.在制定采购计划时，应充分考虑市场供应情况、供应商的信誉和能力等因素，确保采购计划的可行性。（二）计划审批1.采购计划报公司/组织管理层审批后实施。2.审批过程中，管理层应重点关注采购计划的合理性、合规性以及与公司/组织整体战略目标的一致性。（三）计划执行与监控1.采购责任人应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.采购管理部门负责对采购计划的执行情况进行监控，及时发现和解决执行过程中出现的问题。3.如因特殊原因需要变更采购计划，应按照规定的程序进行审批，并及时调整相关工作安排。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。2.公开招标应按照法定程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.招标公告应在指定的媒体上发布，招标文件应明确招标项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在发布招标信息、发售招标文件等环节上有所不同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判。3.谈判小组应按照谈判文件规定的评审标准进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，并在指定媒体上公示。3.采购人与供应商应就采购项目的价格、数量、质量等进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应按照询价通知书规定的评审标准进行评审报价，确定成交供应商。五、采购实施管理（一）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容。3.采购文件编制应严格按照相关法律法规和行业标准进行，确保文件的合法性、完整性和公正性。（二）供应商选择与管理1.建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩等进行审核和评估，将合格供应商纳入供应商库。2.在采购活动中，应从供应商库中选择符合要求的供应商参与投标或谈判。3.加强对供应商的管理，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，对表现不佳的供应商进行警告、暂停合作或淘汰处理。（三）采购评审1.按照采购方式的不同，组织相应的评审活动，如开标、评标、谈判、询价等。2.评审小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数应符合规定要求。3.评审小组应按照采购文件规定的评审标准进行评审，确保评审过程的公平公正。（四）采购合同签订1.采购人与成交供应商应在规定时间内签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款完整、准确、合法。3.采购合同签订后，应按照规定进行备案。六、合同履行与验收管理（一）合同履行1.采购人和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。2.采购人应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供货物或服务。3.在合同履行过程中，如出现争议或纠纷，双方应按照合同约定的方式解决。（二）验收管理1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员进行验收。2.验收应按照采购合同和相关验收标准进行，重点对货物的数量、质量、规格型号等进行检查。3.验收合格后，验收人员应签署验收报告，并将验收情况及时反馈给采购管理部门。七、资金支付管理（一）支付申请1.供应商按照采购合同约定完成供货或服务后，应向采购人提交支付申请。2.支付申请应包括采购合同编号、支付金额、支付方式、发票号码等内容，并附相关证明材料。（二）支付审核1.采购人的财务部门负责对供应商提交的支付申请进行审核。2.审核内容包括采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性、支付金额的准确性等。3.审核通过后的支付申请报公司/组织管理层审批。（三）支付执行1.经管理层审批通过后，财务部门按照规定的支付方式和时间向供应商支付货款。2.支付过程中应严格遵守财务管理制度，确保资金支付的安全、准确、及时。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.建立健全政府采购监督检查机制，定期对政府采购活动进行监督检查。2.监督检查内容包括采购预算执行情况、采购计划执行情况、采购方式选择、采购评审过程、合同履行与验收、资金支付等环节。3.监督检查可采取内部审计监督、专项检查、日常巡查等方式进行。（二）责任追究1.对于在政府采购活动中违反法律法规和本